Tenir sa comptabilité sans erreur : 8 points essentiels

Faire le bilan comptable de votre entreprise vous donne des sueurs froides ? Vous avez peur de commettre des erreurs irréversibles ? Mieux vaut, effectivement, savoir qu’est-ce que la comptabilité pour avoir une trésorerie irréprochable, lorsqu’on est entrepreneur. Vous devez non seulement connaître vos obligations légales, mais aussi réussir à avoir une gestion sans faille. Alors, comment tenir sa comptabilité correctement, sans perdre un temps infini ? Si vous souhaitez mettre de l’ordre dans votre livre de comptes, cet article est fait pour vous. Découvrez 8 points essentiels pour ne pas avoir d’ennuis avec l’administration fiscale ! 

Comment tenir sa comptabilité correctement-1

Désigner la bonne personne pour s’occuper de sa comptabilité 

Du point de vue légal, en tant qu’un entrepreneur, vous êtes tout à fait en droit de gérer seul les comptes de votre société. Toutefois, vous préférez peut-être vous concentrer sur le coeur de votre métier et ne pas vous lancer dans le casse-tête des opérations comptables ! Il vous suffit donc de déléguer cette tâche à d’autres. Alors, qui peut faire votre comptabilité ? 

Une personne compétente de votre équipe peut tout à fait effectuer cette gestion obligatoire. Sachez que vous êtes aussi en mesure d’externaliser ce travail en le confiant à un expert-comptable

La règlementation en matière de comptabilité vous impose de passer par un professionnel inscrit au tableau de l’ordre. En effet, seul un expert est habilité à  :

  • tenir votre livre de comptes;
  • les vérifier;
  • les surveiller;
  • établir un plan de redressement si besoin.

Trouver le bon expert-comptable 

Ce spécialiste des chiffres est l’un de vos partenaires clés. Il est effectivement censé vous accompagner, au quotidien et pour de longues années, dans la gestion de votre société. Il se doit, par conséquent, d’être votre meilleur confident financier, mais aussi de partager vos valeurs de l’entrepreneuriat. Alors, comment choisir son expert-comptable ? En pratique, avant de prendre le premier venu sur internet, optez pour celui qui répond aux critères suivants : 

  • il est compétent dans votre domaine et maîtrise notamment les particularités de votre domaine d’activité;
  • il est disponible et réactif;
  • son fonctionnement vous ressemble. Si vous préférez, par exemple, dématérialiser la comptabilité de votre société, choisissez un expert en ligne. Ce dernier crée, à l’aide d’un logiciel, des tableaux de bord clairs que vous pouvez consulter, en temps réel, de n’importe où. Dans le cas où vous vouliez avoir un contact physique régulier avec votre comptable, privilégiez, sans hésiter, la proximité géographique avec le cabinet d’expertise.

Contrôler les comptes de son entreprise sans se tromper 

L’une des missions de comptabilité les plus essentielles de tout entrepreneur est la vérification de ses comptes. Ne stressez pas ! Lisez ce qui suit pour savoir en deux mots comment vérifier une comptabilité. Il s’agit simplement de vous assurer que les comptes de votre entreprise soient corrects. Ceci n’est possible que si :

  • vous avez effectué la saisie comptable avec le plus grand sérieux;
  • vous avez traduit dans vos comptes tous les mouvements effectués. 

A partir de là , suivez les étapes suivantes.

  1. Identifier les mouvements comptables qui composent le solde de vos comptes et assurez-vous de la clarté de chaque élément. En pratique, passez en revue votre compte client et votre compte fournisseur. Recherchez les éventuelles factures impayées qui pourraient justifier les soldes de vos comptes. Ces dernières constituent des documents très précieux pour contrôler vos écritures comptables. Veillez donc à ce qu’elles soient toutes stockées correctement.
  2. Associer à chaque opération son justificatif. Ce peut-être une facture, des déclarations aux organismes fiscaux, etc. 
  3. Vérifier que toutes les opérations réalisées sont enregistrées correctement sur le bon compte.
  4. Assurez-vous que vos stocks sont physiquement conformes à vos enregistrements papier.

Si vous passez par un professionnel qualifié, ce dernier vous délivre, en fin de vérification, une attestation dans laquelle il certifie n’avoir décelé aucune erreur.

Faire facilement le bilan comptable de sa société 

Le bilan comptable reflète l’image du patrimoine de votre société à un instant T. Ce document synthétique doit obligatoirement être mis à jour une fois l’an, généralement avant la clôture de l’exercice. Voyons comment faire son bilan comptable ? 

Il se présente sous la forme d’un tableau qui répertorie 2 éléments principaux  :

  • l’actif : il rassemble tous les éléments du patrimoine de l’entreprise (bâtiment, fond de commerce, stock, créances, solde bancaire, etc.);
  • le passif : il regroupe ce que l’entreprise doit, comme, par exemple, les dettes à un fournisseur, une somme d’argent due à une banque, etc.

Concrètement, pour réaliser facilement un bilan comptable, il vous suffit de faire un tableau sur Excel ou d’utiliser un logiciel de comptabilité. Inscrivez l’actif dans la première colonne et le passif dans la deuxième.

Equilibrer son bilan comptable

Votre bilan comptable est basé sur la notion d’équilibre financier. De ce fait, chaque unité du passif est tenue de correspondre à un élément de l’actif. Ainsi, pour avoir un bon bilan comptable, la totalité de l’actif doit forcément être égale à l’ensemble du passif.

Votre bilan ne tombe pas juste, alors que vous venez d’y passer des heures ? En comptabilité, le manque d’attention ne pardonne pas ! Alors, avant de vous alarmer, vérifiez donc que :

  • vous n’avez pas fait une inversion de chiffres;
  • vous avez inscrit les nombres dans la bonne colonne;
  • vous n’avez pas oublié de reporter des données;
  • vous n’avez pas ajouté de nombres.

Si, malgré tout, votre bilan ne s’équilibre pas, c’est que vous ne l’avez peut-être pas bien préparé en amont. Alors, lisez ce qui suit pour rectifier vos erreurs.

Vérifier sa trésorerie avec exactitude

Même si son caractère n’est pas obligatoire, le rapprochement bancaire reste une étape essentielle pour être sûr d’avoir des comptes justes. Alors, qu’est-ce qu’un rapprochement bancaire exactement ? Cette opération est utile pour avoir un regard précis sur votre trésorerie.

Il s’agit d’examiner en parallèle les enregistrements comptables de votre compte banque et les opérations figurant sur votre relevé bancaire

Concrètement, vous devez :

  • associer chaque ligne du relevé de banque à un mouvement comptable en vérifiant l’exactitude des montants;
  • régulariser les écritures erronées ou manquantes;
  • vérifier que le solde bancaire est similaire au solde comptable;
  • contrôler vos écritures comptables.

Vous mettez ainsi en valeur les éventuelles divergences dues à  :

  • des erreurs de saisie;
  • des oublis;
  • des entrées d’argent non enregistrées ou des chèques non débités.

Comment tenir sa comptabilité correctement-2

Comprendre la différence entre une comptabilité d’engagement et la trésorerie

La tenue d’une comptabilité régulière est une obligation légale pour toutes les sociétés. La règlementation comptable a prévu deux systèmes :

  • la comptabilité d’engagement;
  • la comptabilité de trésorerie.

Selon le régime d’imposition dont vous dépendez, vous n’aurez peut-être pas le choix. En effet, la comptabilité d’engagement est obligatoire si vous dirigez  : 

  • une entreprise individuelle dont l’activité relève du BIC à l’exception d’une auto-entreprise;
  • une société d’exercice libéral;
  • une société commerciale soumise à l’IR ou à l’IS.  

Voyons de plus près quelle est la différence entre comptabilité d’engagement et de trésorerie ?

Dans une comptabilité d’engagement, vous enregistrez les dettes et créances en sus de toutes vos opérations de trésorerie. En pratique, vous comptabilisez la facture d’un client dans votre livre de comptes, dès que la prestation de service ou la vente de produit a été réalisée. En même temps, vous inscrivez les règlements dans votre livre-journal.

La comptabilité de trésorerie, quant à elle, fait uniquement ressortir les recettes et les dépenses. Dans un tel système, les créances et les dettes ne sont donc pas enregistrées. Comme le volume des écritures est réduit, vous gagnez beaucoup de temps et vous faites des économies sur les honoraires de votre expert-comptable, si vous en avez un.

Connaître les documents de comptabilité sont obligatoires 

Au regard de la loi, certaines pièces sont obligatoires pour avoir une comptabilité en règle. Alors, quels sont les documents comptables dont vous ne pouvez pas vous passer ?

Qu’ils soient sous format papier ou électronique, vous devez obligatoirement posséder un livre-journal et un grand livre. 

Le premier enregistre, de manière chronologique, tous les mouvements impactant le patrimoine de votre société. Ce peut-être aussi bien des achats que des ventes, par exemple. Le grand-livre, quant à lui, regroupe toutes les informations du livre-journal et les répartit selon le plan de compte.

Tenir sa comptabilité correctement demande un minimum de rigueur. Si vous êtes en droit de réaliser vous-même ses tâches, mais vous avez aussi la possibilité d’engager un expert-comptable. Quoi qu’il en soit, vous êtes contraint de : 

  • contrôler régulièrement les comptes de votre entreprise;
  • réaliser un bilan comptable par an;
  • posséder les documents de comptabilité obligatoires.

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