Les principes de la facture d’avoir en comptabilité

La facture d’avoir est souvent utilisée dans les échanges commerciaux de biens entre client et fournisseur, elle permet de garantir un produit et même d’être utilisée comme argument de vente. Vous trouverez ici toutes les informations liées à l’avoir et répondant à l’article 289 du CGI (code général des impôts), comment une facture d’avoir est-elle composée, comment l’intégrer dans la facturation de l’entreprise et la référencer correctement sa comptabilité.

Quels sont les principes liés aux factures d'avoir ?-1

Les principes et enjeux de la facture d’avoir

L’avoir, qui peut aussi porter le nom de note de crédit, est une pièce justificative d’une dette provenant du vendeur envers l’acheteur.

La facture d’avoir

La facture d’avoir est une facture permettant d’abroger ou rectifier une précédente facture éditée par le vendeur ou fournisseur. Il établit une reconnaissance de dette à l’égard du client et permet d’écrire comptablement l’acquittement d’une facture. L’établissement d’une facture d’avoir peut s’appliquer dans certaines situations :

  • annuler une facture, car la législation comptable prohibe la suppression d’une facture une fois créée, il faut dans ce cas marquer l’opération comptablement;
  • corriger une facture incorrecte, si le montant change par rapport à celle initiale, la facture d’avoir peut corriger cet écart dans la comptabilité;
  • attribuer une remise pour une facture déjà émise, pour quelque raison que ce soit, un précédent fort volume de commande ou une insatisfaction client.

La notion d’avoir

La facture d’avoir a un effet inverse à une situation commerciale habituelle, le vendeur ou fournisseur a dans ce cas une créance envers ses clients. L’erreur de considérer, en recevant une facture d’avoir, de devoir quelque chose est courante, et il s’agit de l’intégrer correctement dans l’exercice comptablement. Une facture d’avoir se distingue par au moins un de ces éléments :

  • le mot « AVOIR » sur la facture;
  • le signe négatif « –  » devant le montant HT, TVA et TTC;
  • la nature du montant, qui doit être précisé « net à crédit » contrairement à « net à payer ».

Quels sont les principes liés aux factures d'avoir ?-2

Dans quels cas faire une facture d’avoir

L’avoir pour le vendeur ou fournisseur permet de rectifier un montant tarifaire venant d’une erreur, un mauvais calcul ou un trop-perçu, ou bien octroyer un geste commercial, une réduction ou un escompte pour un paiement comptant. Pour les clients, la facture d’avoir permet de se faire rembourser ou utiliser ce montant à déduire pour un achat à une date future.

Toutes les entreprises sont concernées, en B2B (business to business) ou B2C (business to consumer), et peuvent à tout moment émettre une facture d’avoir, la majorité étant des entreprises commerçantes de biens.

L’avoir un argument marketing

L’avoir un outil de gestion marketing, toutes les formules telles que « satisfait ou remboursé » ou « retour sans frais » font appel à la notion d’avoir puisque l’achat a déjà été réalisé, le règlement effectué et la facture liée à l’achat déjà établie. Puisque l’on ne peut pas modifier une facture déjà éditée et que l’on doit marquer comptablement toutes les actions, la facture d’avoir prend tout son sens. Dans ce cas, la facture d’avoir permet à l’entreprise vendeur de rembourser le client si le produit ne lui convient pas ou n’est pas à sa taille, par exemple une paire de chaussures.

L’avoir une garantie

C’est aussi un outil de gestion de la garantie produit, toujours lié au fait que le produit ne soit pas conforme ou au goût des clients, notamment lorsque le produit n’arrive pas dans l’état attendu, pour des raisons de transport ou pour les denrées périssables. Dans ce cas l’entreprise offre une garantie d’un remboursement sous une forme d’avoir pour permettre au client de recommander ou rembourse le client du montant de la commande en fournissant une facture d’avoir.

La facturation d’un avoir

Les avoirs rectificatifs

Comme nous l’avons dit, une facture d’avoir permet de corriger les erreurs commises dans une facture déjà émise, cependant lorsqu’il y a plusieurs erreurs dans une facture, il peut être compliqué et fastidieux de relever toutes les erreurs, le plus simple est alors d’annuler entièrement la facture pour en émettre une nouvelle sans erreur.

Le contenu d’une facture d’avoir

Comme toutes autres factures et documents comptables, la facture d’avoir se soumet aux règles comptables. Les éléments obligatoires sont :

  • la date;
  • le nom et la forme juridique du vendeur, son adresse, son numéro SIREN;
  • le nom et la forme juridique de l’acheteur, son adresse, son numéro intracommunautaire de TVA;
  • la facture à laquelle se réfère la note de crédit;
  • le détail des produits ou services, la quantité, le prix unitaire, le montant total;
  • les informations relatives à la TVA;
  • le prix hors-taxe et prix TTC (toutes taxes comprises) peut être marqué en négatif.

Seules spécificités propres à l’avoir :

  • le terme « Note de crédit ou -œAvoir-;
  • l’inscription -œNet à déduire- ou -œNet à votre crédit-.

La numérotation

Tout comme les factures de vente, elles doivent respecter un ordre chronologique dans leur numérotation. Si les factures de vente commencent la plupart du temps par la lettre F, il est conseillé, mais non obligatoire de distinguer les factures d’avoir par la lettre A, par exemple A-2021-01-001 pour la première facture d’avoir de janvier 2021. Afin de donner de la visibilité à la facture d’avoir il est possible de mentionner le montant total en négatif.

Enregistrer comptablement un avoir

Les retours de marchandises sont constatés dans les comptes selon la méthode de la contrepassation (ou extourne). Cela réside à enregistrer l’avoir exactement dans le même compte que la facture initiale pour créer un balancement. La facture pour l’achat d’une marchandise est inscrite en débit dans le compte 607 (achat de marchandises), la facture d’avoir correspondante sera inscrite sur la ligne crédit du même compte 607.

A l’opposé des réductions commerciales sur les factures de ventes, les réductions commerciales hors factures sont inscrites sur l’exercice en crédit pour le fournisseur dans le compte 709 (rabais, ristournes et accordés), et en débit pour le client dans le compte 609 (rabais, ristournes et obtenus).

Le numéro 9 en troisième position dans la numérotation du compte indique une inversion à l’affectation normale du compte souche, les comptes de charges étant débiteur, le compte 609 est donc créditeur.

Attention à la TVA : sur les factures de ventes le prix TTC étant soumises à la TVA, la taxe sur la valeur ajoutée s’applique pour la facture d’avoir.

Pour conclure, la facture d’avoir est un élément comptable à manier avec diligence, autant sur le plan commercial que comptable. Les logiciels de gestion de facturation vous permettront, d’une part, d’éviter les erreurs de factures, et d’autre part, l’établissement de factures d’avoir rapidement, ainsi que de les référencer comptablement sur l’exercice, suivant les normes du CGI.

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