Enregistrement et comptabilisation des notes de frais

Frais de transport quotidiens, déplacements professionnels pour se réunir avec des clients ou des fournisseurs, cadeaux à des collaborateurs qui ont réalisé un grand nombre d’achats, factures des déjeuners et dîners au restaurant pour célébrer avec ses salariés une vente de marchandises ou de prestations. Tous ces coûts, et quelques autres entrent en comptabilité dans la famille des factures de frais ou notes de frais. Pour y voir clair dans ses comptes et être en conformité avec la loi, leur enregistrement et leur comptabilisation doivent respecter plusieurs règles. La facturation d’une note de frais est-elle déductible ? Quels services et prestations sont considérés comme des factures de frais ? Les taxes correspondantes sont-elles les mêmes que pour les autres factures ? Comment la société ou l’expert-comptable doit les enregistrer dans le journal ? Le point sur toutes les informations relatives à la comptabilisation des factures de frais.

Comment comptabiliser une facture de frais ?-1

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais désigne une facture émise par une entreprise pour justifier des dépenses qui affectent la trésorerie, et procéder au remboursement des frais engagés. Le paiement des produits ou des services qui figurent sur la facture a, dans la grande majorité des cas, été effectué par un dirigeant de la société ou un salarié. Le remboursement des prestations indiquées dans une note de frais peut concerner :

  • des voyages et des déplacements comme des billets de train ou d’avion, des péages, le carburant si le salarié se déplace avec son propre véhicule ou un véhicule en location, le taxi ou un transport en commun en agglomération;
  • un hébergement comme l’hôtel, ou un logement si le salarié réalise une longue mission loin de son domicile;
  • des repas et, plus généralement, de la nourriture comme des services de catering;
  • des réceptions lorsque le dirigeant de la société invite des clients au restaurant;
  • des cadeaux réalisés par l’entreprise à des clients ou collaborateurs.

Quels comptes utiliser pour comptabiliser les notes de frais ?

Pour faciliter la comptabilisation de ces dépenses, leur enregistrement et leur remboursement, l’entreprise crée des comptes spécifiques. Ainsi, dans le grand livre, apparaîtront lors de la vérification des comptes en fin d’exercice ou en cas de contrôle fiscal un compte intitulé « Cadeaux », un autre nommé « Voyages et déplacements » ou encore « Réceptions ».

Les principaux comptes utilisés en comptabilité pour l’enregistrement des factures de frais sont :

  • 6251 – Voyages et déplacements;
  • 6256 – Missions;
  • 6257 – Réceptions;
  • 6234 – Cadeaux;
  • 647 – Autres charges sociales pour les frais de transport travail-domicile;
  • 6063 – Produits d’entretien et petit équipement;
  • 6064 – Fournitures administratives;
  • 6181 – Documentation générale;
  • 6183 – Documentation technique.

Généralement, les notes de frais entrent dans le journal des achats. Il est possible d’insérer ce type de facturation dans le journal d’opérations diverses si la comptabilisation des frais concerne un petit nombre d’opérations. Certaines entreprises choisissent de comptabiliser les notes de frais de leurs salariés dans le journal de banque.

Au crédit, les notes de frais entrent le plus souvent dans le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » ou 425 « Personnel – Avances et acomptes ».

Les modalités de remboursement des frais professionnels

Tous les achats, les services et prestations inclus dans les notes de frais qui ont contribué à l’activité de l’entreprise doivent être justifiés. Si vous avez invité votre expert-comptable ou vos fournisseurs au restaurant, vous devez joindre la facture émise par l’établissement à la note de frais. Pour le paiement d’une facture de frais, les entreprises peuvent procéder de plusieurs façons :

  • elles peuvent autoriser le remboursement de la totalité des frais engagés par le salarié;
  • elles peuvent opter pour un remboursement forfaitaire;
  • la déduction supplémentaire est envisagée dans certaines sociétés.

Paiement des frais réels

Le paiement des frais réels est le système de remboursement le plus simple. L’entreprise rembourse au salarié le montant qui figure sur le ticket du restaurant, ou sur la facture d’un commerce dans le cas de l’achat d’un cadeau ou d’accessoires pour un bon client.

Remboursement forfaitaire des notes de frais

Si la société opte pour le remboursement forfaitaire des notes de frais, elle s’appuie sur un barème forfaitaire. Ce barème est très utile par exemple pour le remboursement de frais de carburant. L’entreprise peut consulter une grille tarifaire de référence avec des frais au kilomètre qui varient en fonction de la puissance fiscale du véhicule.

Notes de frais et déductions forfaitaires spécifiques

Cette modalité de remboursement des factures de frais est proposée à certains travailleurs comme les professionnels du BTP et les artistes. La déduction forfaitaire spécifique se calcule à partir des cotisations de la Sécurité sociale après un abattement.

Déduction de la TVA sur les notes de frais

Certains frais donnent droit à une déduction de la TVA. Pour bénéficier d’une déduction de la TVA et d’autres taxes éventuelles, la société doit respecter certaines règles :

  • la note de frais doit toujours être accompagnée de la facture des dépenses;
  • toutes les mentions obligatoires doivent figurer sur la facture, notamment le nom de la société, la raison sociale et le taux de TVA applicable;
  • les frais engendrés doivent appartenir au champ d’application de la TVA déductible.

Comment comptabiliser une facture de frais ?-2

Gérer ses notes de frais avec un logiciel comptable

Achats, dépenses, débours, enregistrement, déduction de la TVA, remboursement. La gestion des notes de frais est très chronophage pour une société, et rend plus complexe le processus de facturation. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut être une aide précieuse pour la comptabilisation et le paiement de ces dépenses. L’automatisation des notes de frais offre à l’entreprise de multiples avantages :

  • un gain de temps considérable;
  • des économies, car un outil comptable en ligne réduit les coûts de traitement des factures, et peut éviter à l’entrepreneur de solliciter les services d’un expert-comptable;
  • l’élimination du support papier pour les opérations comptables et une réduction de son empreinte carbone;
  • une réduction du risque d’erreur pendant la saisie des montants;
  • une centralisation des données et un meilleur archivage des documents comptables pendant la durée de conservation légale obligatoire;
  • une conformité à la loi garantie en choisissant un logiciel comptable certifié.

Les éditeurs de logiciels comptables proposent à leurs clients une version d’essai pour tester gratuitement leur outil avant de souscrire leurs services.

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