La loi LME de 2008 qui contraint les entreprises à payer ses factures en 45 à 60 jours n’est pas encore respectée, malgré les solutions de recours proposé par le droit français. Le sujet de la facturation et des délais de paiement a un effet néfaste sur la trésorerie des sociétés, notamment les PME. La problématique se joue entre des délais de paiements clients souvent longs et non respectés et des délais de paiement fournisseur comptants ou très courts. Nous traitons de la règle générale s’appliquant aux délais de paiement, aux pénalités, aux indemnités et aux sanctions, il existe cependant des cas particuliers pour les secteurs de l’alimentation et boissons, du transport, des activités saisonnières et des achats de franchise en TVA qui sont consultables sur le site internet du ministère de l’Economie et des Finances.
Les délais de paiement
Les types de délais de paiement
Le délai de paiement est un élément obligatoire à faire figurer sur la facture, le contrat et dans les conditions générales de vente (CGV). Il existe différents types de délais de paiement :
- le paiement comptant ou le client doit payer le jour même de la prestation ou de la livraison;
- le paiement à réception avec un délai d’une semaine (le temps d’envoi de la facture);
- le paiement avec délai par défaut, qui est fixé par la loi à 30 jours après réception de la marchandise ou de la prestation;
- le délai de paiement négocié, qui a une limite à 45 jours fin de mois ou 60 jours après émission de la facture.
La particularité des paiements avec délai négocié
Le délai peut être négocié et doit obligatoirement être inscrit sur le contrat et dans les conditions générales de vente. Le délai maximum est de 45 jours, avec deux méthodes de calcul :
- 45 jours à partir de la date d’émission de la facture, par exemple si la facture est émise le 1er mars le délai maximum est le 16 avril;
- 45 jours fin de mois, soit la fin du mois auquel les 45 jours expirent, si la facture est émise le 1er mars le délai maximum est le 30 avril.
Les pénalités de retard
Les pénalités de retard doivent être inscrites sur le contrat et dans les conditions générales de vente. Elles se basent sur le taux directeur semestriel de la Banque centrale européenne avec une majoration de 10 points. Par exemple si le taux directeur est de 2 %, le taux de pénalités de retard sera alors de 2 plus 10 soit 12 %. Elles peuvent exceptionnellement être plus basses, mais jamais inférieur au taux minimum de 2,52 % correspondant à trois fois le taux de l’intérêt légal.
Pour le calculer sur une période, vous pouvez le multiplier par le nombre de jours de retard ou si la facture n’est pas encore payée, le nombre de jours à la date du calcul des pénalités.
Le taux est appliqué au montant TTC de la facture, le montant n’est pas soumis à la TVA. Aucun rappel ni lettre recommandée n’est obligatoire pour exiger le paiement de ces pénalités.
Les indemnités pour les frais de recouvrement
En plus des pénalités, s’ajoute une indemnité forfaitaire de 40 euros pour couvrir les frais de recouvrement du créancier. Cette indemnité doit, elle aussi, inscrite dans les CGV. Elle s’applique aux sociétés rattachées au code du commerce, exception faite des baux commerciaux et assurances.
Si les frais de recouvrement sont plus élevés que l’indemnité forfaitaire, une indemnisation additionnelle peut être réclamée sur justificatifs. Même conditions que pour les pénalités de retard, elle est appliquée au montant TTC de la facture et n’est pas soumis à la TVA. L’indemnité est due une seule fois, dès le premier jour de retard et malgré un paiement partiel de la facture à échéance.
Les sanctions
Le surpassement des délais de paiement en répétition et la non-inscription de ces dernières dans les CGV sont punis de :
- 75000 € à 150000 € pour une personne physique;
- 2 millions € à 4 millions € pour une personne morale.
L’impact sur la trésorerie des entreprises
Le rapport 2016 de l’Observatoire des délais de paiement pointe le non-respect des délais de paiement avec un délai de retard moyen de 44 jours pour les clients et 51 pour les fournisseurs, et un coût de près de 16 milliards d’euros de trésorerie par an pour les PME.
Les retards de paiement mettent en danger les entreprises qui par nécessité recourent à des financements auprès de leur banque. Le sujet concerne près de 30 % des entreprises, principalement les PME. La moitié des chefs d’entreprises avouent avoir sacrifié leur salaire la première année d’activité pour cause de créances impayées.
Voici quelques conseils pour mieux appréhender et réduire les effets de retards de paiement sur la trésorerie :
- connaitre son BFR (besoin en fonds de roulement) et ne pas le sous-estimer, par conséquent si vous savez combien de liquidité vous avez besoin pour fonctionner, vous pouvez alors prévoir les situations difficiles;
- soyez attentif à la gestion commerciale, gérer son poste client et ne pas allouer de longs délais à ses clients, notamment lorsque vous devez payer vos fournisseurs rapidement;
- avoir un suivi rigoureux des paiements, connaitre le comportement de ses clients permet d’anticiper quelle facture mettra du temps à être payée;
- avoir une prévision de trésorerie afin d’avoir une vision à moyen terme et ne pas être surpris par un problème lié aux paiements;
- faire le bon choix des solutions de financement, certains achats comptants ou un paiement à court terme peut affaiblir la trésorerie, les dépenses avec un retour sur investissement (RSI) à court terme peuvent être payées comptant alors qu’une dépense avec un RSI à long terme peut être financée par un crédit;
- ne pas confondre le chiffre d’affaires (CA) et la rentabilité, un fort CA n’étant pas automatiquement source de forts bénéfices, la rentabilité est une information à suivre de très près;
- agir rapidement, n’hésitez pas à téléphoner aux services comptables de vos clients, en commençant par les montants les plus élevés;
- négocier des délais fournisseur en adéquation avec les délais clients;
- n’hésitez pas à faire valoir vos droits et facturez les pénalités et le forfait d’indemnité dès le premier jour de retard.
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