Prospecter de nouveaux clients signifie aussi respecter toute une procédure administrative, dont la facture proforma fait partie. Elle est souvent méconnue des vendeurs et on oublie souvent qu’elle est un élément à part entière de la facturation. La facture proforma est un document à but commercial présenté sous la forme d’une facture. Elle présente des particularités et des avantages importants dans certaines situations. Il faut cependant respecter un cadre légal avec notamment la présence de toutes les mentions légales obligatoires sur le document. Pour que vous soyez le plus efficace possible dans la gestion de votre relation commerciale, on vous explique tout dans ce dossier sur la facture proforma !
Facture proforma : qu’est-ce que c’est ?
Une facture proforma est un document commercial qui présente les tarifs et le détail de l’objet de la vente (un produit ou un service). Elle est accompagnée des conditions générales de vente. La facture proforma se présente comme une facture, d’où son nom de « proforma » qui signifie « pour la forme » en latin.
Cette « facture pour la forme » permet de faire avancer une négociation commerciale en rassurant le client sans pour autant lui adresser un devis à signer. Une facture pro forma s’apparente à un récapitulatif d’offre commerciale, mais n’est pas un contrat officiel, car elle n’a pas de valeur juridique.
Au cours d’une négociation commerciale, elle précède le devis qui, lui, est un contrat ayant une valeur juridique et qui engage les deux parties. Une facture proforma ne remplace pas un bon de commande ou une facture. Elle ne protège ni le prospect ni le vendeur, mais sert de base de discussion pour mener un échange commercial.
Les avantages de la facture proforma
La facture proforma accompagne la négociation commerciale
Etablir une facture proforma permet de faire avancer une négociation commerciale avec la production d’un document, qui rassure le client. Une facture proforma, et c’est un de ses atouts, peut être modifiée au fur et à fur des avancées de la négociation commerciale. Le vendeur peut ajuster un montant (prix, quantité d’un produit, etc.) ou compléter un descriptif de produit ou de prestations proposées, par exemple. Ce document sert de base de discussion sans pour autant engager l’une ou l’autre des parties prenantes.
La facture proforma pose les bases d’une relation avec un client
La facture proforma permet d’éviter les malentendus qui pourraient s’installer entre un vendeur et son prospect. Le fait que les termes de la négociation soient écrits noir sur blanc permet de clarifier la situation et la relation. Une facture proforma peut s’établir dans le cas de la prospection d’un nouveau client ou dans le cas d’une proposition commerciale pour une nouvelle prestation ou un nouveau produit à un client déjà habitué.
La facture proforma n’a pas valeur d’engagement
La facture proforma est un document informatif qui n’engage aucune des parties en relation. Si le client se trouve en désaccord, la relation peut prendre fin sans autre démarche. Si le vendeur et le prospect tombent d’accord sur les termes de l’offre commerciale, un devis ou un bon de commande sont établis pour formaliser la relation.
Du fait que la facture proforma n’est établie que « pour la forme », elle n’a pas à être prise en compte parmi les factures dans la comptabilité de l’entreprise.
Dans quels cas utiliser une facture proforma ?
Pour mener une négociation commerciale
La facture est utile quand un vendeur veut présenter des tarifs et le détail des services ou produits à un prospect sans pour autant faire un devis en bonne et due forme. Elle n’a pas de valeur juridique, mais elle est néanmoins utile dans certaines situations particulières.
Pour obtenir un prêt bancaire
Lors d’une demande de prêt, un établissement bancaire peut demander des factures proforma établies par les fournisseurs ou les prestataires concernés par le projet à financer. Les factures proforma permettent à la banque d’évaluer et de chiffrer l’ensemble de la situation du demandeur. Elle permet aussi, le cas échéant, d’obtenir une proposition de contrat d’assurance.
Pour faire une déclaration à la douane
Les services douaniers, dans le cas d’une importation ou d’une exportation, réclament des factures proforma dans certaines situations. Leur aval permet la vente ou l’achat des marchandises lors d’une transaction entre pays. La douane se base sur une facture proforma pour évaluer la valeur des produits concernés avant de se prononcer sur l’autorisation.
Pour transmettre des biens sans paiement
Une facture proforma peut être utile lorsque des produits sont à adresser à un client sans exigence de paiement. C’est le cas par exemple, lorsqu’on veut transmettre des échantillons, des produits pour une démonstration, des pièces dans le cadre d’une garantie.
Pour une exonération de TVA
Même si elle n’a aucune valeur juridique, l’administration fiscale peut réclamer une facture proforma pour justifier d’une exonération de TVA. C’est l’article 256 du CGI/BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10-20130819 qui le stipule dans le cas d’une opération effectuée par un intermédiaire agissant en son nom propre.
Que doit mentionner une facture proforma ?
Pour clarifier l’offre commerciale proposée au client et dans le cas de besoins spécifiques (prêt bancaire, déclaration à la douane, exonération de TVA), il est nécessaire de faire apparaître sur une facture proforma la totalité des mentions obligatoires. Le formalisme selon les normes françaises exige de faire apparaître les informations ci-après.
- Des mentions générales : il est essentiel qu’apparaisse de façon claire et évidente la mention facture proforma. Elle doit remplacer sans aucun doute possible la mention « facture ». Doivent aussi être mentionnés la date d’émission et le numéro de la facture proforma. A noter que la numérotation des factures proforma est indépendante de la numérotation des factures classiques. Il faut aussi mentionner le délai de validité de l’offre commerciale concernée.
- Les informations sur le vendeur et le client : les éléments permettant d’identifier le prospect (nom et coordonnées éventuellement) ainsi que le fournisseur du bien ou de la prestation doivent être clairs : nom, coordonnées, numéro SIRET, etc.
- Les informations sur la marchandise ou la prestation concernée : la facture proforma doit détailler l’objet de la transaction, la quantité, le prix hors taxe, le montant de la TVA et les réductions éventuelles. S’il s’agit d’une transaction internationale, la devise doit être indiquée ainsi que l’icoterm (assurance, transfert de propriété et lieu d’enlèvement de la marchandise).
- Les informations sur la transaction doivent apparaître sur la facture proforma, les délais de livraison et de paiement.
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