Qu’est-ce que la facturation? Que vous soyez entrepreneur, commerçant ou prestataire de service, ce mot ne vous est certainement pas inconnu ! Vous émettez sûrement des factures tous les mois, pour vos clients. Vous réglez par la même occasion celles émises par vos fournisseurs ou les entreprises avec lesquelles vous travaillez. Toutefois, savez-vous si vous êtes réellement en totale conformité avec la législation française ? Connaissez-vous les principes fondamentaux de la facturation ? Que vous fassiez ou non votre facturation en ligne, la gestion de votre comptabilité se doit de respecter un nombre de points importants. De l’émission de la facture à son paiement, découvrez ici tout ce qu’il faut savoir pour avoir une facturation en règle !
Définition du mot facturation
Que signifie facturation ? C’est, tout simplement, l’acte de facturer. Il s’agit donc d’un ensemble d’opérations de comptabilité qui vise à émettre des factures à vos clients. La facture reste donc une pièce maîtresse, quel que soit votre secteur d’activité. En effet, ce papier constitue à la fois :
- la preuve juridique qu’une vente ou des services ont bien eu lieu entre vous et vos clients;
- le document légal qui atteste d’une prestation commerciale avec un fournisseur ou votre clientèle;
- un justificatif de règlement essentiel pour élaborer votre comptabilité annuelle;
- le support fiscal obligatoire pour le paiement de vos impôts.
Avant d’envoyer une facturation classique, bon nombre d’entrepreneurs élaborent des factures dites « pro forma« . Ces dernières diffèrent des documents obligatoires. Pour information, les termes « pro forma » sont issus d’une expression latine signifiant en français « pour la forme« . Vous l’aurez compris, une facture pro forma s’apparente, avant tout, à un papier provisoire, une sorte de devis. Cette dernière est souvent utilisée par les entreprises qui ont une activité de vente ou de prestation de service. Une facture pro forma met par écrit les principaux points qui pourraient faire l’objet d’un éventuel désaccord entre les deux parties, c’est-à -dire :
- la nature de la transaction;
- les marchandises;
- éventuellement le montant facturé.
Même si vous réalisez un document de ce style, vous aurez à effectuer, par la suite, une facture traditionnelle. Pour être valable, cette dernière doit comporter les mentions suivantes :
- la date d’émission de la facture ainsi que celle à laquelle la prestation ou la livraison ont eu lieu;
- votre identité et adresse et celles de l’acquéreur;
- le numéro de facturation et celui de la commande;
- votre numéro d’identification TVA et celui de l’acheteur;
- la désignation des produits ou services avec leurs prix catalogue;
- le taux de TVA applicable;
- une réduction du prix éventuelle;
- le montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
Ce ne sont cependant pas les seules exigences auxquelles vous devez vous soumettre. Voyez plutôt ce qui suit pour être en règle avec la loi française.
Les obligations légales en matière de facturation
La législation de la facturation en France impose, bien évidemment, que toutes vos factures soient rédigées en français. Ce n’est, bien sûr, pas la seule contrainte.
Pour être en totale légalité avec l’administration, sachez qu’il vous faut éditer une facture lors de chacune de vos transactions commerciales. Toute omission de facturation est, d’ailleurs, fortement punie par la législation. Vous vous risquez, en effet, à une sanction pouvant aller jusqu’à 375000 euros ! Autant vous dire qu’il vaut mieux avoir une gestion sans faille de votre comptabilité ! En revanche, si vos acheteurs sont des particuliers et que le montant dû ne dépasse pas 25 euros, la loi vous autorise à ne délivrer qu’une simple note.
Dans tous les cas, votre client a plusieurs options pour vous régler :
- effectuer un virement bancaire au nom de votre société;
- payer en espèces;
- vous rémunérer par chèque.
Vous souhaitez passer à la facturation électronique ? Elle semble effectivement facile à mettre en place. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle beaucoup de chefs d’entreprises gèrent en ligne ce côté administratif. Toutefois, pour être considérée comme authentique, une facture en ligne se doit de garantir toutes les conditions instaurées par la législation, à savoir :
- correspondre en tout point au document papier;
- être envoyée par mail;
- être signée de manière électronique.
Enfin, qu’elle soit ou non dématérialisée, rappelez-vous que c’est votre client qui conserve toujours l’original du document. Il ne vous reste plus qu’à archiver une copie pour votre propre gestion comptable.
Délai de règlement d’une facture
La loi vous impose d’écrire sur votre facture :
- la date du règlement;
- le temps accordé à votre client pour vous payer.
Savez-vous quels sont les délais de paiement moyens d’une facture ? De façon générale, le règlement doit être effectué en moins de trente jours à partir de la date de la vente ou de la prestation effectuée. Dès lors que la facturation est réalisée, ce délai de paiement ne peut, de toute façon, excéder 60 jours. Toutefois, s’il s’agit de factures périodiques, elles doivent être acquittées dans les 45 jours suivant leur émission.
Un retard de paiement porte forcément préjudice à la rentabilité de l’entreprise créancière. C’est la raison pour laquelle, le non-respect de ces délais est passible d’amende administrative. Les conditions générales de vente précisent, d’ailleurs, obligatoirement le taux d’intérêt de ces pénalités de retard. Il est de 10 %. Vous n’avez, en revanche, pas besoin d’envoyer une lettre de rappel en recommandé pour informer vos éventuels clients sans scrupules. De plus, une indemnité forfaitaire de 40 euros s’ajoute à ces pénalités et couvre les frais de recouvrement.
Pour finir, certains débiteurs demandent à l’entreprise créancière de retarder l’émission d’une facture, afin de rallonger le délai effectif de paiement. Sachez que cette pratique est considérée comme un abus. Elle est donc aussi répréhensible par la loi.
S’organiser pour réussir sa facturation
Pour tout connaître sur la facturation, il est aussi indispensable de s’intéresser à son système de numérotation. Quels sont les principes de comptabilisation de la facturation ? Son organisation repose impérativement sur une structure claire pour être en totale conformité avec la législation. Voici donc quelques bases essentielles à respecter.
- Toutes vos factures ont, à tout prix, leur propre numéro. Celui-ci fait, du reste, partie des mentions obligatoires.
- Si le document est composé de plusieurs pages, chacune d’entre elles fait absolument apparaître le numéro d’ordre de la feuille et le nombre total de pages.
- L’ensemble de vos factures se doit d’être construit autour d’un enregistrement continu qui ne concède à aucune interruption. Ainsi, les numéros se suivent au fur et à mesure de l’édition de vos documents.
L’administration vous autorise néanmoins à gérer votre facturation par série si :
- vous émettez vos factures différemment pour chacun de vos clients (en ligne ou papier);
- vous travaillez avec différentes catégories de clients (professionnels ou particulier par exemple).
Dans ces cas-là uniquement, chaque série peut avoir son propre système de numérotation. En pratique, voici comment il est possible de s’y prendre. Vous pouvez avoir recours à :
- une suite séquentielle de chiffres comme 001, 002, 003, 004, etc. ;
- une série de nombres qui additionnent à l’année : 001-2021, 002-2021, 003-2021, 004-2021, etc. ;
- un préfixe supplémentaire pour identifier la catégorie de clients : A-001, B-001, C-001, etc.
Gérer votre facturation et son suivi est une activité très chronophage et complexe. Avez-vous pensé à automatiser cette gestion ? Un logiciel de facturation reste un atout précieux pour se consacrer au coeur de votre métier, sans délaisser le côté administratif de votre entreprise. Avec lui, vous sécurisez rapidement l’édition, l’envoi et le stockage de toutes vos factures.
Il existe plusieurs types de logiciels spécifiquement conçus pour vous simplifier la vie, tels que :
- l’outil en ligne vous permet d’accéder à vos données de n’importe où;
- le logiciel installé sur votre ordinateur complète l’architecture informatique de votre société.
Vous savez désormais ce qu’est la facturation dans sa globalité. En tant que chef d’entreprise, vous devez vous efforcer de ne pas omettre de mentions légales sur vos factures. L’archivage de vos pièces comptables doit, quant à lui, être fait avec une extrême rigueur. L’administration française a mis en place des règles claires. Il importe de s’y référer pour avoir une comptabilité sans faille. La loi a aussi fixé des délais de paiement et d’éventuelles pénalités en cas de retard. Toutefois, pour éviter tout problème de comptabilité, l’usage d’un outil de facturation peut grandement vous simplifier la tâche. Bien paramétré, ce type de logiciel fait tout le travail à votre place et ne se trompe jamais !
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