Le Code du commerce et le Code général des impôts définissent clairement la législation de la facturation en France. En tant qu’entrepreneur, il est impératif de respecter les obligations légales en vigueur. Ainsi, lorsqu’il vend un produit ou livre des prestations, il doit remettre au client une facture conformément aux règles établies. »
Ce document prouve la transaction et permet de faire valoir ses droits en cas de litige ou de non-paiement. L’entreprise doit ensuite le transmettre à l’administration fiscale pour régler la TVA à laquelle elle est assujettie.
La législation de la facturation en France impose que, qu’il s’agisse d’une facture commerciale classique, d’une facture d’honoraires ou d’une note d’auteur, les factures incluent obligatoirement plusieurs informations appelées mentions obligatoires.
Les entreprises doivent conserver ces documents pendant une certaine période, comme tous les documents comptables, sous peine d’une amende. Elles doivent respecter les obligations légales françaises : émission, déclaration et conservation des factures sans exception.
Les mentions obligations légales à indiquer sur les factures
La facture est le principal document comptable. Elle est bien plus familière au grand public que le bon de commande ou le bon de livraison, puisqu’elle concerne tous les particuliers et entreprises qui achètent un bien ou un service. Pour qu’une facture ait une valeur juridique, elle doit être conforme aux réglementations en vigueur. L’entrepreneur qui l’émet doit veiller à inclure plusieurs mentions obligatoires, définies dans divers articles du Code du commerce et du Code général des impôts (CGI).
Ces mentions incluent l’identification des parties (nom et adresse du vendeur et du client), l’indication du mot « Facture » clairement visible, un numéro unique suivant un ordre chronologique et la date de vente ou de prestation. La facture doit aussi préciser les articles vendus ou les services fournis, leur quantité, le taux de TVA applicable, les prix HT et TTC, ainsi que les éventuelles réductions et pénalités de retard. Certaines transactions nécessitent des références légales spécifiques, comme le numéro de TVA du vendeur et celui du client lorsque la vente dépasse les frontières françaises.
Obligations légales et exigences fiscales
Certaines mentions supplémentaires doivent figurer sur la facture en fonction du contexte. Par exemple, si l’entrepreneur n’est pas assujetti à la TVA, il doit inclure la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». En cas d’exonération spécifique, une référence à un texte légal, comme le CGI ou une directive sur la TVA, est nécessaire.
Enfin, les membres d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale doivent ajouter la mention complète : « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à leur nom ou par carte bancaire en leur qualité de membres d’un centre de gestion agréé ». Ces obligations garantissent la transparence et la conformité des transactions commerciales.
Sanctions en cas de non-conformité
L’administration fiscale sanctionne d’une amende de 15 € chaque mention absente lorsque l’entreprise ne respecte pas à la lettre chaque point mentionné. De plus, une mauvaise imputation des informations sur la facture, comme un montant erroné ou une TVA mal calculée, peut entraîner de lourdes sanctions.
Pour éviter les sanctions majeures, il est essentiel de respecter les obligations légales, car la loi stipule que le montant de l’amende ne peut pas dépasser 25 % du montant total de la facture. Une seconde amende, beaucoup plus élevée, vient s’ajouter à la première : 75 000 € pour les personnes physiques, 375 000 € pour les personnes morales.
Délais de paiement et obligations légales des factures
Le retard de paiement, hantise des entrepreneurs
Une bonne comptabilité passe par une bonne trésorerie. Un entrepreneur consciencieux cherche le bon équilibre de son bilan comptable, avec une bonne visibilité sur ses dépenses et ses encaissements. Un retard de paiement peut être très préjudiciable pour une entreprise qui peut, à cause de ce retard, être incapable de livrer ou de solliciter une prestation.
Les factures impayées peuvent entraîner de lourdes pertes et affecter notablement la notoriété d’une société. Pour protéger les entreprises, un délai de paiement de 30 jours est fixé en France depuis le 1ᵉʳ janvier 2009. Cette période peut s’étendre jusqu’à 60 jours dans certains cas. Il existe des conventions spécifiques dans certains secteurs d’activité avec un délai de paiement à compter de l’émission de la facture :
- de 20 jours pour le bétail ;
- de 40 jours pour les denrées périssables et certains produits alimentaires surgelés comme la viande et le poisson.
La période de conservation des factures
Une facture émise est automatiquement archivée sous format papier ou numérique. L’entreprise conserve les factures papier et électroniques et les présente sur demande de l’administration fiscale lors d’un contrôle. Ce contrôle peut être programmé, mais l’administration le réalise souvent de manière inopinée. L’entreprise garde les factures pendant au moins un an et parfois jusqu’à 10 ans.
En ce qui concerne la facturation des prestations de services, qui faire la facture honoraires dépend de l’organisation interne de l’entreprise. Si un prestataire externe s’en charge, la facture doit tout de même respecter les mêmes critères de conservation.
La facturation en ligne centralise les documents et assure leur conservation sécurisée, un avantage sur le support papier. De plus, lorsqu’une entreprise opte pour un service de cloud computing en mode SaaS, elle peut mieux répondre aux obligations légales en matière d’archivage sécurisé et de traçabilité des factures.
Que dit la loi sur la facture électronique ?
Une entreprise qui souhaite dématérialiser ses factures doit utiliser un service de facturation en ligne certifié. Un logiciel de facturation certifié apporte 4 grandes garanties :
- la sécurisation des informations traitées ;
- l’inaltérabilité des documents pour prévenir toute tentative de fraude fiscale ;
- l’archivage des factures ;
- leur conservation.
Les logiciels de facturation en ligne ne sont pas obligatoires. Toutefois, lorsqu’un auto-entrepreneur choisit la facture électronique, il doit respecter certaines obligations légales en utilisant un outil certifié. Le client doit demander à l’éditeur du logiciel de lui fournir un certificat avant de faire son choix. Cette décision garantit ainsi sa conformité aux réglementations en vigueur.
Sanctions en cas de non-conformité
En cas d’utilisation de logiciel de facturation non homologué, l’entreprise devra payer une amende de 7 500 €. Elle devra par ailleurs mener les actions nécessaires pour se mettre aux normes dans un délai de 30 jours :
- en changeant de logiciel ;
- en ajoutant les fonctionnalités manquantes pour respecter toutes les dispositions légales relatives à la facturation électronique, qui engendreront des coûts et paralyseront pendant un certain temps l’activité de l’entreprise.
Les entreprises non assujetties à la TVA peuvent gérer leurs factures sans utiliser de logiciel certifié.
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