Micro-entrepreneurs, TPE, PME, sociétés d’envergure nationale et internationale. De plus en plus d’entreprises se tournent vers les factures électroniques et les logiciels de comptabilité. Ces outils en ligne, parfois gratuits avec des services additionnels payants permettent d’automatiser le traitement des factures et des autres opérations liées au processus de facturation comme l’envoi de devis, des bulletins de commande et des bons de livraison. Les logiciels comptables possèdent en outre des fonctionnalités pour le suivi des clients et la gestion commerciale de l’entreprise comme les relances automatiques en cas de non-paiement des produits ou services fournis dans le délai fixé par la loi. De l’enregistrement des factures électroniques aux tableaux de bord fournis par les logiciels CRM en passant par la création d’un devis personnalisé, tour d’horizon des principaux points liés à la dématérialisation des factures et à l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne.
Qu’est-ce qu’une facture électronique et le format Factur-X ?
Une facture électronique ou dématérialisée est une facture papier convertie au format digital. Ce processus est assuré par un outil numérique sécurisé qui élimine ou réduit considérablement le risque d’erreur ou de fraude. Cette pratique est contemplée par une directive européenne et l’article 289 du Code général des impôts. La dématérialisation des factures offre plusieurs avantages aux entreprises :
- gain de temps ;
- traitement automatique des factures ;
- meilleur contrôle du processus de facturation en interne ;
- diminution des documents papier et gain d’espace dans les locaux ;
- archivage et conservation des données garantis, généralement sur des serveurs distants ;
- plus grande fiabilité des informations saisies ;
- centralisation des factures, des bons de livraison et de commande.
Factur-X est une facture hybride lancée en 2017 en deux formats, PDF et HTML. Son objectif est d’uniformiser les factures des entreprises entre elles, et avec celles des administrations publiques.
Comment choisir son logiciel de facturation
Les éditeurs de logiciels proposent depuis plusieurs années des solutions gratuites ou à un prix raisonnable pour aider les autoentrepreneurs et autres entreprises à générer, traiter et archiver leurs factures. Le marché de ce type d’outil en ligne est florissant, avec des acteurs français et étrangers qui lancent régulièrement de nouveaux services avec un nombre plus ou moins limité de fonctionnalités destinées à tous les secteurs d’activité. Difficile, donc, de s’y retrouver au moment de choisir un logiciel de facturation en ligne adapté à ses besoins et à la taille de son entreprise. Cependant, lors de cette quête ô combien importante pour la trésorerie et la bonne santé financière de la société, il est possible de se rapprocher du centre de la cible en étudiant un à un plusieurs critères de sélection :
- les fonctionnalités ;
- l’ergonomie de l’interface ;
- l’accessibilité des documents comptables ;
- la certification du logiciel pour une conformité à la loi garantie ;
- l’emplacement des serveurs si les factures sont hébergées sur le cloud en mode SaaS ;
- la notoriété du fournisseur ;
- le support technique ;
- le prix.
Le potentiel d’un logiciel de facturation dépend surtout des fonctionnalités
Les outils de facturation en ligne les plus basiques ne réalisent qu’une tâche comptable : la saisie et l’archivage des factures. Cette saisie tient compte des mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture émise par une entreprise comme les informations complètes de l’entreprise émettrice et du client, les montants à régler (HT et TTC) et le taux de TVA si le créancier est assujetti à la TVA. Les logiciels de facturation plus évolués incluent également des options pour personnaliser ses factures, créer des devis, relancer les clients en cas de non-paiement, gérer la TVA, émettre des bons de commande et des bons de livraison. Certains outils de facturation sont également des logiciels comptables. Leur menu inclut des fonctionnalités plus larges pour :
- enregistrer les dépenses et les encaissements ;
- automatiser tous les flux de trésorerie ;
- créer des tableaux de bord pour avoir une vue générale sur l’activité et l’état financier de l’entreprise ;
- confectionner des fiches clients pour mettre au point une bonne stratégie commerciale.
L’importance de l’interface pour les outils de facturation
Un auto-entrepreneur ou le dirigeant d’une PME nécessite un grand sens de l’organisation pour couvrir toutes les tâches à réaliser au quotidien. S’il envisage l’utilisation d’un logiciel de facturation comme Henrii, Zervant, QuickBooks, Sage ou Sellsy, c’est pour gagner du temps, sécuriser le traitement de ses factures et réaliser des économies en se passant des services d’un expert-comptable. L’interface de son outil en ligne doit être intuitive et simple à utiliser. Un expert-comptable appréciera peut-être la complexité d’un vaste menu, pas un micro-entrepreneur.
L’accès aux documents, critère indispensable pour les auto-entrepreneurs
Pour convaincre ses clients et signer un contrat, un auto-entrepreneur doit souvent se déplacer. Ouvrir son ordinateur dans les locaux de ses collaborateurs pour enregistrer en temps réel un bon de commande, une facture ou un bulletin de livraison. Tous les documents comptables traités par le logiciel doivent donc être accessibles depuis n’importe quel PC et, de préférence, depuis un smartphone ou une tablette.
Un logiciel de facturation certifié pour combattre la fraude fiscale
La loi de finances en vigueur depuis le 1er janvier 2018 oblige toutes les entreprises qui utilisent un logiciel de caisse ou de facturation à adopter un outil en ligne certifié par un organisme compétent. Le certificat délivré par l’organisme autorisé par l’Etat ou l’attestation remise directement par l’éditeur du logiciel peut être demandé lors d’un contrôle de l’administration fiscale. La dématérialisation des factures avec un logiciel non certifié est une sanction punissable d’une amende de 7 500 €, avec obligation d’installer un logiciel aux normes dans un délai de 30 ou 60 jours.
Privilégier l’hébergement des données comptables en France
Un aspect capital à prendre en compte pour garantir la confidentialité des données. Les éditeurs comme Sellsy hébergent toutes les données de leurs clients en France. Ces documents sont donc soumis à la loi française (et aux directives européennes). Le degré de protection des documents hébergés en mode Saas sur des serveurs situés hors d’Europe est moins élevé, notamment aux Etats-Unis.
Tests et avis des utilisateurs pour connaître la satisfaction client
Un comparatif des prix et le test d’une version d’essai sont deux bons indicateurs pour évaluer le rapport qualité / prix des outils de facturation. Les avis des utilisateurs permettent aussi de dégager les principaux avantages et inconvénients des solutions comptables disponibles sur le marché. Les commentaires des clients peuvent également aider un micro-entrepreneur à faire son choix entre un logiciel gratuit ou payant, entre une version » Start » pour débuter en douceur, et une version » Pro » ou » Expert » qui dispose de fonctionnalités plus avancées.
Le service après-vente, grande valeur ajoutée des outils de facturation
Que se passe-t-il si je ne peux pas accéder à mon interface, si je ne trouve pas une facture ou si ma connexion Internet me lâche ? Cette question, beaucoup d’entrepreneurs se la posent. Et ils ont bien raison d’anticiper les désagréments liés à l’accessibilité à leur outil de facturation. Il convient de connaître les canaux disponibles pour bénéficier de l’assistance du support technique, sa disponibilité et les langues parlées par l’équipe technique.
Comparer les prix appliqués par les fournisseurs
Dernier point important à prendre en considération : le prix. Les logiciels de comptabilité sont évidemment plus chers que les logiciels de facturation basiques, car ils permettent de réaliser un plus grand nombre de tâches. L’étude des tarifs doit tenir compte des fonctionnalités de la version gratuite et des modules payants, des fonctionnalités proposées et de la compatibilité avec supports mobiles.
Quels sont les avantages de se faire payer en ligne ?
En plein boom depuis le développement fulgurant du e-commerce, le paiement en ligne a un grand lot d’avantages qui séduisent de plus en plus les entreprises. Les solutions de paiement en ligne comme PayPal permettent aux commerçants :
- d’envoyer leurs factures par email à leurs clients et de les archiver en ligne ;
- d’encaisser les paiements rapidement, en général dans les 24 heures qui suivent la vente ;
- de vendre des produits n’importe où à travers une boutique web ;
- de réaliser des transactions bancaires sécurisées grâce à une solution de paiement certifiée.
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