Les principales fonctionnalités des logiciels comptables

La facture électronique et le format Factur-X sont une réalité pour les entreprises de toutes les tailles et tous les secteurs d’activité. Le traitement des devis, des factures, des bons de livraison et autres documents comptables sont des opérations fastidieuses, surtout pour les TPE et les PME qui ne disposent pas des services d’un expert-comptable. Les logiciels de facturation, outils en ligne de la grande famille de services de cloud computing, sont devenus indispensables au sein des entreprises qui désirent dématérialiser leurs factures, alléger leur comptabilité et optimiser leur trésorerie. L’interface, le prix, les promotions comme une offre web, l’accessibilité depuis un terminal mobile, la conformité à la loi, la sécurité du paiement en ligne et le lieu de conservation des données sont des critères déterminants à prendre en compte au moment de choisir entre différents outils le logiciel comptable taillé pour son entreprise. Sans oublier, naturellement, les fonctionnalités proposées.

Quelles sont les fonctions d'un logiciel de facturation en ligne ?-1

Logiciel de facturation, question de fournisseur et de version

Comme pour n’importe quel produit, il y a l’offre et la demande. Certains utilisateurs comme les micro-entrepreneurs, les artisans et les artistes recherchent un outil en ligne simple à utiliser gratuit ou à un prix abordable comme Sage et QuickBooks simplement pour automatiser le traitement de leurs factures, leur frais d’honoraires ou leurs notes d’auteur. Certaines entreprises veulent aller plus loin. Elles recherchent un logiciel de facturation avancé avec de nombreuses fonctionnalités pour un suivi précis et en temps réel de leur trésorerie, une vue d’ensemble sur la santé financière de leur société. Pour répondre aux besoins de tous leurs clients, les fournisseurs proposent généralement plusieurs versions :

  • une version gratuite avec période d’essai de 30 jours en général, si les autres versions sont payantes;
  • une version basique souvent baptisée « Start » avec des fonctions de comptabilité de base;
  • une ou plusieurs versions pro pour les utilisateurs qui souhaitent profiter de tous les avantages du cloud et de leur solution pour déléguer toutes leurs tâches comptables à leur solution et se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Version gratuite ou payante, version d’essai, débutants ou pro : le nom de la version en dit en général beaucoup sur le nombre de fonctionnalités et la possibilité de personnaliser son outil en ligne.

La gestion des factures, priorité de l’outil de facturation

Version gratuite ou payante, même d’une version d’essai, on est en droit d’attendre qu’elle traite nos factures. Un logiciel compta doit au minimum être capable :

  • d’attribuer à chaque facture datée un numéro unique qui suit un ordre logique;
  • de calculer les totaux, les sous-totaux et autres montants qui apparaissent sur la facture;
  • d’introduire toutes les mentions obligatoires prévues par la loi, en particulier le Code du commerce et le Code général des impôts comme le taux de TVA, le prix HT et le prix TTC;
  • d’insérer les informations de l’entreprise qui émet la facture et du client.

Les autres étapes du processus de facturation

La facturation ne se limite pas uniquement à l’émission d’un document de la part du créancier au débiteur. En amont de la vente d’un produit ou de la prestation d’un service, il y a une prise de contact. Le processus se termine par un règlement, dont le délai et les modalités sont régulés par la loi ou accordés entre les deux parties. Un logiciel de facturation un peu plus avancé prend en charge, en plus du traitement des factures :

  • les demandes de devis;
  • les bons de commande;
  • les bons de livraison.

Logiciel de facturation associé à un logiciel comptable

Pour disposer d’un outil en ligne complet qui se convertit en assistant personnel pour les opérations de trésorerie et toutes les tâches comptables, se tourner vers une solution qui intègre logiciel de facturation et logiciel comptable.

Le logiciel de comptabilité facilite un suivi clients personnalisé

Ces outils embarquent un menu accessible par une interface utilisateur intuitive. Les entrepreneurs qui utilisent un service en ligne qui inclut un logiciel comptable peuvent constitue une base clients complète, car ils détiennent une multitude d’informations sur leurs clients :

  • coordonnées;
  • tarifs et conditions tarifaires;
  • taux de TVA appliqué;
  • encaissement des créances;
  • détection et gestion des factures impayées avec relances automatiques.

La centralisation des données a une grande valeur pour organiser l’activité interne de l’entreprise. Pour assurer sa croissance pérenne, les entrepreneurs recherchent l’étape suivante : le suivi de leurs affaires.

La gestion commerciale des logiciels de facturation aboutis

Les outils en ligne sophistiqués réservés aux professionnels exigeants et ambitieux ne se contentent pas de tenir la comptabilité de l’entreprise. Ils se penchent sur le moteur de la société, le chiffre d’affaires. Ces logiciels disposent d’éditeurs de tableaux de bord pour avoir une vue d’ensemble sur l’activité de l’entreprise et les tendances du marché. La création des tableaux de bord intuitifs se réalise en utilisant et en croisant des données essentielles sur la santé financière de l’entreprise :

  • facturation du chiffre d’affaires;
  • encaissement du chiffre d’affaires;
  • délai de paiement moyen des clients;
  • meilleurs produits vendus;
  • sommes encaissées par la vente des meilleurs articles.

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Autres fonctionnalités du logiciel comptable à prendre en compte

Mon logiciel comptable est-il compatible avec les supports mobiles ?

La compatibilité avec d’autres supports est un point à ne pas négliger, surtout pour les travailleurs nomades et les entrepreneurs qui se déplacent régulièrement. La plupart des logiciels de facturation en ligne ont leur application mobile dédiée compatible avec les smartphones et les tablettes tournant sous Android et iOS. Pensez à bien vérifier cette compatibilité si vous avez l’intention d’utiliser votre outil pendant un vol ou lors de vos réunions dans les sites de vos collaborateurs.

Quel degré de personnalisation des documents offre mon outil ?

Le degré de personnalisation des documents varie également beaucoup en fonction de l’outil. De l’ajout d’un logo au changement de coloris selon la nature du document et à la création d’un document original pour chaque client ou fournisseur, il n’y a qu’un pas. Un pas simple à réaliser avec un outil adapté, et qui peut contribuer à améliorer votre image de marque.

Quels sont les contenus des modules payants ?

Anticipez l’évolution de votre logiciel de facturation en étudiant de près les modules payants qui vous donnent accès à d’autres fonctionnalités. Ces modules valent-ils vraiment leur prix ? Quels sont les avis des utilisateurs à propos de la version Pro et Expert ? Il convient de détenir ces informations avant de débuter sur la version basique, pour ne pas avoir à changer de logiciel comptable plus tôt que prévu.

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