La facture d’avoir est souvent utilisée dans les échanges commerciaux de biens entre client et fournisseur, elle permet de garantir un produit et même d’être utilisée comme argument de vente. Vous trouverez ici toutes les informations liées à l’avoir et répondant à l’article 289 du CGI (code général des impôts), comment une facture d’avoir est-elle composée, comment l’intégrer dans la facturation de l’entreprise et la référencer correctement sa comptabilité.
Les principes et enjeux de la facture avoir
L’avoir, qui peut aussi porter le nom de note de crédit, est une pièce justificative d’une dette provenant du vendeur envers l’acheteur.
La facture avoir
La facture d’avoir est une facture permettant d’abroger ou rectifier une précédente facture éditée par le vendeur ou fournisseur. Il établit une reconnaissance de dette à l’égard du client et permet d’écrire comptablement l’acquittement. L’établissement peut s’appliquer dans certaines situations :
- annuler une facture, car la législation comptable prohibe la suppression une fois créée, il faut dans ce cas marquer l’opération comptablement ;
- corriger l’incorrecte, si le montant change par rapport à celle initiale, il peut corriger cet écart dans la comptabilité
- attribuer une remise pour une facture déjà émise, pour quelque raison que ce soit, un précédent fort volume de commande ou une insatisfaction
La notion d’avoir
La facture d’avoir à un effet inverse à une situation commerciale habituelle, le vendeur ou fournisseur a dans ce cas une créance envers ses clients. L’erreur de considérer, en recevant une facture d’avoir, de devoir quelque chose est courante, et il s’agit de l’intégrer correctement dans l’exercice comptablement. Il distingue par au moins un de ces éléments :
- le mot « AVOIR » sur la facture
- le signe négatif « – » devant le montant HT, TVA et TTC ;
- la nature du montant, qui doit être précisé « net à crédit » contrairement à « net à payer ».
Dans quels cas faire une facture avoir
L’avoir pour le vendeur ou fournisseur permet de <strong>rectifier un montant tarifaire venant d’une erreur, un mauvais calcul ou un trop-perçu, ou bien octroyer un geste commercial, une réduction ou un escompte pour un paiement comptant. Pour les clients, la facture d’avoir permis de se faire rembourser ou utiliser ce montant à déduire pour un achat à une date future.
Toutes les entreprises, qu’elles évoluent en B2B (business to business) ou en B2C (business to consumer), émettent à tout moment des factures d’avoir, la majorité exerçant en tant qu’entreprises commerçantes de biens.
L’avoir un argument marketing
Un outil de gestion marketing intègre toutes les formules telles que « satisfait ou remboursé » ou « retour sans frais », qui reposent sur la notion d’avoir, puisque l’achat est déjà réalisé, le règlement effectué et lié à l’achat établi.
Parce que l’on ne peut pas modifier une facture déjà éditée et que l’on doit marquer comptablement toutes les actions, il prend tout son sens. Dans ce cas, il permet à l’entreprise vendeur de rembourser le client si le produit ne lui convient pas ou n’est pas à sa taille, par exemple une paire de chaussures.
L’avoir une garantie
C’est aussi un outil de gestion de la garantie produit, toujours lié au fait que le produit ne soit pas conforme ou au goût des clients, notamment lorsque le produit n’arrive pas dans l’état attendu, pour des raisons de transport ou pour les denrées périssables. Dans ce cas, l’entreprise offre une garantie d’un remboursement sous une forme d’avoir pour permettre au client de recommander ou rembourse le client du montant de la commande.
La facturation d’un avoir
Les avoirs rectificatifs
Une facture d’avoir permise de corriger les erreurs commises. Cependant, lorsque plusieurs erreurs sont présentes, il peut être compliqué et fastidieux de toutes les identifier. Dans ce cas, le plus simple est d’annuler entièrement la facture et d’en émettre une nouvelle sans erreurs.
Le contenu d’une facture avoir
Comme toutes autres factures et documents comptables, la facture d’avoir se soumet aux règles comptables. Les éléments obligatoires sont :
- la date ;
- le nom et la forme juridique du vendeur, son adresse, son numéro SIREN ;
- le nom et la forme juridique de l’acheteur, son adresse, son numéro intracommunautaire de TVA ;
- la facture à laquelle se réfère la note de crédit
- le détail des produits ou services, la quantité, le prix unitaire, le montant total ;
- les informations relatives à la TVA ;
- le prix hors-taxe et prix TTC (toutes taxes comprises) peut être marqué en négatif.
Seules spécificités propres à l’avoir :
- le terme « Note de crédit ou -œAvoir-«
- l’inscription -œNet à déduire- ou -œNet à votre crédit-.
La numérotation
Tout comme les factures de vente, elles doivent respecter un ordre chronologique dans leur numérotation. Les factures de vente commencent la plupart du temps par la lettre F. On conseille, mais on n’oblige pas, de distinguer les factures d’avoir par la lettre A, par exemple A-2021-01-001 pour la première facture d’avoir de janvier 2021. Afin de donner de la visibilité il est possible de mentionner le montant total en négatif.
Enregistrer comptablement un avoir
L’entreprise constate les retours de marchandises dans les comptes en appliquant la méthode de la contrepassation (ou extourne). Cela réside à enregistrer l’avoir exactement dans le même compte que la facture initiale pour créer un balancement. L’entreprise inscrit la facture pour l’achat d’une marchandise en débit dans le compte 607.
Elle enregistre la facture d’avoir correspondante en crédit sur le même compte 607. À l’opposé des réductions commerciales sur les factures de ventes, le fournisseur inscrit les réductions commerciales hors factures en crédit dans le compte 709 (rabais, ristournes et accordés). Le client les enregistre en débit dans le compte 609 (rabais, ristournes et obtenus).
Le numéro 9 en troisième position dans la numérotation du compte indique une inversion à l’affectation normale du compte souche, les comptes de charges étant débiteur, le compte 609 est donc créditeur.
Attention à la TVA : sur les factures de vente, le prix TTC est soumis à la TVA. La taxe sur la valeur ajoutée s’applique également à la facture d’avoir.
Pour conclure, la facture d’avoir est un élément comptable à manier avec diligence, autant sur le plan commercial que comptable. Les logiciels de gestion de facturation, en effet, vous aideront à éviter les erreurs de factures. Ainsi, vous gagnerez en précision et en efficacité dans votre comptabilité.Ils permettront aussi d’établir rapidement des factures d’avoir et de les référencer comptablement sur l’exercice, selon les normes du CGI.
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