La facturation en ligne pour TPE et PME

La dématérialisation des factures et le format Factur-X ont des avantages indéniables qui bénéficient à toutes les entreprises, indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité. Les micro-entrepreneurs sont souvent divisés lorsqu’ils envisagent l’utilisation de services comptables en ligne pour traiter leurs factures et les héberger en mode Saas grâce au cloud computing. Certains continuent d’utiliser des logiciels obsolètes et peu flexibles comme Word ou Excel, ignorant le gain de temps et la sécurité que peut apporter une solution de facturation en ligne comme Sage, QuickBooks, Sellsy, Zervant ou Henrii.

Pourtant, les éditeurs proposent des versions gratuites ou à un prix raisonnable qui permettent aux auto-entrepreneurs d’automatiser et d’accélérer considérablement leur processus de facturation dès la première utilisation. Des demandes de devis aux suivis en temps réel des comportements des clients, tour d’horizon des fonctionnalités des logiciels de facturation en ligne pensés pour les TPE et les PME.

Les auto-entrepreneurs, des besoins communs

Les exploitants agricoles, les traducteurs freelance, les artistes, les artisans, les personnes qui exercent une profession libérale et autres auto-entrepreneurs n’ont ni le temps, ni l’envie, ni parfois les compétences pour bien gérer leur comptabilité. Le traitement et la déclaration de leurs factures, de leurs droits d’auteur ou de leurs frais d’honoraires leur suppose un travail ennuyant et chronophage qu’ils préféreraient confier à un expert-comptable. S’ils envisagent l’acquisition d’un logiciel de facturation en ligne, c’est pour leur apporter une solution compta rapide et pas chère. Pour cette raison, un outil de facturation en ligne pour TPE et PME doit réunir les caractéristiques suivantes :

il doit être gratuit ou son tarif peu élevé ;
s’il est payant, l’utilisateur doit pouvoir tester une version d’essai pour découvrir ses fonctionnalités et évaluer son utilité pour l’entreprise ;
l’interface utilisateur doit être intuitive et attrayante, avec une navigation simple et des menus compréhensibles ;
le logiciel doit réaliser une facturation conforme à la loi ;
les documents comptables doivent être accessibles depuis un terminal mobile car les auto-entrepreneurs se déplacent beaucoup ;
le support technique doit être réactif pour répondre aux questions ou résoudre des problèmes dans un court délai.

Logiciel de facturation gratuit ou version d’essai

Un micro-entrepreneur ne déboursera jamais une somme d’argent pour l’acquisition d’un outil en ligne sans l’avoir essayé au préalable. Si votre ami expert-comptable vous a parlé d’un logiciel payant comme Sage, Sellsy ou QuickBooks, prenez le temps de bien l’explorer de fond en comble. Vérifiez si votre outil traite uniquement vos factures ou l’ensemble du processus de facturation :

création et émission de devis ;
création des bons de commande et des bulletins de livraison ;
suivi des paiements avec relances automatiques en cas de factures impayées.

L’ergonomie de l’interface de l’outil de facturation

Une bonne solution compta pour TPE et PME est une solution attrayante où il est facile de naviguer et d’opérer dès la première utilisation. Les auto-entrepreneurs sont généralement des professionnels avec une charge de travail importante. Ils adoptent un outil de facturation en ligne pour alléger leur comptabilité et gagner du temps, et ainsi se consacrer pleinement à leur coeur de métier. Leur logiciel doit par conséquent avoir une interface utilisateur ergonomique et facilement accessible.

Un outil compta conforme à la loi

Une facture doit inclure plusieurs mentions obligatoires comme :

l’identité et les coordonnées du vendeur ou fournisseur (créancier), et celles du client (débiteur) ;
la nature des articles vendus et le nombre d’unités ;
les montants dus HT et TTC ;
le taux de TVA à appliquer ;
le numéro de facture ;
certaines mentions imposées par le Code du commerce ou le Code général des impôts.

Les logiciels de facturation en ligne automatisent toutes ces tâches. Ils attribuent automatiquement un numéro à chaque facture.

Accéder aux documents traités par son outil depuis n’importe où

L’accessibilité est l’un des grands avantages des logiciels de facturation qui opèrent en mode SaaS. Les auto-entrepreneurs aiment rarement restés assis derrière leur bureau. Leur petite structure les oblige à assumer plusieurs tâches à la fois, à aller régulièrement à la rencontre de leurs clients, de leurs fournisseurs et autres collaborateurs. Dans un tel contexte, leur outil en ligne doit être mobile pour les suivre n’importe où. Les factures et autres documents comptables traités par les logiciels de facturation sont disponibles depuis n’importe quel ordinateur.

Les solutions compatibles avec les systèmes d’exploitation mobiles Android et iOS permettent en outre d’accéder au menu de son assistant compta depuis un smartphone ou une tablette.

Logiciel de facturation et support technique

Un bon outil de dématérialisation de factures pour micro-entrepreneurs se juge également par la qualité de son support technique. Il doit être disponible en permanence, en semaine et le week-end, idéalement 24/h24 et à travers différents canaux (téléphone, email, chat).

Comparer plusieurs solutions de facturation

Tarifs et conditions tarifaires, offre web alléchante, réputation de l’éditeur du logiciel, ergonomie du tableau de bord et impact sur le chiffre d’affaires. Certains paramètres importants sont très difficiles à cerner avant l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne. Les utilisateurs sont de plus en plus nombreux à partager leurs avis sur Internet et à émettre leurs commentaires destinés à aider les entreprises à choisir parmi les outils disponibles celui qui leur convient le mieux.

Les notes des internautes offrent un aperçu global sur le positionnement d’une solution. Les avis offrent un complément d’information très utile aux PME qui optent pour l’externalisation du processus de facturation. Les comparatifs permettent de visualiser en un coup d’oeil les atouts et les points faibles des logiciels de facturation gratuits ou payants. Ils mettent en valeur celui qui offre un meilleur rapport qualité / prix et certains aspects qui peuvent échapper à beaucoup d’utilisateurs.

Le logiciel de facturation en ligne n’est pas obligatoire

Pour répondre à la question que se posent de nombreux auto-entrepreneurs, les outils de facturation en ligne ne sont pas obligatoires pour les entreprises. Ils sont toutefois fortement recommandés y compris pour les TPE et PME, compte tenu des avantages et des opportunités qu’ils apportent. Certaines solutions intègrent un logiciel comptable en complément de l’outil de facturation. Comme pour la facturation, la solution comptable réalise un traitement et un suivi minutieux de la comptabilité de l’entreprise : trésorerie, encaissements, bilan comptable. Il s’agit d’un programme plus abouti qui permet d’aller bien au-delà de la simple dématérialisation.

Les logiciels pour professionnels avancés renferment des tableaux de bord qui aide les dirigeants d’entreprise à prendre des décisions stratégiques. Des conseils dignes d’un expert-comptable, mais à un prix beaucoup moins élevé et à des conditions qui peuvent évoluer en fonction des besoins et de la santé financière de l’entreprise.

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