Vous vous interrogez sur la législation française ? Quand facturer ? Comment créer des factures en totale conformité avec la loi ? Quel justificatif conserver et quel est le délai légal de stockage ? La loi en matière de facturation est précise et n’accorde que peu de souplesse aux entreprises en cas d’erreur. Alors, autant être au courant des détails, si vous êtes chef d’entreprise en France ! Découvrez ici des explications claires pour vous informer sur la facturation et avoir des réponses pertinentes aux questions que vous vous posez. Vous allez pouvoir vérifier si vous facturez correctement et surtout, réduire le risque d’avoir des soucis avec l’administration fiscale !
Le temps de conservation des factures selon la loi française
Une entreprise se doit de garder les documents émis pendant son activité durant une période minimale. Une facture client ou fournisseur est, en effet, une pièce comptable essentielle pour justifier de votre activité. Alors, quel est le délai légal de conservation des factures ?
Selon la législation fiscale, chaque justificatif doit être sauvegardé pendant une durée de 6 ans à partir de la date d’émission de la facture ou de la dernière opération énoncée sur le registre comptable de l’entreprise.
Le code du commerce étend ce délai à 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice pour chaque facture émise à un client ou fournisseur.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont passées à la dématérialisation de leurs justificatifs comptables. C’est pourquoi l’administration fiscale a fixé quelques obligations en la matière.
Ainsi, si vous recevez une facture électronique, vous vous devez, selon le code français, de la stocker sous ce format pendant au moins 3 ans, et ce, même si vous l’éditez.
Vous êtes aussi en droit d’archiver une facture papier sous format numérique. La directive est alors la suivante :
- la facture est sauvegardée en PDF;
- elle est numérisée à l’identique de l’original et fait apparaître les mêmes couleurs;
- si une information a été rajoutée après son édition, elle doit se trouver sur la facture numérique;
- toute pièce justificative numérisée doit être signée sous format électronique ou posséder une empreinte numérique, voire un système équivalent délivré par une autorité de certification inscrite dans la liste de confiance française;
- son archivage doit être organisé en tenant compte de la loi en vigueur, afin de garantir sa lisibilité et sa disponibilité.
Elaborer des factures conformément à la loi
Vous êtes en droit de créer votre propre modèle de facture. Voyons plus précisément quelles sont les mentions obligatoires sur une facture. Tout exemplaire à l’égard d’un professionnel doit comporter :
- le numéro de la facture;
- la date d’émission, celle la vente ou de la prestation de service;
- l’identité du vendeur avec son nom et les coordonnées du siège social et l’adresse de facturation si elle est différente du siège social de l’entreprise;
- le nom, prénom de l’acheteur;
- la dénomination sociale de la société acquéreuse suivie de son SIREN ou SIRET;
- le matricule RCS accompagné de la ville du greffe d’immatriculation si l’acquéreur est un commerçant;
- les codes SIREN, RM et du département d’immatriculation si le bénéficiaire est un artisan;
- le numéro de bon de commande;
- votre numéro de TVA ainsi que celui du client si le montant de l’achat est supérieur à 150 euros;
- la nature et la marque du produit s’il s’agit d’une vente;
- le matériel fourni et la main-d’oeuvre en cas de prestation de services;
- la quantité et le tarif de la transaction, sauf si un devis a été signé au préalable;
- le tarif à l’unité de chaque prestation ou élément de la vente;
- les frais de transport ou toute autre majoration;
- le taux de TVA correspondant;
- une éventuelle remise.
Vos factures ne possèdent pas toutes les mentions obligatoires citées au-dessus ? En cas de contrôle, vous vous exposez à :
- une amende fiscale de 15 euros par ligne oubliée;
- une pénalité administrative d’un montant pouvant aller jusqu’à 75000 € pour une personne physique;
- d’une sanction maximale de 375000 € pour une personne morale.
En cas de non-régularisation dans les 2 ans qui suivent, ces contraventions peuvent être doublées.
Demander de l’aide en cas de problème avec sa facturation
Vous souhaitez engager une procédure juridique pour facture impayée, mais vous ne connaissez pas la procédure ? Comme beaucoup de dirigeants de PME ou TPE, vous n’avez peut-être personne pour vous aider à gérer de telles problématiques. La meilleure solution est alors de prendre conseil auprès d’experts. Dès lors, comment obtenir l’aide juridique pour sa facturation ?
Vous pouvez avoir recours à un avocat ou à un expert-comptable. Sachez cependant que la consultation d’un homme de loi ou d’un professionnel qui maîtrise l’art de la facturation est assez coûteuse.
Il existe toutefois un autre type d’aide aux entreprises : la plateforme d’assistance juridique.
Elle reste un moyen sûr pour obtenir des réponses claires sur vos problèmes de facturation, mais aussi des domaines comme :
- la fiscalité;
- le financement;
- la comptabilité;
- le régime d’imposition;
- le statut de chef d’entreprise.
En pratique, vous souscrivez un abonnement en ligne. Vous contactez la plateforme dès lors que vous êtes en difficulté. Vous obtenez, dans un délai court, des éclaircissements fiables, même à vos interrogations les plus pointues.
Les conditions pour émettre une facture
Est-ce qu’un particulier peut faire une facture ? La réponse est non, sans hésitation ! N’importe qui n’est pas en droit de facturer ! C’est obligatoire si, en tant que professionnel, vous procédez à une vente ou une prestation de service avec un autre entrepreneur.
Si vous opérez une transaction avec un particulier, vous devez émettre une facture lors de la vente de marchandise si votre client vous le demande. Elle est en revanche obligatoire pour toute vente à distance. Enfin, en cas de prestation de service, vous pouvez vous contenter d’une simple note si le montant de la transaction ne dépasse pas 25 euros.
Obligations légales en matière de facturation
Outre les mentions légales, quelles sont les obligations légales ? Vous devez émettre vos factures en deux exemplaires dès que la transaction a été opérée. Vous gardez un justificatif comptable, tandis que l’autre va à l’acquéreur. Vous avez le choix de les envoyer par voie postale ou électronique. Si vous optez pour la voie numérique, votre client doit être d’accord avec ce mode de transmission. Chacune de vos pièces comptables doit comporter un numéro unique. Votre archivage, quant à lui, se base sur un système chronologique clairement établi.
Pour finir, il est possible d’annuler ou de rectifier votre facturation. Vous avez toutefois l’obligation :
- d’établir une facture de remplacement sur laquelle vous mentionnez qu’elle se substitue à la première;
- de procéder à un éventuel avoir en identifiant la facture à laquelle il fait référence.
Respecter la loi anti-fraude à la TVA
Avec la loi anti-fraude à la TVA, le gouvernement contraint certains acteurs du monde économique à utiliser un système de caisse agréé. Que contient la loi anti-fraude à la TVA de 2018 et comment la respecter ? Les critères sont les suivants :
- être assujettis à la TVA;
- effectuer des livraisons de marchandises ou des prestations de services à des clients non assujettis à la TVA, par exemple des particuliers;
- établir ou non une facture ou un ticket de caisse;
- utiliser un logiciel de gestion de caisse ou de comptabilité.
Afin d’être en conformité avec la loi anti-fraude, votre logiciel doit donc répondre aux normes ci-dessous :
- il doit avoir un caractère d’inaltérabilité. Il enregistre, stocke et assure l’immuabilité de toutes vos opérations. Il se doit, par conséquent de sauvegarder toutes les modifications que vous faites;
- il garantit la sécurité de l’ensemble de vos données et s’assure de la facilité de leur restitution en cas notamment de contrôle par l’administration fiscale;
- il fait le bilan lors de la clôture annuelle de votre entreprise. Il calcule aussi toutes les données de votre système de caisse de façon quotidienne, mensuelle et annuelle. Il conserve toutes vos données pendant une période de 6 ans;
- l’archivage, quant à lui, s’occupe de fixer la saisie de toutes les opérations accumulées au fil du temps. Il facilite la recherche en cas de contrôle fiscal ou de changement de logiciel.
Sachez, pour finir, que l’Etat se réserve le droit de vérifier la conformité de votre logiciel. Ce contrôle peut d’ailleurs être fait de manière totalement inopinée. Pour prouver que vous êtes en règle, il vous suffit à ce moment-là de fournir l’attestation nominative remise lors de l’installation du logiciel. Si vous ne possédez pas ce certificat, vous encourrez une amende de 7 à 500 euros, avec l’obligation d’être en possession d’un logiciel certifié dans un délai de 60 jours. Quant à la présentation de fausses attestations, elles sont répréhensibles par une peine d’emprisonnement de 3 ans et d’une pénalité à hauteur de 45000 €.
La législation de la facturation française est régie par un certain nombre de principes clairs auxquels il est souhaitable de se soumettre. En cas de problème, il est possible de faire appel à une assistance juridique. Le respect de la loi anti-fraude, vous engage notamment à utiliser un logiciel comptable certifié.
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