La facturation entre professionnels et de professionnel à particulier doit obéir à plusieurs règles précises. Le non-respect de ces règles comptables et fiscales peut entraîner de lourdes sanctions financières pour l’auto-entrepreneur et la société engagée. Les obligations légales relatives à la facturation concernent également les factures émises par les personnes qui exercent une profession libérale. Les factures délivrées par ces professionnels qui disposent d’un numéro siret sont appelées notes d’honoraires. Des avocats aux experts-comptables en passant par les notaires, les architectes et les kinésithérapeutes, les professionnels qui réalisent des factures d’honoraires appartiennent à de nombreux secteurs d’activité. Comme leur adhésion à une association est souvent une réponse efficace pour défendre leurs droits, l’utilisation d’un logiciel comptable constitue pour ces auto-entrepreneurs qui n’ont pas les moyens de se payer un service juridique une réponse fiable à un problème récurrent dans leur activité : la gestion des factures d’honoraires.
Que dit la loi sur la facturation ?
La législation sur la facturation entre professionnels en France a subi quelques modifications depuis septembre 2019. Une facture est un document comptable qui reflète par écrit le détail de la vente d’un produit ou de la prestation d’un service. Quel que soit le secteur d’activité et la taille de l’entreprise, les factures émises par un professionnel doivent comporter des informations appelées mentions obligatoires. Ces informations incluent :
- le nom et les coordonnées de l’entreprise ou de l’auto-entrepreneur;
- le détail de la transaction, avec une brève description du produit vendu ou du service fourni;
- les montants HT et TTC;
- le taux de TVA à appliquer, si le professionnel qui émet la facture est assujetti à cet impôt;
- le mot « FACTURE » clairement visible pour la distinguer des autres documents comme les bons de commande, les devis et les bulletins de livraison;
- la date d’émission;
- un numéro unique qui suit un ordre logique, généralement chronologique.
Toutes ces mentions obligatoires doivent également figurer sur les factures électroniques. Si un micro-entrepreneur ou une grande société décide de passer à la dématérialisation de ses factures, elle doit utiliser un logiciel de facturation ou de comptabilité certifié. Un outil en ligne certifié est un logiciel qui a reçu une homologation de la part d’un organisme reconnu par l’Etat. La certification permet de garantir aux utilisateurs que le service en ligne embarque des fonctionnalités et des mécanismes pour lutter contre la fraude (traçabilité des actions effectuées pour détecter les modifications sur les documents) et conserver tous les documents pendant la période légale établie par la loi. Cette période peut s’étendre à 10 ans, selon le type de facture.
Les honoraires, factures spécifiques des professions libérales
Les honoraires désignent les services prêtés par un professionnel libéral. Peut émettre une facture d’honoraires tout professionnel qui exerce une profession libérale et qui est déclaré. Autrement dit, qui détient un code Siret. Les professionnels libéraux constituent une grande famille avec des secteurs d’activité très divers :
- les services juridiques dont font partie les avocats, les huissiers, les notaires et les mandataires judiciaires;
- certains professionnels de la santé comme les médecins, les kinésithérapeutes, les pharmaciens, les dentistes, les sages-femmes, les infirmiers et les podologues;
- certains techniciens comme les architectes, les journalistes, les traducteurs & interprètes, les agents immobiliers, les géomètres et les consultants;
- les experts-comptables et les conseillers fiscaux.
Comment comptabiliser des factures d’honoraires ?
Si vous sollicitez les services d’un expert-comptable pour bien gérer votre comptabilité ou simplement vérifier vos comptes à la clôture de l’exercice, ses frais d’honoraires seront indiqués sur le contrat de mission que vous signerez. En fin de mission, il vous enverra une facture d’honoraires. Au crédit, toutes les factures des professionnels libéraux doivent être enregistrées dans le compte 401 -“ Fournisseurs. Au débit, cette transaction soit être saisie dans le compte 6226 -“ Honoraires, sans oublier le compte 44566 -“ TVA déductible sur autres biens et services.
Les auto-entrepreneurs qui sollicitent les services de plusieurs professionnels libéraux ont parfois des difficultés à s’y retrouver. Pour une meilleure gestion des factures d’honoraires, il convient de créer des sous-comptes sous le compte « Honoraires », avec un sous-compte pour chaque professionnel. Cette structure facilite la visualisation des mouvements de caisse pour l’entrepreneur, et offre plus de transparence pour le fisc et les avocats en cas de litige ou de contrôle fiscal.
Comment rectifier ou annuler une facture d’honoraires ?
La saisie manuelle engendre un grand nombre d’erreurs dans la facturation. Si les clients ou les professionnels libéraux détectent une erreur sur une facture, par exemple un montant qui ne correspond pas au service livré, une nouvelle facture peut être émise. La facture erronée ne peut pas être éliminée purement et simplement, car elle est numérotée. Une facture « disparue » est un problème pour un professionnel qui a le statut d’auto-entrepreneur si le fisc regarde de près ses comptes pour savoir si tous les impôts ont été réglés. Il aura du mal à fournir une réponse convaincante même s’il bénéficie de l’expertise d’un service juridique.
La nouvelle facture doit être originale et porter un numéro unique. Elle doit faire mention de la facture à annuler, et être accompagnée d’une note d’avoir. La note d’avoir permet à l’entrepreneur de récupérer la TVA de la première facture. Elle doit comporter deux informations essentielles pour que le remboursement de la taxe soit effectif : le montant HT du rabais, et celui de la TVA avec le taux applicable.
Les logiciels comptables pour enregistrer des factures d’honoraires
Les professionnels qui pilotent leur propre entreprise sont souvent obligés d’externaliser plusieurs tâches pour se dédier à leur activité principale. La comptabilité peut être confiée à un expert-comptable ou à un outil en ligne certifié. De plus en plus de professionnels libéraux choisissent cette seconde option pour le traitement de leurs factures d’honoraires. Les logiciels de facturation en ligne génèrent automatiquement les notes d’honoraires en insérant toutes les informations obligatoires, centralisent et conservent les factures pendant plusieurs années. Un avocat, un médecin ou un architecte peut consulter ses factures depuis n’importe où depuis son smartphone ou son ordinateur, modifier le prix d’un honoraire et émettre une facture en quelques clics à un particulier ou un autre professionnel.
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