Quel est le principe de la pré-facturation ?

La pré-facturation, ou autrement dit la facture proforma, est un type de facture spécifique comparable à un devis. Elle est utilisée dans ces situations spécifiques énoncées dans cet article, sans pour autant avoir aucune signification en facturation ni de valeur juridique ou légale. Elle permet de mettre en forme et présenter concrètement une offre commerciale, reprenant les champs et informations d’une facture classique dans le but de clore l’acte commercial et d’être transformé en facture.

Quel est le principe de la pré-facturation ?-1

La pré-facturation et la facture proforma

Définition

Par définition, la pré-facturation détermine l’action de facturer un bien ou un service avant que ce dernier soit payé ou effectué. En d’autres termes, il s’agit de la facture proforma, qui est un document commercial avec une valeur plus officielle qu’un devis, mais sans aucune valeur légale. Le terme pro forma signifie « pour la forme », pour mettre en forme la proposition commerciale en précisant les termes, elle vise à être discutée, modifiée pour être convertie en facture commerciale.

La pré-facturation et la facture classique

La facture classique est émise lors de l’achat d’un bien ou service et a une valeur légale et comptable. La pré-facturation quant à elle n’a aucune valeur comptable, c’est aussi la raison pour laquelle elle ne doit pas respecter les normes légales de facturation comme la numérotation chronologique et les mêmes mentions obligatoires telles que les conditions générales de vente (malgré qu’elles soient souvent présentes à titre informatif).

La pré-facturation et le devis

La pré-facturation a un rôle proche de celui du devis, qui a pour but de présenter les prix et conditions d’une offre commerciale. Si le devis a une valeur légale, la pré-facturation n’en a aucune. La pré-facturation est un « devis provisoire » sous forme de facture, les deux ont un rôle précontractuel et informationnel, établis pour base de négociation et pourront être ajustés pour la facture finale. 

Le rôle de la pré-facturation

Le rôle de la pré-facturation est purement informationnel, mais permet de poser la base de la relation client. Le document permet aussi de pouvoir présenter les coûts d’un projet à une banque dans le but de voir s’accorder un crédit, ou bien au management de l’entreprise pour la planification financière du projet ou son approbation. Elle est très utilisée pour le commerce international, car commode pour sa flexibilité où les conditions sont plus complexes qu’au sein du même pays.

Les informations sur la pré-facturation

Malgré que la pré-facturation n’est pas de valeur légale, elle doit cependant mentionner certaines informations :

  • la mention « proforma » pour la distinguer d’une facture classique;
  • une numérotation;
  • la date d’émission;
  • le nom et l’adresse de l’entreprise émettrice;
  • le nom et l’adresse de l’entreprise du bénéficiaire;
  • une description du service ou produit, le prix unitaire, les quantités, le prix total par service ou produit;
  • le montant et le taux de TVA si applicable;
  • le total TTC (toutes charges comprises);
  • la devise;
  • les modalités de paiement et livraison;
  • la durée de validité de l’offre;
  • les conditions générales de vente ne sont pas obligatoires, mais conseillées;
  • la signature de l’entreprise émettrice.

La pré-facturation n’étant pas une facture classique, il n’est pas nécessaire d’indiquer le fiscal ou le numéro de TVA de l’acheteur ou vendeur, ainsi que les conditions générales de vente.

Les cas d’utilisation de la pré-facturation

La pré-facturation peut servir dans différentes situations. Retenir que la pré-facture est transformée en facture classique une fois la vente conclue.

Les marchandises non destinées à la vente

La pré-facturation est utilisée pour les marchandises non destinées à la vente comme les cadeaux ou les échantillons. Elle permet de déclarer la valeur et la nature de la marchandise sans pour autant avoir de valeur comptable. A contrario, une facture classique est demandée pour les marchandises destinées à la vente. C’est souvent le cas lors des expéditions hors EU, une pré-facture doit être attachée à la marchandise pour en déclarer la valeur marchande et recevoir les autorisations des douanes. Pour les activités d’import-export, des mentions supplémentaires sont à rajouter :

  • l’incoterm choisi;
  • l’adresse de livraison;
  • l’assurance choisie;
  • les modalités de transport;
  • les frais de douane;
  • la date d’expédition.

La négociation commerciale

Dans une négociation commerciale, l’offre est la base du contrat entre les deux parties. L’offre doit être matérialisée par un document écrit et comprendre les conditions et tarifs fermes de l’offre commerciale. La pré-facturation établie les lignes de la vente en reprenant toutes les composantes de la facture commerciale et fait prendre connaissance au bénéficiaire des spécificités. La pré-facturation engage la responsabilité et pose les obligations du vendeur.

Le prêt bancaire

Lors d’une demande de financement, la banque a besoin de documents qui justifient le prêt. La pré-facturation est le document idéalement utilisé pour apporter du poids au dossier, pour comprendre le projet et évaluer le risque de la situation. 

Les paiements en avance

Généralement, lors d’un achat le client paie son fournisseur à la livraison ou bien même plus tard. Cependant, ce mode paiement peut devenir difficile pour les fournisseurs ayant une trésorerie fragile. Le paiement par avance permet au fournisseur d’être payé avant même de livre la marchandise, et comme tout paiement effectué doivent être justifié comptablement, le client a besoin d’un document pour justifier de la sortie d’argent. La pré-facture a ce rôle justificatif permettant au fournisseur d’être payé en avance, puis éditera une facture classique une fois la marchandise livrée. Cette option est généralement réservée aux relations fournisseur-client de confiance, car un client n’est souvent pas prêt à payer en avance pour des raisons de trésorerie, mais aussi par sécurité.

Quel est le principe de la pré-facturation ?-2

La pré-facturation avec un logiciel de facturation

De manière générale, les logiciels de facturation apportent un avantage certain sur la gestion comptable d’une entreprise. Un logiciel de facturation est capable de créer une pré-facture puis de la transformer en facture classique une fois la vente conclue. Etant donné que le logiciel peut enregistrer votre fichier client et prospect, toutes les informations sont préremplies lors de la création de la pré-facturation. Il existe une panoplie de logiciels, gratuits et payants suivant les fonctionnalités plus ou moins poussées, nous vous conseillons de vous y intéresser pour des raisons de gain de temps, mais aussi car la loi oblige dès 2023 toutes les entreprises (excepté les autoentrepreneurs) à utiliser le nouveau format de facture électronique.

Vous devriez apprécier ces autres pages :

Le logiciel de gestion pour les entrepreneurs et les TPE Solution de gestion commerciale (devis/factures), de comptabilité et de suivi de de trésorerie 

Nous connaître