Le futur de la facture électronique : La Factur-X

La Factur-X est une nouvelle norme de facture qui sera obligatoire à partir de 2023 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Ce format spécifique contient un fichier au format PDF et un fichier de données XML, permettant d’aider la dématérialisation de la facture, de normaliser la facture électronique et de réduire la fraude à la TVA. Vous trouverez ici toutes les informations sur les plateformes pour la facturation et la gestion de ses factures en ligne.

Qu'est-ce qu'une facture électronique et le format Factur-X ?-1

Explications sur le contexte de création de la Factur-X

Afin d’harmoniser les factures des entreprises travaillant sur des marchés publics, l’Etat rend progressivement obligatoire la facturation électronique à partir de juin 2014, et ce en passant par un portail du gouvernement : le portail Chorus Pro.

Dans cette période de transformation, les TPE et PME sont celles qui ont le plus de mal à s’adapter, en juillet 2017, le FNFE (Forum National de la Facture Electronique) introduit une nouvelle norme de facture : la Factur-X.

Dans le sens de continuer à  harmoniser le système de facturation et de palier à la fraude, l’Etat français vote dans la loi de Finances 2020 l’article 153 obligeant à partir 2023 l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA à dématérialiser l’émission de factures et de passer à la facture électronique. Le pourcentage de facture électronique passe ainsi de 5 % en 2015 à 15 % en 2019.

La factur-X ainsi qu’un logiciel de facturation agréé deviendra obligatoire dès 2023. Utiliser la Factur-X et l’implémenter dès aujourd’hui est donc un investissement sur le futur.

La Norme européenne EN 16931 créée par la Commission européenne en 2017 a pour but de faciliter la dématérialisation des factures surtout pour les TPE et PME. La factur-X répondant à cette norme, se dit une facture mixte, comprenant plusieurs formats de fichiers pour être reconnue par tous les systèmes de gestion comptable. Dans la même lignée, les logiciels de facturation gratuits et payants ont inondé le marché proposant des fonctionnalités puissantes qui vont révolutionner la facturation.

La composition de la nouvelle facture

La composition technique de la facture

Une facture à la norme Factur-X repose sur le format PDF/A-3, qui veut dire Format de Document Portable de 3ᵉ génération.

Ce format PDF/A-3 est composé d’un fichier PDF ainsi qu’un fichier XML intégrant des données, mais aussi d’autres types de fichiers comme des conditions générales de vente. Le PDF fait office d’image lisible par les humains et les fichiers XML structurent les données.

L’avantage de ce format permet d’être lu en même temps par les humains et par les logiciels de comptabilité.

Le fichier PDF, en français Format de Document Portable est un format compatible avec tous les types d’ordinateurs et de systèmes d’exploitation et logiciels de visualisation. Il permet de conserver et de sécuriser de façon pérenne un document. Il contient toutes les informations essentielles au traitement de la facture par l’humain.

Aussi, le PDF peut attester l’authenticité de l’origine et le contenu du document. C’est le format de fichier le plus répandu pour le transfert de documents légaux.

Le fichier XML ou Langage de Balisage Extensible est un langage qui permet d’organiser et agencer des données pour les transférer à des ordinateurs. C’est donc un format de fichier texte lisible par les logiciels (et bien spécifiquement par tous les logiciels comptables) et donnant la possibilité d’automatiser des tâches.

Au final, l’émetteur n’a plus besoin de s’assurer que le format sera compatible et lisible par le receveur et peut ajouter d’autres documents liés à la facture comme des bons de commande, des suivis de livraison ou des conditions générales de vente.

Les éléments à intégrer dans la Factur-X

Pour produire une Factur-X, aucun logiciel spécifique n’est nécessaire. La manière la plus simplement d’éditer ses factures en PDF, est d’utiliser un logiciel gratuit comme OpenOffice ou LibreOffice, en incluant toutes les mentions suivantes :

  • le nom de votre établissement : comporte aussi votre numéro de TVA et votre SIRET;
  • le nom de votre client;
  • la date et le numéro de facture;
  • les lignes articles : description, prix unitaire, volume par article, le prix total par article;
  • le montant total HT, la TVA et le montant TTC;
  • les conditions de paiements;
  • votre IBAN.

Une fois la facture PDF créée, vous pouvez utiliser une plateforme de dématérialisation pour transformer ce fichier PDF un fichier PDF/A-3. Vous devrez alors choisir un des profils énoncés au-dessus, les logiciels de facturation en ligne ayant l’avantage d’avoir des options de sécurité comme le certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité).

Les différents profils de Factur-X

La Factur-X se décline en 5 profils différents suivant la complexité du fichier XML :

  • le profil Minimum contient seulement les données exigées par la plateforme du gouvernement Chorus Pro : Nom et Siret du vendeur et acheteur, date et numéro de facture, montants en HT et TTC, TVA;
  • le profil Basic WL reprend les informations du profil Minimum en y ajoutant en entête et pied de facture les modalités de paiement, les coordonnées bancaires, l’adresse et contact, etc.);
  • le profil Basic comprend les détails des lignes de facturation, c’est-à -dire les articles, le prix unitaire, le volume d’articles, etc.);
  • le profil Comfort ajoute les données de la norme européenne EN 16931 : la description des articles, les charges ou remises, les contacts, etc.);
  • le profil Extended est le plus complet et implémente des données spécifiques pour des besoins précis.

Les différents langages de programmation pour la Factur-X

Côté technique, pour créer le fichier PDF et le fichier de données XML, il existe des librairies Factur-X utilisant des langages de programmation tels que PHP, Java, Python ou PHP. Retrouvez sur le site du Forum National de la Facture Electronique tous les outils pour créer et traiter une Factur-X.

Le Ferd (Forum pour la facturation en Allemagne) et le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques) ont publié en mars 2020 un format commun basé sur la norme ISO PDF/A-3 : ZUGFerd 2.1.

Ce format est déjà largement intégré dans tous les logiciels de comptabilité, les ERP et la plateforme Chorus Pro.

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Les avantages de la Factur-X

La Factur-X reprend tous les avantages de la facture électronique, c’est-à -dire :

  • un gain d’argent, estimé à 50 % de moins qu’une facture papier;
  • un gain de temps, estimé à 30 % de son temps de traitement;
  • un délai d’envoi amélioré et donc un délai de paiement plus court;
  • un nombre d’erreurs de saisie moindre, car souvent automatisées;
  • une diminution des litiges.

Une facture à valeur ajoutée

Auparavant dans les services comptables, il fallait un outil de lecture ou reconnaissance automatique de document (LAD/RAD), dans le cas contraire la saisie manuelle était l’unique moyen d’incorporer les données des factures.

La Factur-X permet d’éviter ces opérations complexes, alliée à  aux fonctions d’un logiciel de facturation en ligne offre un traitement de l’information beaucoup plus efficace, automatisant les tâches pour les services comptables et l’administration fiscale.

Il sera beaucoup plus facile de détecter, mais aussi de protéger les entreprises contre la fraude, les contrôles fiscaux seront d’autant plus précis grâce au traitement automatisé des données. Les logiciels de facturation pour PME devront bientôt utiliser la Factur-X et l’implémenter dès aujourd’hui est donc un investissement sur le futur. Nous vous conseillons de commencer à vous familiariser avec le format pour être prêt le jour de l’application de la loi.

L’intégration à des logiciels de facture en ligne

Dès 2023, toute entreprise facturant de la TVA devra utiliser un logiciel de facturation homologué. La Factur-X associée aux fonctionnalités des logiciels de facturation telles que l’OCR permet d’accélérer la saisie des factures. Pour vous aider à mieux choisir votre logiciel de facturation et voir s’il intègre la Factur-X, nous avons préparé un petit comparatif des principaux logiciels de facturation.

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