Les grands points de la législation de la facturation

La législation de la facturation en France est clairement définie par le Code du commerce et le Code général des impôts ou CGI. Lorsqu’il vend un produit ou livre des prestations, l’entrepreneur doit remettre au client une facture. Ce document sert de preuve de la transaction réalisée pour défendre ses droits en cas de litige comme un retard ou une absence de paiement et doit être remis à l’administration fiscale pour le règlement de la taxe à valeur ajoutée à laquelle l’entreprise est assujettie. Qu’il s’agisse d’une facture commerciale classique, d’une facture d’honoraires ou d’une note d’auteur, les factures doivent obligatoirement inclure plusieurs informations appelées mentions obligatoires. Elles doivent également être conservées pendant une certaine période, comme tous les documents comptables, sous peine d’une amende. De l’émission des factures en passant par leur déclaration et leur conservation, le point sur les obligations légales associées à la facturation en France.

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures

La facture est le principal document de comptabilité. Il est plus connu du grand public que le bon de commande ou le bon de livraison, car il concerne tous les particuliers ou entreprises qui achètent un bien ou un service. Pour avoir une valeur juridique, une facture doit être en conformité avec la loi. L’entrepreneur qui émet une facture doit prendre soin d’inclure des informations citées dans plusieurs art. du Code du commerce et du CGI, les mentions obligatoires :

l’identification des deux parties concernées (nom et adresse), le vendeur du bien ou le fournisseur de services, et le client;
le mot « Facture » clairement visible sur le document, en général au-dessus de la description et des montants de la transaction;
un numéro unique qui suit un ordre chronologique, pour rendre la facture facilement identifiable;
la date à laquelle la vente a été réalisée, ou le service livré;
la date du paiement;
le nom des articles vendus ou des services prêtés, ainsi que leur quantité;
le taux de TVA à appliquer;
le prix hors-taxe (HT) et le prix toutes taxes comprises (TTC) de la vente ou des prestations;
les réductions éventuelles lorsqu’elles sont appliquées;
les pénalités ou frais de recouvrement qui seront exigés au client s’il ne respecte pas le délai de paiement;
si le client effectue un règlement anticipé, la somme correspondant à l’escompte;
le numéro de TVA du vendeur et, si la transaction dépasse les limites de la France, le numéro de TVA du client;
la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si l’entrepreneur n’est pas assujetti à la TVA;
une référence à un texte légal comme le CGI ou une directive sur la TVA en cas d’exonération;
la mention complète « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom ou par carte bancaire en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale » si le client est membre d’un centre de gestion agréé.

Toute entreprise qui ne respecte pas à la lettre chaque point mentionné peut être sanctionnée d’une amende de 15 € par mention absente. Pour éviter les sanctions majeures, la loi stipule que le montant de l’amende ne peut pas dépasser 25 % du montant total de la facture. Une seconde amende, beaucoup plus élevée, vient s’ajouter à la première : 75000 € pour les personnes physiques, 375000 € pour les personnes morales.

Délais de paiement et conservation des factures

Le retard de paiement, hantise des entrepreneurs

Une bonne comptabilité passe par une bonne trésorerie. Un entrepreneur consciencieux cherche le bon équilibre de son bilan comptable, avec une bonne visibilité sur ses dépenses et ses encaissements. Un retard de paiement peut être très préjudiciable pour une entreprise qui peut, à cause de ce retard, être incapable de livrer ou de solliciter une prestation. Les factures impayées peuvent entraîner de lourdes pertes et affecter notablement la notoriété d’une société. Pour protéger les entreprises, un délai de paiement de 30 jours est fixé en France depuis le 1^er janvier 2009. Cette période peut s’étendre jusqu’à 60 jours dans certains cas. Il existe des conventions spécifiques dans certains secteurs d’activité avec un délai de paiement à compter de l’émission de la facture :

de 20 jours pour le bétail;
de 40 jours pour les denrées périssables et certains produits alimentaires surgelés comme la viande et le poisson.

La période de conservation des factures

L’émission d’une facture doit être suivie automatiquement de son archivage papier ou numérique. Les factures papier et électroniques doivent être conservées et présentées sur demande de l’administration fiscale dans le cadre d’un contrôle. Ce contrôle peut être programmé, mais est souvent effectué de façon inopinée. Les factures doivent être conservées au moins un an, parfois jusqu’à 10 ans. La facturation en ligne offre un grand avantage par rapport au support papier : la centralisation des documents et leur conservation en lieu sûr, dans des serveurs situés en dehors des locaux de l’entreprise si celle-ci souscrit un service de cloud computing en mode SaaS.

Que dit la loi sur la facture électronique ?

Une entreprise qui souhaite dématérialiser ses factures doit utiliser un service de facturation en ligne certifié. Un logiciel de facturation certifié apporte 4 grandes garanties :

la sécurisation des informations traitées;
l’inaltérabilité des documents pour prévenir toute tentative de fraude fiscale;
l’archivage des factures;
leur conservation.

Les logiciels de facturation en ligne ne sont pas obligatoires. Cependant, si un autoentrepreneur ou une PME opte pour la facture électronique, il ou elle doit se tourner vers un outil certifié. Pour se protéger, le client doit demander à l’éditeur du logiciel de lui fournir un certificat ou une attestation avant de faire son choix.

En cas d’utilisation de logiciel de facturation non homologué, l’entreprise devra payer une amende de 7500 €. Elle devra par ailleurs mener les actions nécessaires pour se mettre aux normes dans un délai de 30 jours (parfois 60 jours) :

en changeant de logiciel;
en ajoutant les fonctionnalités manquantes pour respecter toutes les dispositions légales relatives à la facturation électronique, qui engendreront des coûts et paralyseront pendant un certain temps l’activité de l’entreprise.

Les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, ne sont pas obligées de traiter leurs factures avec une solution certifiée.

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