Toute entreprise doit produire de nombreux documents administratifs pour pouvoir justifier de son activité et prouver l’ensemble de ses modalités de fonctionnement. La facturation est régie par des principes règlementaires. Des documents sont à émettre et à adresser aux fournisseurs et aux clients et sont considérés comme des pièces justificatives dans la comptabilité de l’entreprise. Les services fiscaux se basent sur ces documents pour effectuer leurs contrôles. Les factures, dans leur ensemble, font partie de ces pièces à produire obligatoirement. En cas de versement d’un acompte par un client, l’entreprise doit obligatoirement fournir au client une facture d’acompte. Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ? On vous explique tout sur le principe de la facture d’acompte, la façon dont elle doit être élaborée et la méthode pour la prendre en compte dans la facturation.
La facture d’acompte : le principe
Une facture d’acompte est une pièce comptable indispensable à produire pour l’entreprise qui reçoit un acompte de la part d’un client. Elle permet de constater qu’une partie du contrat ou du devis concerné a été réglée de la part du client.
Cette obligation de produire une facture d’acompte est stipulée dans le code général des impôts, à l’article 289 (partie I.1.c.). Tout versement d’acompte doit donner lieu à l’émission d’une facture.
Qu’est-ce qu’un acompte ?
Un acompte est un versement partiel avant la réalisation d’un contrat lors d’une vente de biens ou de services. Il s’agit d’une partie de la somme finale. La plupart du temps, l’acompte demandé par le vendeur à l’acheteur du produit ou d’une prestation s’élève à 30 % de la somme totale du contrat ou du devis.
Cette somme est versée avant le début de la transaction. Cette démarche permet au vendeur de sécuriser la transaction au cas où l’acheteur déciderait de se désengager.
Un acompte est particulièrement utile lorsque l’entreprise doit réaliser des achats de fournitures, notamment dans le bâtiment et les travaux publics (BTP) notamment. Un acompte sert aussi à sécuriser le client sur l’engagement du fournisseur à réaliser la vente du bien ou de la prestation. Pour le client, c’est également une solution pour étaler ses dépenses en répartissant la somme qu’il doit payer.
Une facture d’acompte est un document qui pourra prouver le versement de cet acompte.
Comment produire une facture d’acompte ?
La facturation est régie par des règles précises. Chaque facture doit faire apparaître des mentions obligatoires concernant l’identité du vendeur, l’identité de l’acheteur, le bien ou la prestation concernés, les conditions du contrat, etc. Il est également obligatoire de mentionner ces informations sur une facture d’acompte.
Le formalisme d’une facture d’acompte est règlementé de la même façon que n’importe quelle facture constituant la comptabilité de l’entreprise. Les factures d’acompte doivent comporter toutes les mentions légales comme toutes les factures classiques.
Une facture d’acompte doit spécifier de façon claire la mention « facture d’acompte » et faire référence au devis ou au bon de commande s’il y en a eu un.
Les factures faites dans le cadre d’acompte doivent être datées de leur jour d’émission et numérotées. Leur numérotation est la même que celle des autres factures. Une facture d’acompte s’inscrit dans la suite chronologique numérotée de la facturation. L’entreprise ne doit pas mettre en place une autre numérotation propre aux factures d’acompte.
L’administration fiscale est toutefois tolérante par rapport à certaines informations qui peuvent ne pas être connues au moment de l’émission de la facture d’acompte, comme la quantité d’un matériau ou le nombre d’heures passées à la réalisation d’une prestation.
Concernant la TVA, si la facture donne lieu à son exigibilité, elle doit être mentionnée sur toute facture d’acompte, de la même façon que pour une facture classique, si la transaction concerne une prestation de services. Si la transaction concerne une vente de bien, la TVA ne sera facturée qu’au moment de la livraison. Dans ce cas, la facture d’acompte est émise avec des montants hors taxes. Il est alors important de mentionner que la livraison n’a pas encore été effectuée, en mentionnant la date prévue pour la livraison.
Facture d’acompte : quelles exceptions ?
Depuis 2013, l’entreprise recevant un acompte n’est plus dans l’obligation de produire une facture d’acompte, uniquement dans le cas de deux situations précises :
- lorsque la vente a lieu en zone intracommunautaire pour des biens qui sont exonérés de TVA;
- et en cas de livraisons de moyens de transport neufs dans autre pays de l’Union européenne.
Que faire avec une facture d’acompte ?
Une facture d’acompte ne s’enregistre pas en comptabilité en tant que facture. La facture définitive, uniquement, sera enregistrée au journal des ventes. Néanmoins, une facture d’acompte doit faire l’objet d’un traitement particulier dans la comptabilité, notamment au moment de la réception du versement de solde. Les sommes perçues ne doivent pas être saisies deux fois.
Lors de la réception de l’acompte, le paiement s’enregistre dans le compte 4191 de la comptabilité, qui correspond aux avances et acomptes reçus sur les commandes. Puis, le paiement est alloué au compte client 411 concerné.
Pour les prestations de services, la somme correspondante à la TVA est collectée lors du règlement, c’est-à -dire lorsqu’il y a un mouvement sur le relevé de banque. S’il s’agit de bien meubles corporels, la TVA sera déductible lors de la livraison du bien, objet de la facture.
La facture d’acompte se conserve précieusement en tant que pièce justificative comptable afin de justifier de la collecte de TVA en cas de demande de l’administration fiscale.
Enfin, lorsque la livraison du bien ou la réalisation de la prestation a eu lieu, il faut établir la facture définitive, appelée aussi facture de solde. Lors de cette émission de la facture définitive du produit ou de la prestation concernée par l’acompte versé par le client, il convient de déduire le ou les acomptes déjà versés. La facture définitive doit donc signaler chaque acompte réalisé en mentionnant chaque numéro, date et montant. Dans le cas où de la TVA a déjà été facturée sur la facture d’acompte, la facture définitive ne doit pas reprendre la TVA déjà facturée.
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