Pourquoi optimiser sa facturation avec un logiciel ?

Accumulation des documents papier dans un bureau ou dans un local mal adapté, manque d’espace pour archiver toutes les factures clients, perte de temps considérable dédié au classement et à la recherche d’archives. Ces problèmes récurrents autrefois le sont toujours dans les entreprises qui n’ont pas encore adopté la facture électronique ou la Factur X.

Les factures sont des documents comptables dont la gestion est essentielle pour l’activité de l’entreprise. Ces pièces comptables permettent de suivre les flux de trésorerie, justifier les sommes d’argent qui entrent et sortent de l’entreprise. L’utilisation de la facture avec certaines mentions obligatoires comme le prix hors-taxe, le taux de TVA et le prix TTC est d’ailleurs une obligation légale. Les autoentrepreneurs, les TPE, les PME et les grandes entreprises qui s’appuient sur une solution de facturation en ligne l’affirment : ces outils aux nombreuses fonctionnalités révolutionnent la façon de gérer sa comptabilité.

Facturation en ligne, application commune à toutes les entreprises

Des grandes firmes cotées au CAC 40 aux TPE et PME, toute entreprise vend et achète des produits ou des services, quel que soit son secteur d’activité. Ce processus passe par des étapes obligatoires avant et après la transaction :

émission de devis;
création de factures;
gestion des créances.

Le traitement et la conservation des données comptables sont des tâches chronophages et fastidieuses. Pour cette raison, la gestion des factures est parfois confiée à un expert-comptable. S’il est vrai que l’émergence des logiciels de facturation comme QuickBooks ne remplace pas un expert-comptable, ces outils simplifient et accélèrent considérablement le traitement des factures.

La facturation en ligne simplifie l’émission des factures

Les entrepreneurs passent trop souvent de temps à hésiter entre l’utilisation de tel ou tel modèle de facture. S’ils ne possèdent pas quelques connaissances en informatique, ils devront réaliser manuellement certaines tâches qui peuvent être automatisées comme la numérotation des factures et le calcul des sommes dues. Un logiciel comptable prend en charge cette automatisation. Il s’occupe de la création des documents et de la structure du système de facturation dans un ordre chronologique.

Les logiciels comptables créent des factures conformes à la loi

Le processus de facturation avec un outil en ligne gratuit ou payant est ordonné, mais aussi respectueux de la législation fiscale en vigueur. QuickBooks et les autres solutions de comptabilité tiennent compte des mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures papier et électroniques. En déléguant cette tâche de vérification à leur solution, les utilisateurs gagnent un temps précieux et le risque d’erreur est éliminé.

Une solution qui centralise les données

Word et Excel sont devenus obsolètes pour annoter un paiement et d’autres mouvements de caisse. Passer constamment d’un logiciel à l’autre est étourdissant, et le nombre limité de fonctionnalités multiplie le risque de mauvaises manipulations. En adoptant un outil de facturation en ligne, vous adoptez une solution compta tout en un.

Les factures électroniques sont accessibles depuis n’importe où

Finis les fax et l’attente du facteur pour recevoir une pièce comptable. Avec la dématérialisation des factures, le logiciel comptable réunit tous les documents comptables en ligne, en un lieu sûr accessible par des dizaines ou des centaines d’utilisateurs. Un client vous appelle et veut obtenir un devis en mois de 2 heures ? Confectionnez votre document à l’aide du modèle prédéfini par la solution, envoyez-le à votre client ou donnez-lui un accès à la plateforme. L’accès aux factures en ligne est un aspect très important pour les grandes entreprises qui ont des filiales ou des collaborateurs répartis sur plusieurs secteurs géographiques.

La facturation en ligne favorise le travail collaboratif

Les fonctionnalités d’une solution comptable en ligne offrent de nombreuses possibilités dans le cadre du travail collaboratif lorsque les données sont conservées dans les nuages (cloud computing) :

chaque utilisateur dispose de son compte pour consulter en temps réel les documents comptables déposés sur la plateforme, effectuer des modifications ou annoter des commentaires;
meilleure communication entre les collaborateurs;
meilleur suivi du traitement des factures en amont d’une réunion avec son expert-comptable et les autres membres du service de comptabilité;
données conservées sur des serveurs distants installés dans des sites ultrasécurisés.

Personnaliser ses documents avec un logiciel de comptabilité

Vous souhaitez ajouter le logo de votre entreprise sur vos factures, jouer avec les coloris pour différencier les bons de commande des bulletins de livraison ou changer la police des documents pour les rendre plus lisibles ? La personnalisation des pièces comptables en ligne est simple et rapide avec un logiciel de facturation. La solution propose plusieurs fonctionnalités de configuration pour modifier ses factures et la page d’accueil. Utilisée à bon escient, la personnalisation a plusieurs avantages. Elle peut vous aider à :

vous organiser en interne;
renforcer votre notoriété;
mettre en valeur vos arguments qui vous démarquent de la concurrence;
véhiculer une image de société engagée qui mène une politique de développement durable;
montrer à vos clients que vous êtes un entrepreneur innovant et que votre société a pris le train des nouvelles technologies.

Un outil en ligne utile pour une bonne gestion commerciale

Les logiciels comptables comme QuickBooks, Factomos, Sellsy, Evoliz et Incwo sont par ailleurs d’excellents outils stratégiques. Les entrepreneurs ont l’obligation de planifier leur activité, d’anticiper les évènements et tendances du marché. L’outil de facturation en ligne est un tableau de bord qui leur permet d’avoir une vue d’ensemble précise et en temps réel. Des factures impayées aux commandes programmées en passant par le respect des délais de livraison, l’interface de leur solution est un poste de commande truffé d’indicateurs fiables pour connaître l’état de santé de la comptabilité de leur entreprise.

Un gain de temps et d’espace considérable

Cet aspect a été mentionné à plusieurs reprises, mais mérite une section spéciale. Un outil de comptabilité en ligne capable de réaliser toutes les opérations comptables basiques libère un temps considérable qui peut être employé pour d’autres tâches à valeur ajoutée. La vérification des factures et la chasse aux sommes impayées ne prennent que quelques minutes, et non des journées entières. Avec la facture dématérialisée, finies les étagères envahies de classeurs remplis de factures jaunies. Certains documents comptables doivent être conservés jusqu’à 10 ans et présentés sur demande en cas de litige ou de contrôle fiscal.

Cette obligation légale oblige les entreprises à accumuler les factures et autres pièces comptables dans un endroit mal adapté, parfois dans des cartons exposés à la poussière et à l’humidité. Un logiciel de facturation électronique libère tout cet espace qui peut être mieux exploité par l’entreprise, leur évitant ainsi de recourir à un agrandissement des locaux ou à une location de box.

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