La facture électronique et le format Factur-X sont une réalité pour les TPE, les PME et les autoentrepreneurs. Gain de temps, centralisation des données et accès rapide aux factures sont des atouts majeurs des logiciels de facturation. En plus, ils libèrent de l’espace d’archivage et restent accessibles depuis tout appareil connecté. Comme la facture papier, la facture dématérialisée doit inclure plusieurs mentions obligatoires. Parmi ces dernières, on retrouve nom, adresse, numéro unique, montants HT et TTC du vendeur et du client. Il existe également une obligation de conservation des factures et autres pièces comptables pendant plusieurs années. Enfin, comme tous les outils de caisse, un logiciel de facturation agréé pour garantir son efficacité contre la fraude fiscale. Explications.
Différences entre outils de facturation et logiciels comptables
Les auto-entrepreneurs hésitent souvent entre un logiciel facturation agréé et un logiciel de comptabilité. Le second est plus complet, car il intègre plus de fonctionnalités telles que :
- la gestion de la trésorerie avec un suivi complet des dépenses et des encaissements ;
- une fonction CRM permet un suivi client précis grâce à des données complètes, comme le délai moyen de paiement ;
- le chiffre d’affaires et son évolution pour définir une bonne gestion commerciale ;
- des tableaux de bord pour mieux piloter son entreprise.
L’adoption d’un logiciel comptable peut être envisagée sérieusement par toutes les TPE et autres entreprises, indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité, même si elles bénéficient déjà des services d’un expert-comptable.
Même gratuit et basique, un outil de facturation doit permettre à l’utilisateur d’émettre une facture conforme aux règles légales du Code du commerce et du CGI. Beaucoup de logiciels, parfois à travers l’ajout de modules payants, permettent aux utilisateurs d’automatiser toutes les étapes du processus de facturation :
- création et envoi de devis ;
- émission des bons de commande et de livraison avec possibilité de personnaliser les documents ;
- notifications et relances automatiques aux clients en cas de retard de paiement.
Quelques détails importants sont à prendre en compte pour le choix d’un logiciel de facturation ou de comptabilité, notamment la compatibilité avec l’outil utilisé par l’expert-comptable et l’existence d’une application pour une utilisation depuis un smartphone ou une tablette.
Les quatre garanties d’un logiciel de facturation agréé
Qu’il s’appelle QuickBooks, Sage, Henrri ou Sellsy, quelle que soit sa version, un outil de facturation en ligne ne peut être agréé et donc conforme à la loi fiscale en vigueur que s’il garantit quatre conditions indispensables : l’inaltérabilité, la sécurisation, l’archivage et la conservation des données. Ces conditions qui s’appliquent à tous les logiciels de caisse sont obligatoires depuis le 1ᵉʳ janvier 2018.
Un logiciel de facturation agréé enregistre toutes les modifications
Un outil de dématérialisation des factures enregistre toutes les informations originales qui figurent sur la facture. Le logiciel enregistre automatiquement tout changement effectué, comme une modification du taux de TVA. Un contrôleur fiscal peut par conséquent facilement détecter une tentative de fraude.
Un service de facturation en ligne agréé sécurise toutes les données
Cette fonctionnalité poursuit le même objectif que l’inaltérabilité : prévenir les fraudes fiscales et apporter plus de transparence au traitement des factures et autres documents comptables enregistrés dans le logiciel. Un système de traçage intégré sécurise les données et reste inaccessible à toute suppression par les utilisateurs.
L’archivage et la centralisation des données, grand atout des logiciels agréés
En plus du contrôle de l’activité menée par l’entreprise, les outils certifiés comme Sage, Zervant, Sellsy, Henrri et QuickBooks archivent automatiquement chaque nouvelle facture émise dans un ordre logique (en général chronologique) basé sur la numérotation des documents.
Ainsi, un entrepreneur peut rechercher une facture rapidement. Il n’a pas plus besoin d’installer des étagères dans son bureau ou de disposer d’une salle d’archives pour garder ses factures.
Un outil en ligne agréé conserve les factures plusieurs années
Il s’agit d’une obligation légale qui concerne toutes les entreprises et les administrations publiques qui émettent des factures. La période de conservation des factures en France varie entre 1 et 10 ans, selon le type de document.
Depuis quand les logiciels de facturation agréés sont obligatoires ?
Sur ce point, la loi française est très claire. Les entrepreneurs peuvent gérer leur comptabilité sans outil numérique, même pour l’ensemble de leur activité. Beaucoup d’entrepreneurs ne travaillent encore qu’avec des documents papier.
Si la facture papier comporte toutes les mentions obligatoires, si la déclaration et le paiement de la TVA se réalisent dans le plus grand respect des règles, l’entreprise n’enfreint pas la loi.
En revanche, si elle décide de confier une partie ou la totalité de sa comptabilité à un logiciel, celui-ci doit être agréé. Cette obligation porte sur tous les logiciels de caisse, dont font partie les logiciels comptables.
Elle est effective depuis le 1er janvier 2018, depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle loi de finances, comme l’indique le nouvel article 286 du CGI. L’agrément offre aux entrepreneurs la garantie que le service qu’ils utilisent respecte les principes d’inaltérabilité, de sécurisation, d’archivage et de conservation des données.
Quelles sanctions en cas d’utilisation de logiciel non agréé ?
Si l’administration fiscale découvre qu’une entreprise assujettie à la TVA utilise un logiciel de caisse sans agrément d’un organisme ou prestataire accrédité, elle sera immédiatement sanctionnée d’une amende de 7500 €.
L’entrepreneur sera notifié via procès-verbal qu’il dispose d’un délai de 30 à 60 jours pour prendre les mesures nécessaires afin que son logiciel de caisse soit agréé, comme l’exige la loi. Ce délai se calcule à compter du jour de la réception de la notification.
Pour remplir cette obligation légale, il devra contacter l’éditeur du logiciel pour obtenir une attestation individuelle de conformité, document qu’il pourra ensuite présenter à l’administration fiscale. Ce document est souvent numérique et livré par l’éditeur sur le compte du client.
Le menu de la solution prévoit parfois cette sollicitude, en insérant une option « Attestation de conformité ». Dans certains cas, le micro-entrepreneur puni doit changer de logiciel. Dans d’autres cas, les éditeurs ajoutent de nouveaux modules ou services pour respecter les quatre règles d’un logiciel agréé.
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