L’OCR, un outil indispensable pour accélérer la saisie des factures

Les logiciels de facturation améliorent considérablement les tâches rébarbatives de la comptabilité. En intégrant un outil OCR, les logiciels vont encore plus loin, permettant de passer de la facture papier à une gestion automatisée des données vers un logiciel de gestion. Les fonctionnalités de l’OCR sont multiples et permettent par exemple de lire une facture papier et de la convertir en un fichier PDF et un fichier de données XML pour répondre à la nouvelle norme de facture électronique appelée le format Factur-X qui doit entrer en vigueur à partir de 2023. Nous vous laissons découvrir les capacités et les champs d’application de l’outil de reconnaissance de documents.

Que peut apporter un OCR pour accélérer la saisie des factures ?-1

Comprendre la technologie OCR

L’OCR signifie en français « Outil de Reconnaissance de Caractères ». C’est un outil permettant la numérisation de documents physiques et la reconnaissance des caractères en données informatiques dans le but de dématérialiser, stocker et traiter l’information. Sur le plan technique, l’OCR convertit électroniquement des images textes manuscrites ou imprimées puis l’encode dans un fichier lisible informatiquement. 

L’OCR se décompose en plusieurs étapes : premièrement le prétraitement pour améliorer la reconnaissance consiste à réaligner le document, le nettoyer (suppression des taches), le convertir en noir et blanc pour distinguer le texte de l’arrière-plan, supprimer les lignes non écrites, identifier la mise en page (colonnes, paragraphes, tables), reconnaitre les lignes et les mots, déterminer la police ou le script, segmenter le texte (mots liés ou divisés) et normaliser le ratio (dimension et échelle). Les 4 étapes suivantes sont :

  • l’extraction de l’image par différents procédés, soit par un algorithme de localisation, soit par la reconnaissance des motifs;
  • le post-traitement, en utilisant un lexique de mots (librairies) afin de comprendre les mots du document;
  • la correction des erreurs en analysant les voisins proches et les cooccurrences;
  • l’utilisation d’un logiciel de grammaire permet de connaitre la nature d’un mot (verbe, nom, pronom) et aide à l’amélioration de la retranscription.

L’OCR, un outil de reconnaissance de documents

Les champs d’utilisation de l’OCR

L’OCR est aujourd’hui démocratisé et utilisé dans nombreux domaines pour la saisie automatique de documents, la reconnaissance des plaques d’immatriculation et des passeports, l’extraction d’informations clés, la numérisation et la conversion de l’écriture manuscrite. L’OCR est le plus utilisé dans le monde :

  • bancaire, pour la vérification des chèques;
  • juridique, notamment les jugements, déclarations, avis, testaments;
  • de la santé, pour les radiographies, historique de malades, suivi des traitements, diagnostics, dossiers hospitaliers;
  • de l’approvisionnement pour les codes-barres, les dates de péremption, l’étiquetage, etc.

L’OCR a un nombre d’avantages multiples, la recherche de données dans un document scanné et numérisé permet de retrouver son contenu par une recherche textuelle. L’OCR permet aussi de modifier un document ancien pour en créer un nouveau, le partager et le rendre accessible aux personnes choisies (depuis le cloud), le stocker de manière sécurisée et le protéger du temps, le rendre traduisible plus facilement et enfin permet de rendre le papier existant recyclable.

Dans une entreprise, voici ce que permet l’OCR sur la gestion de sa comptabilité :

  • avoir un archivage numérique;
  • pouvoir comparer des documents;
  • vérifier des écarts ou des doublons;
  • valider des paiements;
  • analyser des statistiques;
  • gagner du temps sur des tâches rébarbatives;
  • limiter le risque d’erreurs;
  • réduire l’utilisation du papier et favoriser le recyclage;
  • alléger les coûts;
  • diminuer l’empreinte carbone;
  • rendre l’accessibilité, la traçabilité et la sauvegarde des données.

Que peut apporter un OCR pour accélérer la saisie des factures ?-2

Les nouvelles technologies améliorent l’automatisation des tâches

L’Ordre des experts-comptables se sent menacé par les nouvelles technologies, pensant qu’elles pourraient les remplacer. L’OCR est quant à lui un outil qui facilite la vie des équipes comptables, automatisant les tâches à faible valeur ajoutée et laissant plus de temps aux experts-comptables de se concentrer sur des missions que la machine ne peut remplacer : le conseil.

Une fois que les clients ont scanné et envoyé leurs documents sur un cloud partagé, l’expert-comptable peut alors lancer des tâches effectuées par des robots pour récupérer les factures, les notes de frais, les montants de TVA et les écrire comptablement. Des tableaux de bord lui affichent l’état financier actuel et des projections, permettant ainsi de piloter, conseiller et avertir son client lorsque les voyants sont rouges.

Les documents traités par l’OCR

Grâce à l’ORC, l’ensemble des documents textuels utilisés par les collaborateurs peuvent être traités, des commerciaux (devis, factures, bordereaux de commandes), aux gestionnaires de stocks (bordereaux d’expédition, code-barres), aux équipes marketing (licences d’utilisation, catalogues), aux ressources humaines (contrats de travail) jusqu’aux comptables (feuilles de paie, déclarations sociales). Les données sont stockées, sécurisées et partagées entre les services de l’entreprise et les services externes.

L’OCR étant un outil numérique, il peut être utilisé par tout objet numérique tel qu’une tablette ou un smartphone. Vous pouvez alors imaginer vos commerciaux sur le terrain, scanner les documents nécessaires au partenariat commercial, comme des tableaux de suivi, des questionnaires, des étiquettes, etc., ces documents sont traités en temps réels et disponibles pour les équipes (marketing, entrepôt). Autre exemple concret, vos commerciaux partent en salon, rencontrent des centaines de personnes sur le stand, grâce à l’OCR les cartes de visite sont scannées, les données envoyées à une solution d’email marketing pour lancer une campagne le soir même.

L’impact de l’OCR sur la comptabilité

Aujourd’hui beaucoup de logiciels de facturation intègrent un outil OCR. Un vrai gain de temps pour les entreprises, certains logiciels sont capables d’aller chercher les documents sur vos boites mail, en comprendre leur nature (factures, notes de frais et autres), les classer par typologie, par date, pour en donner l’accès à la personne choisie telle que votre expert-comptable. Ces logiciels sont aussi des « machines learning », et apprennent avec le temps : si une information n’est pas reconnue, il suffit de la lier une seule fois pour que le logiciel comprenne et répète cette tâche. Il y a un donc une phase d’apprentissage lorsque vous utilisez un logiciel de facturation qui inclut un OCR, une phase qui peut prendre un peu de temps, qui sera rattrapé par la puissance d’automatisation des tâches. D’autres fonctionnalités comme la création des comptes fournisseurs peut être automatisées, la gestion de l’écriture comptable et l’export vers d’autres logiciels comptables.

L’OCR répond aussi à la nouvelle norme Factur-X obligatoire dès 2023, en créant un fichier PDF et un fichier de donnée XML. En comparant le coût d’intégration d’un logiciel de facturation avec OCR à celui d’un salarié sur une année, vous comprendrez très vite l’intérêt des chefs d’entreprise à investir dans ces technologies. Clairement, ces logiciels puissants prennent le relai sur des postes humains et pourraient dans le futur faire concurrence à la profession d’expert-comptable.

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