Combien de temps conserver les factures ?

Dans la vie d’une entreprise, l’archivage des documents est un acte essentiel. Il peut être effectué et géré en interne, tout comme il peut aussi être externalisé. En France, le délai d’archivage obligatoire est règlementé. La législation de la facturation en France impose un délai incompressible à respecter pour la conservation des documents comptables, dont notamment les factures. L’entreprise doit ainsi conserver les factures de clients et de fournisseurs. Quel est précisément le délai légal de conservation des factures ? On vous explique tout sur ce délai d’archivage obligatoire, les raisons de cette durée ainsi que sur les risques encourus si ce délai n’est pas respecté.

Pourquoi conserver les factures ?

Conserver les factures en respectant le délai légal imposé permet de garder une trace écrite des transactions qui ont eu lieu. C’est utile pour prouver les conditions d’un échange commercial lors d’un éventuel litige, avec un client si la facture est émise par l’entreprise, ou un fournisseur si l’entreprise est destinataire de la facture. En cas de litige, ce sont les documents écrits qui peuvent prouver que l’entreprise est dans son droit.

Il est également primordial de pouvoir produire une facture en cas de demande de la part de l’administration fiscale lors d’un éventuel contrôle. Conserver les factures comme les autres documents demandés permet de montrer aux services de l’administration fiscale que l’entreprise a correctement rempli ses obligations.

Le délai de conservation des factures clients et des factures fournisseurs est déterminé par la loi. Il est nécessaire de respecter les délais durant lesquels des contrôles peuvent être effectués. La facture est considérée comme un document comptable, et plus exactement comme une pièce justificative dans la comptabilité, dont la conservation est régie par l’article L.123-22 du code de commerce. Ne pas respecter ce délai légal de conservation positionne l’entreprise comme contrevenante à la loi.

Quel est le délai légal de conservation des factures ?

Toutes les entreprises doivent conserver un certain nombre de documents afin de pouvoir justifier de leurs activités. Cette obligation de conservation concerne non seulement les documents fiscaux, sociaux, commerciaux, mais aussi les documents comptables. La durée légale de conservation varie selon les types de documents.

Les factures de clients et de fournisseurs doivent être conservées pendant 10 ans après la date de clôture de l’exercice. Il s’agit d’une durée minimale pendant laquelle l’entreprise doit tenir les documents comptables comme les factures à disposition des services de contrôle de l’administration. Si elle le juge utile ou nécessaire, l’entreprise peut tout à fait conserver les documents sur une durée plus longue que ces 10 années, à part les pièces contenant des informations d’ordre personnel, ce qui est peu probable dans le cas de factures.

Lorsque les documents concernent des immobilisations amortissables, les factures doivent être conservées 3 ans après les exercices comptables, c’est-à -dire 2 années après la fin de l’amortissement.

A l’heure actuelle, de plus en plus d’établissements professionnels produisent et reçoivent des documents sous le format électronique. La durée légale de conservation des factures est la même selon le type de support. Que la facture soit émise sur un document papier ou un support électronique, l’obligation de conservation pendant 10 ans après la clôture de l’exercice comptable est identique. La forme électronique de la facture est admise à condition que les conditions dans lesquelles le document est conservé soient compatibles avec la préservation de son intégrité. Cet élément est stipulé par l’article 1316-1 du Code civil. Il est important de mettre en place un système d’archivage efficace et protégé des documents au format papier, tout comme les documents au format électronique.

Il faut noter qu’une facture reçue au format électronique doit être conservée sous son format originel, c’est-à -dire électronique, pendant 3 ans. Une fois ce délai de 3 ans passé, l’entreprise peut conserver cette facture au format papier si elle souhaite l’imprimer. Les services fiscaux peuvent en effet exiger de consulter la facture au format électronique si c’est dans ce format qu’elle a été produite à l’origine.

La conservation des factures dans le cadre de procédures fiscales

Les pièces comptables, notamment les factures, peuvent être réclamées par l’administration fiscale dans un délai de 6 ans à partir de la date où elles ont été émises. Ce délai est allongé si des pièces intermédiaires ont été produites en cas de facturation différée. C’est l’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales qui impose ce délai de conservation des factures.

En respectant le délai légal minimal de 10 années de conservation des pièces comptables, l’entreprise est ainsi préservée de tout litige.

A quoi l’entreprise s’expose-t-elle si le délai de conservation n’est pas respecté ?

La loi ne prévoit pas de sanctions spécifiques en cas de non-respect du délai obligatoire de conservation de factures comme des autres documents. Néanmoins, il s’agit d’une infraction qui expose potentiellement l’entreprise à des sanctions. Les conséquences peuvent, en effet, être fiscales ou commerciales, voire même pénales, en fonction de la gravité et de l’importance de la fraude.

Les sanctions encourues peuvent prendre la forme de pénalités à hauteur de 50 % des montants des factures non conservées ou encore le refus de déductions de charges. Une comptabilité manquant de pièces justificatives peut également être rejetée par l’administration fiscale.

Concrètement, l’entreprise est invitée à conserver les factures classées par ordre chronologique pendant 10 ans afin de se préserver de tout litige, non seulement avec des clients ou des fournisseurs, mais aussi avec l’administration fiscale. A noter qu’il est également possible, pour une entreprise, d’externaliser l’archivage de documents comme les factures des fournisseurs et les factures des clients. Cette démarche d’externalisation permet de gagner de la place et de la main-d’oeuvre pour la gestion des documents archivés.

Vous devriez apprécier ces autres pages :