Pourquoi utiliser un outil de facturation en ligne agréé ?

La facture électronique et le format Factur-X sont une réalité pour les TPE, les PME et les autoentrepreneurs. Gain de temps, centralisation des données, gain d’espace autrefois dédié à l’archivage des documents au sein des locaux de l’entreprise, recherche rapide d’une facture et accès depuis n’importe quel ordinateur ou terminal mobile : les avantages des logiciels de facturation sont reconnus par tous les entrepreneurs dès la première utilisation. Comme la facture papier, la facture dématérialisée doit inclure plusieurs mentions obligatoires comme le nom et l’adresse du vendeur et du client, l’attribution d’un numéro unique, les montants HT et TTC, ainsi que le taux de TVA. Il existe également une obligation de conservation des factures et autres pièces comptables pendant plusieurs années. Enfin, comme tous les logiciels de caisse, un outil de facturation doit être agréé pour garantir son efficacité contre la fraude fiscale. Explications.

Différences entre outils de facturation et logiciels comptables

Les auto-entrepreneurs qui ne savent pas quelle solution en ligne choisir pour automatiser le traitement de leurs factures hésitent souvent entre un logiciel de facturation et un logiciel de comptabilité. Le second est plus complet, car il intègre plus de fonctionnalités telles que :

la gestion de la trésorerie avec un suivi complet des dépenses et des encaissements;
une fonction CRM pour un suivi précis des clients avec des données complètes pour étudier leur profil et leurs comportements comme le délai moyen de paiement;
le chiffre d’affaires et son évolution pour définir une bonne gestion commerciale;
des tableaux de bord pour mieux piloter son entreprise.

L’adoption d’un logiciel comptable peut être envisagée sérieusement par toutes les TPE et autres entreprises, indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité, même si elles bénéficient déjà des services d’un expert-comptable.

Un outil de facturation, même gratuit et basique, doit au moins être en mesure d’émettre une facture en respectant les règles légales stipulées dans le Code du commerce et le Code général des impôts (CGI). Beaucoup de logiciels, parfois à travers l’ajout de modules payants, permettent aux utilisateurs d’automatiser toutes les étapes du processus de facturation :

création et envoi de devis;
émission des bons de commande et de livraison avec possibilité de personnaliser les documents;
notifications et relances automatiques aux clients en cas de retard de paiement.

Quelques détails importants sont à prendre en compte pour le choix d’un logiciel de facturation ou de comptabilité, notamment la compatibilité avec l’outil utilisé par l’expert-comptable et l’existence d’une application pour une utilisation depuis un smartphone ou une tablette.

Les quatre garanties des logiciels de facturation agréés

Qu’il s’appelle QuickBooks, Sage, Henrri ou Sellsy, quelle que soit sa version, un outil de facturation en ligne ne peut être agréé et donc conforme à la loi fiscale en vigueur que s’il garantit quatre conditions indispensables : l’inaltérabilité, la sécurisation, l’archivage et la conservation des données. Ces conditions qui s’appliquent à tous les logiciels de caisse sont obligatoires depuis le 1^er janvier 2018.

Un logiciel de facturation agréé enregistre toutes les modifications

Un outil de dématérialisation des factures enregistre toutes les informations originales qui figurent sur la facture. Si un utilisateur modifie un montant ou une autre donnée comme le taux de TVA, ce changement est enregistré au sein du logiciel. Un contrôleur fiscal peut par conséquent facilement détecter une tentative de fraude.

Un service de facturation en ligne agréé sécurise toutes les données

Cette fonctionnalité poursuit le même objectif que l’inaltérabilité : prévenir les fraudes fiscales et apporter plus de transparence au traitement des factures et autres documents comptables enregistrés dans le logiciel. La sécurisation des données est assurée par un système de traçage intégré à l’outil, que les utilisateurs ne peuvent pas supprimer.

L’archivage et la centralisation des données, grand atout des logiciels agréés

En plus du contrôle de l’activité menée par l’entreprise, les outils certifiés comme Sage, Zervant, Sellsy, Henrri et QuickBooks archivent automatiquement chaque nouvelle facture émise dans un ordre logique (en général chronologique) basé sur la numérotation des documents. Ainsi, un entrepreneur peut rechercher une facture rapidement. Il n’a pas plus besoin d’installer des étagères dans son bureau ou de disposer d’une salle d’archives pour garder ses factures.

Un outil en ligne agréé conserve les factures plusieurs années

Il s’agit d’une obligation légale qui concerne toutes les entreprises et les administrations publiques qui émettent des factures. La période de conservation des factures en France varie entre 1 et 10 ans, selon le type de document.

Depuis quand les logiciels de facturation agréés sont obligatoires ?

Sur ce point, la loi française est très claire. Les entrepreneurs ne sont pas obligés de recourir à un outil numérique pour gérer leur comptabilité et, plus généralement, l’activité de leur entreprise. Beaucoup d’entrepreneurs ne travaillent encore qu’avec des documents papier. Si la facture papier comporte toutes les mentions obligatoires, si la déclaration et le paiement de la TVA se réalisent dans le plus grand respect des règles, l’entreprise n’enfreint pas la loi. En revanche, si elle décide de confier une partie ou la totalité de sa comptabilité à un logiciel, celui-ci doit être agréé. Cette obligation porte sur tous les logiciels de caisse, dont font partie les logiciels comptables. Elle est effective depuis le 1^er janvier 2018, depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle loi de finances, comme l’indique le nouvel article 286 du CGI. L’agrément offre aux entrepreneurs la garantie que le service qu’ils utilisent respecte les principes d’inaltérabilité, de sécurisation, d’archivage et de conservation des données.

Quelles sanctions en cas d’utilisation de logiciel non agréé ?

Si l’administration fiscale découvre qu’une entreprise assujettie à la TVA utilise un logiciel de caisse sans agrément d’un organisme ou prestataire accrédité, elle sera immédiatement sanctionnée d’une amende de 7500 €. L’entrepreneur sera notifié via procès-verbal qu’il dispose d’un délai de 30 à 60 jours pour prendre les mesures nécessaires afin que son logiciel de caisse soit agréé, comme l’exige la loi. Ce délai se calcule à compter du jour de la réception de la notification. Pour remplir cette obligation légale, il devra contacter l’éditeur du logiciel pour obtenir une attestation individuelle de conformité, document qu’il pourra ensuite présenter à l’administration fiscale. Ce document est souvent numérique, et livré par l’éditeur sur le compte du client. Le menu de la solution prévoit parfois cette sollicitude, en insérant une option « Attestation de conformité ». Dans certains cas, le micro-entrepreneur puni doit changer de logiciel. Dans d’autres, l’incorporation de nouveaux modules ou services est suffisante pour garantir les quatre grandes règles d’un outil de facturation agréé.

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