Avantages et limites des outils de facturation gratuits

Gain de temps, centralisation et automatisation du traitement des données, documents comptables accessibles depuis n’importe quel terminal grâce au cloud, conformité à la loi fiscale en vigueur, personnalisation des services, une interface intuitive et compréhensible pour tous les utilisateurs. Les micro-entrepreneurs comme les artisans, les TPE et les PME ont de nombreuses raisons de passer à la facture électronique et au format Factur-X. Les autoentrepreneurs, qui ont un budget limité, regardent de près leurs dépenses et autres flux de trésorerie. Pour faciliter leur facturation au meilleur prix, les professionnels de l’édition de solutions en ligne proposent des outils totalement gratuits. Sont-ils aussi performants que la version d’essai, Start et Pro des outils payants ? Comment savoir si un service pour lequel on ne débourse pas un euro est fiable et efficace ? Le point sur les avantages et les limites des logiciels de facturation gratuits.

Quelles sont les fonctionnalités des outils de facturation gratuits ?

Souvent confondu à tort avec le logiciel comptable dont le rôle inclut également le suivi des clients, la gestion commerciale et la santé financière globale de l’entreprise, le logiciel de facturation est une solution en ligne gratuite ou payante qui permet de dématérialiser toutes ses factures. Ce service de comptabilité intelligent ne se limite généralement pas au traitement des factures. Les outils en ligne gratuits comme Henrii prennent en charge différents services du processus de facturation, notamment :

le traitement des factures avec numérotation de chaque document dans un ordre chronologique avec insertion de toutes les mentions obligatoires comme les informations personnelles du créancier et du débiteur, le taux de TVA, les prix hors taxe et TTC;
la création de devis personnalisés;
le suivi des échéances et des impayés avec relance automatique.

A quels utilisateurs s’adressent les logiciels de facturation gratuits ?

Les solutions de facturation gratuites s’adressent surtout aux professionnels qui recherchent un outil simple pour la gestion de leurs factures, par exemple :

les micro et auto-entrepreneurs;
les TPE;
les PME;
les artisans;
les freelance.

Les entreprises qui se tournent vers un logiciel gratuit font en général leurs premiers pas vers la dématérialisation de leurs documents comptables. Elles souhaitent tirer quelques avantages des services du cloud computing, notamment l’accès aux documents depuis n’importe quel ordinateur ou terminal mobile si le programme dispose d’une version compatible avec les smartphones et les tablettes.

Quand passer du logiciel gratuit à la solution payante ?

Un outil de facturation en ligne gratuit permet dès la première utilisation de constater que le traitement des factures sur Excel ou Word est devenu obsolète pour plusieurs raisons :

insertion des données qui prend beaucoup trop de temps;
insertion manuelle avec risque d’erreur accru;
passage d’un programme à l’autre fastidieux;
fonctionnalités limitées.

Les entreprises qui sont familiarisées avec leur solution de facturation en ligne envisagent des services payants lorsqu’elles ont pris conscience de la valeur ajoutée d’un logiciel comptable pour gérer l’ensemble de la comptabilité de leur société. Les professionnels de l’édition de logiciels comptables créent des services qui permettent aux entrepreneurs de déléguer progressivement les tâches comptables à leur solution par le biais de modules payants. Passer d’une version d’essai à une version Expert n’est pas un bon choix stratégique. Le prix de la version aboutie est réellement amorti lorsque l’utilisateur :

a conscience du potentiel de son outil en ligne;
a défini une stratégie de gestion commerciale qu’il peut confier à son logiciel;
envisage la création de tableaux de bord pour avoir une vue d’ensemble précise de son activité en temps réel;
a étudié le menu, les sous-menus et l’objectif des nouvelles fonctionnalités avant de prendre sa décision;
a consulté un expert-comptable, les avis des clients et autres utilisateurs sur le web.

Il existe aujourd’hui de nombreux comparatifs de logiciels de facturation sur le web, avec des tableaux récapitulatifs qui permettent de cerner les avantages et les inconvénients de chaque programme. Ces comparatifs tiennent compte aussi du prix des modules, des fonctionnalités comprises dans les services payants et de la compatibilité avec supports mobiles. Combinés aux avis clients et aux tests pendant la période d’essai, les comparatifs offrent des informations très intéressantes pour se faire une idée du type de solution adaptée à ses besoins.

Différencier logiciel de facturation gratuit et version d’essai

Certains utilisateurs confondent gratuité du logiciel et période d’essai. La plupart des outils de facturation en ligne comme QuickBooks, Sellsy et Zervant disposent d’une version d’essai, en général pour une période de 30 jours. Un temps suffisant pour découvrir les fonctionnalités, les avantages et les limites de la solution. Passé ce délai, l’utilisation du logiciel n’est possible qu’en choisissant une des versions payantes de l’éditeur. Les logiciels gratuits comme Henrii restent gratuits pour une durée indéterminée.

L’éditeur n’offre aucune période d’essai, car l’utilisateur peut tester son produit librement et gratuitement sans engagement. C’est uniquement si l’entreprise souhaite bénéficier de plus de fonctionnalités qu’elle peut souscrire des modules payants. Autre cas de figure qui peut se produire : un logiciel gratuit pendant quelques mois ou un an, puis qui devient payant avec des tarifs qui varient en fonction de la nature et de la taille de l’entreprise.

Les logiciels de facturation peuvent être loués ou achetés

Beaucoup d’entreprises ne le savent pas, mais un logiciel comptable est souvent loué. C’est ce qui arrive lorsqu’elles souscrivent un service de cloud computing en mode Saas auprès de l’éditeur. Lorsqu’elles paient un abonnement mensuel ou annuel, elles paient en réalité l’utilisation de l’infrastructure et la maintenance assurée par l’éditeur. Ce dernier s’occupe de l’installation des programmes, des mises à jour automatiques et de la conservation des données sur des serveurs distants dans un centre hautement sécurisé (data center). L’accessibilité des documents comptables, la réactivité du support technique et la qualité de la connexion Internet sont d’autres avantages souvent cités parles professionnels qui optent pour la location d’un logiciel de facturation électronique.

L’achat d’un logiciel peut être intéressant pour certains secteurs d’activité comme le bâtiment qui nécessitent une solution sur-mesure en raison des besoins spécifiques de l’entreprise. Ces programmes informatiques, qui sont également beaucoup demandés dans le monde médical, commencent peu à peu à s’ouvrir aussi à la location. La personnalisation est le principal atout de l’achat de logiciel. Le client peut faire part à l’éditeur de ses besoins, de ses objectifs à atteindre et de ses exigences. Il va payer un prix élevé pour hériter d’un outil en ligne adapté à son entreprise et ses attentes, et souhaite optimiser l’utilisation de son logiciel pour le rentabiliser et accroître rapidement son chiffre d’affaires.

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