Logiciel de facturation : est-ce une obligation ?

Les entreprises sont sans cesse confrontées à de nouveaux enjeux en matière de dématérialisation des procédures. Les démarches électroniques sont régies par de nouvelles obligations et des outils numériques apparaissent pour répondre à ces besoins récents et évolutifs. L’ensemble de la comptabilité des entreprises est concerné. Le processus de facturation est, bien sûr, également sujet à des discussions, des règles légales, voire des obligations. Savez-vous, par exemple, ce qu’est une facture électronique et le format Factur-X ? Ils sont pourtant régis par des obligations légales. On sait que si une entreprise veut produire une facture, elle doit respecter un formalisme. Parmi les outils à utiliser, est-ce qu’un logiciel de facturation est obligatoire ? On fait le tour de la question dans ce dossier complet sur les obligations en termes d’utilisation de logiciel de facturation.

Un logiciel de facturation : une obligation ?

La réponse à la question de l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation est claire : non, un logiciel de facturation n’est absolument pas obligatoire. La loi n’impose aucunement l’émission de factures par un logiciel, et encore moins un type de logiciel spécifique.

Malgré tout, le doute s’est installé pour beaucoup de chefs d’entreprise, notamment les TPE et PME, après l’instauration de l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié pour gérer les paiements en espèces. Lorsqu’une entreprise encaisse des paiements dans un système extra-comptable, elle a l’obligation d’utiliser un logiciel ou système certifié. Le fournisseur du système de gestion de caisse doit fournir une attestation fiscale de conformité.

Ce que la loi impose concernant la facturation électronique

Ce qui est imposé depuis l’ordonnance du 26 juin 2014, c’est l’utilisation de la facture électronique pour toutes les entreprises travaillant avec le secteur public. Une plateforme a été mise en ligne sur le web pour faciliter les démarches (envoi, réception, suivi, etc.) entre les entreprises et les établissements publics. Au départ, cette loi ne concernait que les grandes entreprises, mais elle s’est progressivement imposée aussi à toutes les tailles d’entreprises. Depuis le 1^er janvier 2020, la facture électronique est devenue obligatoire, même pour les micro-entreprises, dans les échanges de factures avec un établissement du secteur public pour les marchés publics notamment.

La loi Macron du 6 août 2015 impose par ailleurs aux entreprises d’accepter de recevoir des factures électroniques. Cette obligation s’est étendue progressivement en fonction de la taille des entreprises. Au 1^er janvier 2020, toutes les entreprises doivent être en mesure d’accepter des factures sous format électronique.

Selon la loi de Finances 2020 et son article I53, les entreprises assujetties à la TVA doivent produire des factures au format électronique entre professionnels. Cette loi entre en vigueur en 2023. Le format qui sera imposé à terme comme une norme à respecter est encore en discussion. Le format factur-X a été imaginé et conçu pour répondre à ces besoins de standardisation de la facture électronique entre pays européens. La Norme sémantique européenne EN 16931, publiée le 16 octobre 2017 par la Commission européenne, stipule les contours de cette démarche.

La loi de Finance 2020 impose donc la facturation électronique à toutes les entreprises assujetties à la TVA dans les échanges entre professionnels. Cette nouvelle mesure, pourtant contraignante, n’est pas connue par la moitié des TPE et PME (53 % exactement). C’est le résultat d’un sondage dirigé par OpinionWay® auprès d’entreprises de moins de 250 salariés. Cette enquête a également montré que 4 entreprises sur 10, en France, pensent ne pas être prêtes face à ces changements qui s’annoncent.

Logiciel de facturation et facture électronique

Tout d’abord, il est important de préciser les différences entre devoir utiliser un logiciel de facturation et devoir émettre et recevoir une facture électronique. Il s’agit de dématérialisation dans les deux cas, mais les contraintes ne sont pas les mêmes.

Une facture est appelée « facture électronique » à partir du moment où elle est émise et reçue sous un format électronique. Le système utilisé pour la gestion de la facture électronique doit en garantir l’authenticité. L’intégrité de son contenu doit être totale et la facture doit être parfaitement lisible. Pour cela, il existe différentes solutions pour l’entreprise souhaitant produire des factures sous format électronique : utiliser la signature électronique, la télétransmission avec EDI (échange de données informatisées) ou toute autre piste permettant de procéder à un audit fiable.

Si l’utilisation de la facture électronique est une obligation pour certains acteurs selon les situations, la loi n’impose pas les outils permettant de produire cette facture au format numérique. La facture électronique doit être conçue en respectant les obligations légales en vigueur. Aucune contrainte légale ou règlementaire ne s’impose aux entreprises et elles ne sont en aucun cas dans l’obligation de s’équiper d’un logiciel de facturation.

Par contre, si une entreprise utilise un logiciel de facturation, il doit être en conformité. La loi impose une obligation de conformité aux logiciels et systèmes de caisse. Les systèmes de facturation échappent à cette obligation.

Les bénéfices d’un logiciel de facturation

L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas une obligation. Néanmoins, en utiliser un facilite grandement les tâches quotidiennes de gestion pour les entreprises ! Les tâches gérées par un logiciel de facturation sont généralement associées à un logiciel de gestion commerciale ou de gestion comptable. S’équiper d’un tel outil présente de nombreux avantages. Les bénéfices sont réels en termes de gestion d’entreprise et des économies sont faites grâce à l’automatisation d’un certain nombre d’opérations.

Un logiciel permet de gérer l’ensemble des processus de gestion. Il est conçu avec de larges fonctionnalités qui permettent de suivre une relation commerciale : devis, facturation, recouvrement, relances, gestion des impayés, suivi du chiffre d’affaires, etc. Un logiciel permet également de centraliser toutes les informations utiles par rapport aux clients, ce qui facilite la gestion de l’entreprise dans son ensemble. Son utilisation permet ainsi de gagner du temps et d’éviter les erreurs grâce à l’automatisation des tâches. Enfin, et surtout, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié permettre d’être sûr de respecter toutes les obligations légales qui régissent l’émission de factures.

L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas une obligation pour les entreprises. Néanmoins, la production et la réception de factures sont des processus parfois imposés par la loi comme devant être au format électronique selon les conditions, le type d’échanges et la taille des entreprises. Les lois évoluent dans le sens de toujours davantage de dématérialisation. Cela permet de faciliter la gestion de l’entreprise, de plus en plus contrainte à la dématérialisation des documents et l’automatisation des procédures.

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