Comment rédiger une facture ?

La facture est un élément incontournable lors d’une transaction, qu’il s’agisse de la vente d’une marchandise ou de la réalisation d’une prestation de services. La facture se présente comme une note détaillée de l’opération commerciale qui a été effectuée. Elle sert non seulement de preuve à chacune des parties au sujet de la réalisation du contrat, mais elle est aussi un justificatif comptable et un document permettant d’exercer des droits de collecte et de déduction de TVA. La facture doit être produite par le vendeur et la législation de la facturation en France impose un formalisme précis. La facture doit être réalisée en langue française et être produite en deux exemplaires, un pour le client et un pour le vendeur. La facture doit également comporter des mentions obligatoires.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?-1

Les obligations en matière de facturation sont imposées par l’article L441-9 du Code du commerce. La loi stipule les informations obligatoires à faire apparaître sur une facture et qui concernent l’identification des parties, la transaction, les modalités de paiement et la TVA.

Les mentions obligatoires concernant le vendeur et le client

L’identité complète du vendeur doit être décrite de façon complète à l’aide de :

  • la dénomination sociale de l’entreprise (ou le nom et le prénom dans le cas d’un entrepreneur individuel);
  • l’adresse du siège social;
  • le numéro de SIREN ou SIRET;
  • le code NAF;
  • la forme juridique et le capital social s’il s’agit d’une société;
  • le numéro RCS;
  • la ville du greffe d’immatriculation dans le cas d’un commerçant;
  • le numéro de l’immatriculation au répertoire des métiers s’il s’agit d’un artisan.

A noter que l’adresse de facturation doit être indiquée si elle est différente de l’adresse du siège social. Enfin, les entreprises en liquidation doivent indiquer la mention « société en liquidation » à côté de leur dénomination sociale.

Pour les activités nécessitant la souscription d’une assurance, il convient de faire apparaître l’assurance souscrite, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique couverte.

La facture doit également mentionner l’identité du client grâce à la dénomination sociale s’il s’agit d’une entreprise (ou le nom et le prénom d’un particulier), son adresse, l’adresse de livraison de la marchandise ou réalisation de la prestation, ainsi que l’adresse de facturation si elle est différente.

Les informations à mentionner sur la transaction réalisée

La facture doit désigner précisément les produits vendus ou les prestations réalisées en indiquant :

  • la marque et la référence de chaque produit avec les matériaux et la main-d’oeuvre fournis;
  • leur description précise avec leurs caractéristiques;
  • leur quantité (en nombre, en poids, en heures, etc.);
  • le prix à l’unité hors-taxe (ou taux horaire pour des services);
  • le taux de TVA;
  • les remises éventuelles.

Les escomptes ne sont pas indiqués. La facture doit également mentionner clairement la date de la prestation de service ou de la vente. Il s’agit du jour effectif de réalisation ou d’achèvement.

Les mentions obligatoires sur une facture concernant les modalités de paiement

Le professionnel établissant la facture doit spécifier la date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué. Les délais de règlement entre professionnels sont encadrés par la loi.

La facture doit également indiquer des informations concernant les retards de paiement : le taux permettant de calculer les pénalités de retard exigibles et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement en cas de retard (40 €). Le taux de calcul des pénalités de retard de paiement est encadré par la loi, il est inutile de le préciser sur la facture.

La facture doit aussi indiquer les conditions d’escompte, si un escompte a été versé, le cas échéant.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?-2

Les informations relatives à la TVA

Il est impératif, pour les factures d’un montant supérieur à 150 € hors-taxe, de mentionner le numéro d’identification à la TVA du vendeur et de l’acheteur s’il en a un, c’est-à -dire s’il est redevable à la TVA.

Le taux de TVA légalement applicable doit apparaître clairement. A noter que si plusieurs taux de TVA sont appliqués, il convient de tous les mentionner de façon claire sur chaque ligne de produit ou prestation. Le montant total de la TVA doit également être indiqué, ainsi que la somme totale hors-taxe (HT) toutes taxes comprises (TTC).

Selon la situation, certaines mentions doivent apparaître sur la facture. Si le professionnel est en franchise en base de TVA, la mention obligatoire est « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Si le professionnel facture à un client installé dans un pays de l’Union européenne assujetti à la TVA, il doit indiquer « TVA due par le preneur, article 283-2 du CGI » ou « article 44 de la directive 2008/8 ». Enfin, lorsque la livraison est effectuée dans un pays intracommunautaire, mais est exonérée de TVA, la mention à indiquer est : « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI ».

Quelques mentions obligatoires particulières

Une facture doit mentionner impérativement sa date d’émission ainsi que son numéro. Le numéro d’une facture doit être unique et attribué selon une séquence chronologique continue. Il est possible d’intégrer un préfixe comme l’année, par exemple. Si la facture est établie en plusieurs pages, le numéro de la facture doit apparaître sur toutes les pages. Si un bon de commande a été établi, la facture doit également reprendre son numéro.

Dans le cas où le prestataire ou vendeur est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée, il convient d’ajouter la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».

Lorsqu’une entreprise ne respecte pas l’ensemble de ces obligations légales, elle s’expose à des amendes. Une mention manquante ou inexacte peut être sanctionnée par une amende administrative de 15 € par mention et par facture. Le non-respect de ces obligations peut aussi entraîner une amende de 75000 € pour une personne physique (et 375000 € pour une personne morale). Ce montant peut être doublé dans certains cas : défaut de facturation, factures fictives ou de complaisance.

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