La comptabilité auxiliaire dans les entreprises

Plus une entreprise est grande, plus la comptabilité est complexe. Les grandes sociétés ont de nombreux clients et fournisseurs, et multiplient les mouvements de caisse. La gestion de la trésorerie et de la TVA devient beaucoup plus chronophage au fur et à mesure qu’augmente le volume des ventes et achats de produits ou de services. Le détail de ces comptes échappe parfois à l’entreprise et à l’expert-comptable, malgré l’annotation d’informations dans le grand livre comptable.

Pour apporter un peu plus de visibilité à ce suivi, les grandes entreprises penchent pour l’utilisation de comptes tiers appelés comptes auxiliaires. Grâce au compte auxiliaire, les écritures relatives aux mouvements de caisse sont mieux réparties. Et bonne nouvelle pour les entrepreneurs séduits par l’utilisation d’un logiciel pour automatiser leur balance comptable et le traitement de leurs factures : les outils comptables en ligne intègrent une fonction pour la création des comptes auxiliaires.

Qu'est-ce que des comptes comptables auxiliaires ?-1

Une comptabilité plus transparente grâce aux comptes auxiliaires

La clôture de l’exercice en cours est proche. L’heure du bilan et de la saisie des informations relatives au patrimoine de l’entreprise arrive. Vous avez pris soin de bien mettre à jour les journaux en répertoriant tous les mouvements de caisse, mais il vous reste un casse-tête à résoudre : la révision des comptes. Vous êtes à la tête d’une entreprise en plein développement, avec des clients et des fournisseurs répartis géographiquement et un catalogue de produits très diversifié.

Lorsqu’un entrepreneur ou son expert-comptable constate des noeuds difficiles à démêler dans ses comptes clients et fournisseurs, il dispose d’une solution prévue à cet effet : le compte auxiliaire. Le compte auxiliaire est un compte tiers qui permet de séparer les opérations entre l’entreprise, ses clients et ses fournisseurs. Pour être conformes aux règles d’écriture comptable, la création de ce compte tiers doit respecter la numérotation des comptes clients (411) et fournisseurs (401), car il s’agit en réalité de sous-comptes.

Quels sont les avantages des comptes auxiliaires ?

Dans les comptes auxiliaires, l’entrepreneur ou l’expert-comptable enregistre les opérations pour les tiers, clients ou fournisseurs. La création de comptes supplémentaires peut de prime abord paraître déroutante et rendre plus complexe la gestion de la comptabilité. Pourtant, une fois familiarisée avec ces nouvelles branches comptables, la personne chargée de réviser les comptes apprécie les avantages d’un compte auxiliaire qui :

  • offre plus de clarté dans la trésorerie et la comptabilité;
  • permet de gagner du temps lors du bilan en fin d’année;
  • accélère la localisation d’un mouvement de caisse en particulier entre l’entreprise et un client ou un fournisseur;
  • simplifie le lettrage des comptes de tiers;
  • plus généralement, aide à contrôler la balance comptable et à étudier chaque détail des flux de trésorerie.

Ainsi, il est possible de localiser rapidement sur un compte auxiliaire une facture non réglée par un client, dont le délai de paiement est dépassé, et de le relancer pour exiger le règlement dans les plus brefs délais. Ce type de compte tiers permet également de détecter un même mouvement de caisse saisi deux fois par erreur (doublon), ou une facture fournisseur qui n’a pas été payée.

L’utilisation des comptes auxiliaires est recommandée uniquement lorsque le nombre d’écritures comptables est important. Pour les PME et les TPE qui enregistrent des mouvements de caisse peu nombreux à chaque exercice, le recours aux comptes auxiliaires peut devenir, au lieu d’un outil comptable, un inconvénient qui complique le suivi des comptes.

La balance auxiliaire, photographie des dettes et des créances

Comme le bilan réalisé en fin d’exercice, la balance auxiliaire est une photographie de l’activité et de la santé financière de l’entreprise. Il s’agit cependant d’une photographie plus réduite qui se limite aux comptes tiers, mettant ainsi en avant les dettes fournisseurs et les créances clients. Cette balance comptable en format réduit comporte les informations suivantes :

  • le numéro de compte général et le numéro de compte auxiliaire du client ou du fournisseur;
  • le nom du client ou du fournisseur;
  • le détail des dettes ou des créances du tiers titulaire du compte, avec souvent 4 colonnes reprenant le détail des opérations intitulées respectivement « Solde à l’ouverture », « Total des débits », « Total des crédits » et « Solde à la clôture ».

La balance auxiliaire est un outil comptable très intéressant, mais qui a ses limites. Elle ne permet pas par exemple de visualiser les échéances prévues pour le règlement des factures. Ces informations figurent dans un autre type de balance, la balance âgée.

Confier la gestion de ses comptes auxiliaires à un expert-comptable

Pour tenir une bonne comptabilité, beaucoup d’entreprises ont recours à un expert-comptable de façon permanente ou ponctuelle, en particulier en fin d’exercice pour la réalisation ou la vérification du bilan. La création des comptes auxiliaires est un service proposé par ces professionnels. Ils peuvent, physiquement ou en ligne, émettre un devis personnalisé à un entrepreneur sur lequel figurent les frais d’honoraires correspondant à la gestion des comptes auxiliaires. Le montant des honoraires dépend de plusieurs facteurs dont :

  • le nombre de comptes tiers à créer et à gérer;
  • la taille de l’entreprise;
  • le nombre de mouvements de caisse à enregistrer et à réviser;
  • les autres services éventuels prévus au cours de la mission.

Qu'est-ce que des comptes comptables auxiliaires ?-2

Création et utilisation des comptes auxiliaires avec un logiciel comptable

Plus complets que les logiciels de facturation, les outils comptables en ligne aident les entreprises à accélérer et automatiser leurs tâches comptables, tout en garantissant une conformité à la loi en vigueur. Les logiciels de comptabilité certifiés comportent plusieurs fonctionnalités accessibles à travers une interface intuitive. La gestion des transactions avec les tiers est une « famille » de fonctionnalités, qui renferment elles-mêmes plusieurs options. Cette partie de menu permet à l’utilisateur :

  • de créer des comptes généraux et auxiliaires;
  • de consulter et d’éditer les comptes clients et fournisseurs créés;
  • de réaliser des relances automatiques en cas de retard de paiement d’une facture;
  • de personnaliser les relances et tous les documents comptables traités par l’outil.

Certains logiciels de comptabilité disposent également d’une fonctionnalité de rapprochement bancaire, très utile pour les entrepreneurs qui souhaitent effectuer un suivi très rigoureux de leurs comptes et des mouvements de caisse.

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