Sur chaque exercice fiscal, les entreprises doivent tenir et conserver des documents comptables regroupant toutes les informations financières sur la période. Ces informations sont regroupées, classées, catégorisées sur différents documents dans le but d’une part de fournir une image transparente de l’activité et de la santé de l’entreprise aux associés pour leur prise de décision et d’autre part servir de source de contrôle pour l’administration fiscale. Retrouvez toutes les informations pour tenir sa comptabilité correctement.
Le rôle des documents comptables
Par définition
Les documents comptables permettent d’évaluer la santé financière de l’entreprise, ils retracent l’ensemble des flux financiers et sont tenus de refléter la réalité. Ces documents doivent respecter le format conforme à la loi pour être lisibles lors d’un contrôle fiscal. Ces documents doivent être conservés 10 ans au minimum comme requis dans le Code du commerce (article L123-22).
L’approbation des comptes
Les documents principaux (bilan comptable, compte de résultat, annexe comptable) servent à la fin de chaque exercice comptable, à l’approbation des comptes annuels des entreprises, sous la responsabilité du chef d’entreprise.
Chaque année à la même date inscrite dans les statuts, l’entreprise doit clôturer son exercice social et a 6 mois pour faire approuver ses comptes. Les comptes annuels doivent être rédigés de préférence par un expert-comptable et comprennent l’ensemble des transactions réalisées pendant l’année de l’exercice. Ensuite, un rapport de gestion doit être établi par le gérant permettant de rendre des comptes aux associés. Il est obligatoire excepté pour les EURL et SASU conduit par une personne physique et ne dépassant pas deux des trois conditions suivantes : 10 salariés permanents, 2 millions d’euros de chiffre d’affaires et un million d’euros de bilan.
Une assemblée générale annuelle est organisée dans les 6 mois pour approuver ou non les comptes. C’est l’occasion de mettre à disposition des associés les documents comptables, qui doivent à la majorité valider, modifier ou rejeter les comptes. La décision concernant les bénéfices est prise par les associés à cette réunion. Les décisions sont notées dans un procès-verbal d’assemblée générale qui est envoyé au greffe pour clore la procédure d’approbation des comptes.
Le classement des documents comptables
Il n’y a aucune règle concernant la façon ou le système de classement des documents comptables. Il s’agit plutôt dune bonne pratique pour retrouver facilement une donnée dans un document, pour être présentée à l’administration fiscale ou à l’Urssaf. La dématérialisation via des logiciels de comptabilité ou systèmes de gestion en ligne sont actuellement une des meilleures méthodes pour classer ses documents comptables.
Les documents comptables les plus importants
Il existe une multitude de documents comptables, voici les plus importants.
Les comptes annuels
Les comptes annuels qui permettent l’approbation des comptes annuels se composent de 3 documents :
- le bilan comptable, qui regroupe les actifs (ce que l’entreprise possède, comme les créances et les immeubles) et passifs (ce que l’entreprise doit comme ses dettes, le capital social) de l’entreprise à la fin de l’exercice, permettant de montrer la santé financière de l’entreprise;
- le compte de résultat, qui inventorie les produits (la vente de marchandises et services, etc.) et les charges (l’achat de matériel, le loyer, etc.) pour établir un résultat qui est égal à la différence entre la somme des produits et la somme des charges sur la période de l’exercice, aussi établi sur différentes périodes de l’année sous le nom de solde intermédiaire de gestion;
- l’annexe comptable, qui sert à documenter et expliquer le bilan comptable et le compte de résultat.
Les entreprises qui appartiennent au régime réel simplifié d’imposition peuvent choisir une présentation simplifiée de ces 3 documents.
Les livres comptables
Les livres comptables se composent de deux documents :
- le livre journal qui regroupe chronologiquement tous les flux de l’activité de l’entreprise, ceux-ci peuvent être répertoriés par type de journal (achats, ventes, etc.), puis rassemblés dans un livre journal ou journal comptable;
- le grand livre présente les mêmes informations que le livre journal, mais avec une catégorisation par compte.
Les pièces justificatives
Les pièces justificatives attestent les informations inscrites dans les comptes, par exemple un achat doit par exemple être justifié d’une facture. Les documents comptables doivent être conservés 10 ans, exception pour les factures papiers avec une conservation de 6 ans et 3 ans pour les factures électroniques. Le non-respect de la conservation des documents est sanctionné jusqu’à 50 % du montant de la facture.
Le fichier des écritures comptables
Pour les entreprises qui utilisent un système de gestion comptable, l’administration fiscale demande de pouvoir présenter pour chaque exercice un fichier dématérialisé, notamment pour le contrôle fiscal. Toutes les entreprises des catégories BIC, BNC et BA sont concernées excepté les microentreprises.
Les obligations particulières
Suivant le chiffre d’affaires (CA) et le nombre de salariés, notamment si plus de 18 millions d’euros de CA et plus de 300 personnes, ces entreprises doivent fournir un plan de financement prévisionnel. Il permet de certifier l’équilibre financier de l’entreprise et de lister les ressources nécessaires pour y parvenir.
Le document d’inventaire
Depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus une obligation. Il permet de lister les éléments passifs et actifs de l’entreprise en précisant la valeur et la date de chaque élément, il doit être conservé pendant 10 ans.
Les experts-comptables vous aident
Tous ces documents peuvent être créés de façon automatique si vous utilisez un logiciel de facturation couplé à un système de gestion comptable. Tenir ces documents à jour sans erreurs est une tâche complexe que vous pouvez simplement déléguer à un expert-comptable. Vous devrez lui fournir les documents relatifs aux achats et ventes, tels que :
- factures d’achat;
- factures de vente;
- relevés bancaires;
- talons de chèque;
- tickets de carte bleue.
L’expert-comptable ayant l’habitude de traiter avec l’administration fiscale, il connait tous les tenants et aboutissants pour préparer vos documents comptables. Il peut s’occuper de la saisie des écritures (factures, TVA, paies, charges sociales), de la révision comptable (justifier les comptes de bilan et de compte de gestion, analyser les variations), et des états financiers (tous les documents cités ci-dessus). Il est finalement garant de la bonne tenue de vos comptes. De plus, vous n’aurez pas à gérer les démarches administratives et pourrez bénéficier de conseils pour optimiser sur le plan fiscal, juridique et social votre entreprise.
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