La dématérialisation des factures, notamment avec le format Factur-X, offre des avantages concrets à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur. Pourtant, de nombreux micro-entrepreneurs hésitent encore à adopter un logiciel facturation PME pour gérer leurs documents comptables en ligne via le cloud. Beaucoup utilisent encore Word ou Excel, des outils dépassés face aux solutions modernes comme Sage, QuickBooks ou Sellsy. Ces logiciels permettent pourtant d’automatiser la facturation, de suivre les paiements en temps réel et de gagner en efficacité dès les premières utilisations. Des offres gratuites ou abordables existent, adaptées aux besoins des TPE et auto-entrepreneurs.
Les auto-entrepreneurs, des besoins communs
Les exploitants agricoles, les traducteurs freelance, les artistes, les artisans, les personnes exerçant une profession libérale et, plus largement, les auto-entrepreneurs n’ont ni le temps, ni l’envie, ni, parfois, les compétences nécessaires pour gérer efficacement leur comptabilité.
En effet, le traitement et la déclaration de leurs factures, de leurs droits d’auteur ou de leurs frais d’honoraires représentent un travail à la fois fastidieux et chronophage. Dans ce contexte, nombreux sont ceux qui préféreraient déléguer ces tâches à un expert-comptable, afin de se concentrer sur leur cœur de métier.
S’ils envisagent l’acquisition d’un logiciel de facturation en ligne, c’est pour leur apporter une solution compta rapide et pas chère. Pour cette raison, un outil de facturation en ligne pour TPE et PME doit réunir les caractéristiques suivantes :
- il doit être gratuit ou son tarif peu élevé ;
- s’il est payant, l’utilisateur doit pouvoir tester une version d’essai pour découvrir ses fonctionnalités et évaluer son utilité pour l’entreprise ;
- l’interface utilisateur doit être intuitive et attrayante, avec une navigation simple et des menus compréhensibles ;
- le logiciel doit réaliser une facturation conforme à la loi ;
- les documents comptables doivent être accessibles depuis un terminal mobile car les auto-entrepreneurs se déplacent beaucoup ;
- le support technique doit être réactif pour répondre aux questions ou résoudre des problèmes dans un court délai.
Logiciel facturation PME gratuit ou version d’essai
Un micro-entrepreneur ne déboursera jamais une somme d’argent pour l’acquisition d’un outil en ligne sans l’avoir essayé au préalable. Si votre ami expert-comptable vous a parlé d’un logiciel payant comme Sage, Sellsy ou QuickBooks, prenez le temps de bien l’explorer de fond en comble.
Vérifiez si votre outil traite uniquement vos factures ou l’ensemble du processus de facturation :
- création et émission de devis ;
- création des bons de commande et des bulletins de livraison ;
- suivi des paiements avec relances automatiques en cas de factures impayées.
L’ergonomie de l’interface de l’outil de facturation
Une bonne solution compta pour TPE et PME est une solution attrayante où il est facile de naviguer et d’opérer dès la première utilisation. Les auto-entrepreneurs sont généralement des professionnels avec une charge de travail importante. Ils adoptent un outil de facturation en ligne pour alléger leur comptabilité et gagner du temps, et ainsi se consacrer pleinement à leur coeur de métier. Leur logiciel doit par conséquent avoir une interface utilisateur ergonomique et facilement accessible.
Un outil compta conforme à la loi
Une facture doit inclure plusieurs mentions obligatoires comme :
- l’identité et les coordonnées du vendeur ou fournisseur (créancier), et celles du client (débiteur) ;
- la nature des articles vendus et le nombre d’unités ;
- les montants dus HT et TTC ;
- le taux de TVA à appliquer ;
- le numéro de facture ;
- certaines mentions imposées par le Code du commerce ou le Code général des impôts.
Un bon logiciel facturation PME en ligne automatise toutes ces tâches. Ils attribuent automatiquement un numéro à chaque facture.
Accéder aux documents traités par son outil depuis n’importe où
L’accessibilité est l’un des grands avantages des logiciels de facturation qui opèrent en mode SaaS. Les auto-entrepreneurs aiment rarement rester assis derrière leur bureau. Souvent, leur petite structure les oblige à assumer plusieurs tâches à la fois, mais aussi à se déplacer régulièrement pour rencontrer leurs clients, leurs fournisseurs ou d’autres collaborateurs.
Dans un tel contexte, leur outil en ligne doit être mobile pour les suivre n’importe où. Les factures et autres documents comptables traités par les logiciels de facturation sont disponibles depuis n’importe quel ordinateur.
Les solutions compatibles avec les systèmes d’exploitation mobiles Android et iOS permettent en outre d’accéder au menu de son assistant compta depuis un smartphone ou une tablette.
Logiciel de facturation et support technique
Un bon outil de dématérialisation de factures pour micro-entrepreneurs se juge également par la qualité de son support technique. Il doit être disponible en permanence, en semaine et le week-end, idéalement 24/h24 et à travers différents canaux (téléphone, email, chat).
Comparer plusieurs solutions de facturation
Tarifs et conditions tarifaires, offre web alléchante, réputation de l’éditeur du logiciel facturation PME, ergonomie du tableau de bord et impact sur le chiffre d’affaires. Certains paramètres importants sont très difficiles à cerner avant l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne.
Les utilisateurs sont de plus en plus nombreux à partager leurs avis sur Internet et à émettre leurs commentaires destinés à aider les entreprises à choisir parmi les outils disponibles celui qui leur convient le mieux.
Les notes des internautes offrent un aperçu global sur le positionnement d’une solution. Les avis offrent un complément d’information très utile aux PME qui optent pour l’externalisation du processus de facturation.
Les comparatifs permettent de visualiser en un coup d’oeil les atouts et les points faibles des logiciels de facturation gratuits ou payants. Ils mettent en valeur celui qui offre un meilleur rapport qualité / prix et certains aspects qui peuvent échapper à beaucoup d’utilisateurs.
Le logiciel de facturation en ligne n’est pas obligatoire
Les logiciels de facturation en ligne ne sont pas obligatoires, mais ils restent fortement conseillés pour les entreprises. En particulier, même les TPE et PME ont tout intérêt à les adopter, en raison des nombreux avantages et opportunités qu’ils offrent.
Par ailleurs, certaines solutions intègrent un logiciel comptable en complément de l’outil de facturation. À l’instar de la facturation, la solution comptable permet un suivi de la comptabilité de l’entreprise : trésorerie, encaissements, bilan comptable. Il s’agit d’un programme plus abouti, qui permet notamment d’aller bien au-delà de la simple dématérialisation.
De plus, les logiciels professionnels avancés intègrent des tableaux de bord facilitant les décisions stratégiques des dirigeants d’entreprise. Autrement dit, ils offrent des conseils dignes d’un expert-comptable, mais à un coût bien plus accessible et avec des conditions flexibles, évolutives selon les besoins et la santé financière de l’entreprise.
Vous devriez apprécier ces autres pages :
- Quelles sont les fonctions d’un logiciel de facturation en ligne ?
- Est-ce qu’un logiciel de facturation est obligatoire ?
- Faut-il utiliser un logiciel de facturation gratuit ?
- Quels sont les avantages d’un logiciel pour facturer en ligne ?
- Choisir un logiciel de facturation homologué
- Choisir un logiciel de facturation agréé
- Quelle est la législation relative aux logiciels de facturation ?
- Que peut apporter un OCR pour accélérer la saisie des factures ?
- Petit comparatif des principaux logiciels de facturation