Comment choisir un outil de facturation en ligne certifié ?

Comme tous les services en ligne, les factures électroniques et le format Factur-X sont soumis à des règlementations strictes pour garantir la protection et la confidentialité des données. La facturation et la comptabilité n’échappent pas à la règle. Pour garantir que les mouvements de caisse et les autres opérations comptables réalisées par un outil en ligne sont sécurisés, l’éditeur de la solution doit solliciter une certification auprès des autorités compétentes.

Pour les micro-entrepreneurs, les grandes entreprises et plus généralement tous les utilisateurs du logiciel, un éditeur qui fait certifier son outil de facturation est un fournisseur sérieux dont la solution apporte les garanties suffisantes pour le traitement sécurisé des factures et autres opérations comptables. Pour la sécurité de l’entrepreneur et de ses clients, la certification doit toujours figurer parmi les critères de choix des logiciels de facturation. Cette garantie permet aux entreprises d’agir en toute transparence et de respecter la loi en matière fiscale.

Le logiciel de facturation, un outil indispensable pour la gestion des entreprises

Qu’ils soient gratuits ou payants, les outils de facturation en ligne sont des solutions qui permettent de réaliser un traitement automatique des factures. Utiles pour toutes les entreprises quel que soit leur secteur d’activité, y compris les auto-entrepreneurs et les TPE, les logiciels de facturation proposent plusieurs fonctionnalités qui permettent de traiter rapidement les factures et de les archiver en interne ou sur des serveurs distants si le client choisit un système SaaS (stockage des données dans les nuages). Ces outils comptables offrent souvent la possibilité à l’utilisateur de réaliser une ou plusieurs tâches liées à la facturation :

création et envois de devis personnalisés;
génération des factures avec incorporation d’un numéro unique, des montants HT et TTC, du taux de TVA et des autres mentions obligatoires imposées par la loi fiscale;
création et gestion des bons de livraison et des bons de commande;
relances automatiques aux clients qui n’ont pas respecté le délai de paiement de leurs factures;
possibilité de personnaliser ses documents comptables à l’image de l’entreprise selon la version de la solution et le nombre de fonctionnalités.

Les quatre piliers incontournables du logiciel de facturation certifié

Toutes les opérations comptables réalisées avec un outil de facturation en ligne comme Sage, QuickBooks, Sellsy et Henrii ont un caractère sensible, en particularité si la solution intègre un logiciel comptable avec des fonctionnalités de gestion commerciale avec connexion bancaire entre les comptes de l’entreprise et le logiciel. Un outil de facturation certifié est un système de programmes qui apporte à l’entrepreneur souscripteur et à ses clients quatre garanties fondamentales :

la sécurisation des données stockées;
la bonne conservation des documents comptables;
l’inaltérabilité;
l’archivage.

Logiciel de facturation certifié et sécurisation des données

Pour éviter les tentatives de fraude fiscale, les factures électroniques doivent être protégées de toute modification. Cette protection s’effectue par le biais d’une empreinte numérique. Ce mécanisme de sécurité repose sur le principe du traçage. Les opérations réalisées sur les documents comptables sont enregistrées, et il est possible de retrouver ces traces sur demande de l’administration fiscale. Ces traces révèlent les actions effectuées par les utilisateurs, et de démasquer les fraudeurs qui ont manipulé leurs factures.

Logiciels comptables et conservation des données

La loi française exige la conservation des factures et de toutes les pièces comptables pendant une période qui peut aller jusqu’à 10 ans en fonction du type de document. Un logiciel de facturation certifié doit être en mesure de faciliter cette conservation des données pendant plusieurs années. Pour remplir cette condition, les outils homologués doivent intégrer une fonction de clôture. Cette fonctionnalité permet de clôturer une année civile ou un exercice, et de « geler » tous les documents conservés en lieu sûr au sein du logiciel.

Lutter contre la fraude fiscale grâce à l’inaltérabilité des documents

La notion d’inaltérabilité est un autre prérequis indispensable pour combattre la fraude fiscale. Un bon logiciel de facturation en ligne certifié par un organisme officiel est capable de sauvegarder toutes les données d’origine. Si le montant d’une facture, le taux de TVA, un mouvement de caisse ou autre information de trésorerie sont modifiés, ce changement est enregistré par l’outil.

Les logiciels de facturation certifiés facilitent l’archivage des données

Les auto-entrepreneurs et les TPE manquent souvent d’espace dans leurs locaux pour stocker leurs archives pendant plusieurs années. Les outils de facturation en ligne homologués renferment une salle d’archives virtuelle. Le logiciel archive automatiquement tous les documents dématérialisés de l’entreprise. Il facilite leur accès aux utilisateurs et à l’administration fiscale.

L’utilisation d’un logiciel de facturation homologué est-elle obligatoire ?

La loi de finances oblige toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un outil en ligne pour enregistrer chaque paiement et chaque mouvement de caisse à adopter un logiciel certifié. Cette loi, en vigueur depuis 2018, s’applique également aux micro-entrepreneurs, aux TPE et aux PME. Pour les éditeurs de logiciels de facturation et CRM, il existe deux façons de démontrer à leurs utilisateurs que les services de leur outil sont conformes à la loi :

en sollicitant la certification auprès d’un organisme accrédité par l’Etat;
en remettant à chacun de leurs clients une attestation.

Si vous hésitez entre plusieurs logiciels de gestion des factures, pensez par conséquent à poser aux éditeurs une double question : son logiciel est-il certifié ? Si oui, d’où provient la certification ?

Logiciel de facturation non certifié : sanctions encourues

La loi française prévoit une amende de 7500 € pour les entreprises qui utilisent un logiciel de caisse ou de facturation non homologué. La sanction peut être décidée après un contrôle mené par l’administration fiscale. Les contrôles peuvent être effectués à tout moment, sans nécessairement informer l’entreprise au préalable. Une fois l’infraction constatée, l’entrepreneur dispose d’un délai de 30 jours à compter de la date de réception du procès-verbal pour se mettre aux normes en présentant un certificat ou une attestation. Le délai de présentation du document peut être fixé à 60 jours dans certains cas.

Un logiciel de caisse non certifié n’entraîne pas toujours un changement de solution en ligne. Il suffit parfois d’une simple mise à jour et de l’ajout de fonctionnalités pour rendre la solution conforme à la loi en remplissant les quatre conditions indispensables : la sécurisation des données stockées, la conservation des documents comptables, l’inaltérabilité et l’archivage. Il existe cela dit quelques exceptions. Les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA, les entrepreneurs qui se limitent à des opérations exonérées et certains exploitants agricoles ne sont pas obligés d’utiliser un logiciel certifié.

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