A qui peut-on confier sa comptabilité ?

Le code du Commerce impose à tous les commerçants, artisans, industriels, les professions libérales, les associations et les comités d’entreprise de tenir une comptabilité. Il est important de savoir comment tenir sa comptabilité correctement sous peine de sanctions, à savoir si pertinent il est la tenir en interne ou plus judicieux de la déléguer à un expert-comptable.

Qui peut faire votre comptabilité ?-1

Les obligations des entreprises

Toute société est tenue d’avoir une comptabilité, en interne ou en externe. Ces obligations comptables évoluent suivant le régime d’imposition : 

  • les auto-entrepreneurs, les obligations sont allégées, simplement tenir un livre des recettes et dépenses;
  • les entreprises individuelles, les obligations dépendent de l’activité, les BNC (Bénéfices Non Commerciaux) doivent avoir une comptabilité de trésorerie, un livre journal et une souscription à une liasse fiscale, les BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) doivent en plus une comptabilité d’engagement;
  • les SAS, SASU, SARL, SA, EURL, etc., doivent enregistrer les flux financiers, avoir un inventaire par an, élaborer des annuels incluant le compte de résultat, le bilan et l’annexe et conserver ces documents minimum 10 ans.

La loi n’impose donc pas de faire faire sa comptabilité par un professionnel, le choix portera sur la complexité ou non des obligations comptables de la société.

Tenir sa comptabilité en interne

Pour les régimes comptables simples

Tenir sa comptabilité en interne s’avère judicieux pour les petites structures dont les obligations ne sont pas lourdes. L’avantage pour le chef d’entreprise est d’une part un gain financier et d’autre part une sensibilisation à la comptabilité qui peuvent servir pour des décisions commerciales ou stratégiques. L’inconvénient est le temps passé à cette tâche qui l’éloigne de sa mission première : gérer l’entreprise. Le chef d’entreprise n’étant pas un professionnel, il est conseillé de faire une formation pour connaitre les obligations comptables de son régime, ainsi qu’une formation du logiciel de compatibilité utilisé. 

Si la loi n’impose pas de tenir sa comptabilité par un professionnel, elle punit par contre la mauvaise comptabilité par une sanction de 500000 euros d’amende et 5 ans de prison.

Pour les régimes comptables complexes

Pour les régimes plus lourds, mais surtout lorsque l’activité de l’entreprise s’accélère, il est conseillé d’utiliser les services d’un professionnel et donc d’embaucher un comptable salarié. Attention un comptable n’est pas un expert-comptable ! Le comptable aura pour mission de gérer le flux journalier et s’occuper de la gestion administrative de l’entreprise, puis des missions annexes comme la paie des salariés. Le comptable n’est pas apte à signer les comptes annuels et moins compétent sur les sujets d’optimisation fiscale. Il y a donc deux choses à différencier, le traitement et l’écriture comptable des flux qui peuvent être pris en charge par un comptable et la validation des comptes et du bilan uniquement par un expert-comptable.

Le coût d’un comptable salarié étant d’environ 30000 euros par an, il est important de comparer ce que l’entreprise paierait avec une externalisation de sa comptabilité à un cabinet d’expert-comptable. Les frais d’expert-comptable sont calculés suivant le chiffre d’affaires de l’entreprise, si les honoraires se rapprochent de ce montant, il est peut-être temps de penser à l’embauche.

Déléguer sa comptabilité à un expert-comptable

Quand et comment déléguer

Généralement, les entreprises font appel à un expert-comptable dès leur création, pour sa polyvalence et son coût minime. Il est compétent pour :

  • vous conseiller sur le choix du statut juridique;
  • vous aider à  optimiser fiscalement l’entreprise;
  • vous recommander des financements et subventions;
  • déterminer le choix de votre statut social ?

L’expert-comptable doit faire gagner du temps au chef d’entreprise en s’occupant des écritures comptables, des déclarations (TVA, liasse fiscale, CVAE) et peut faire le lien avec l’administration fiscale. Il est garant d’une comptabilité et fiscalité conforme à la législation fiscale et apporte quotidiennement du conseil sur l’optimisation du bilan et des charges.

La lettre de mission

Le contrat liant l’expert-comptable et le client s’appelle une lettre de mission, elle définit le champ d’action et les responsabilités de l’expert-comptable envers l’entreprise cliente. La lettre de mission doit comporter ces éléments :

  • la désignation des parties;
  • l’objet du contrat;
  • les obligations et les responsabilités de chaque partie;
  • la durée, ses conditions de renouvèlement et de résiliation;
  • le montant des honoraires.

Suivant le besoin de l’entreprise, la liste des tâches déléguées à l’expert-comptable est définie de façon exhaustive dans la lettre de mission. Elle permet de formaliser les obligations et définir la responsabilité de l’expert-comptable qui a une responsabilité civile (pour les dommages causés à l’entreprise), une responsabilité pénale (pour les infractions) et une responsabilité disciplinaire (règles déontologiques de l’ordre des experts-comptables).

Choisir son expert-comptable

L’expert-comptable est titulaire d’un DEC (Diplôme d’Expertise Comptable) et doit être inscrit au tableau de l’ordre des experts-comptables. Vous devez vérifier lors de la prise de contact avec un cabinet ou un expert-comptable ces éléments afin d’être protégé contre l’exercice illégal de la comptabilité. Vous aussi prendre en compte ces facteurs lors du choix de votre expert-comptable, suivant :

  • votre secteur d’activité, vous pouvez avoir besoin d’une expertise particulière, il est important que votre expert-comptable connaisse le milieu dans lequel vous évoluez afin de vous préconiser des solutions adéquats;
  • la géolocalisation qui peut être un facteur important si vous devez rencontrer votre expert-comptable régulièrement;
  • la réactivité et la disponibilité, élément crucial, car vous devez pouvoir avoir une réponse dans la journée si nécessaire lors de prise de décision;
  • le tarif, l’expert-comptable peut vous proposer 2 méthodes, une facturation au temps passé ou un forfait;
  • ses équipements informatiques, peut-il dématérialiser l’ensemble des documents, a-t-il les logiciels pour automatiser le traitement des données;
  • ses compétences, s’occupe-t-il de toutes les déclarations, apporte-t-il un conseil juridique.

Nous vous conseillons de toujours comparer plusieurs cabinets d’experts-comptables suivant la situation et les besoins de l’entreprise et les facteurs cités ci-dessus. Le but est de trouver la balance entre votre besoin et l’offre de l’expert.

Le monopole des experts-comptables

Les comptes annuels doivent être validés uniquement par un expert-comptable (le simple comptable n’a pas ce droit). De ce fait chaque bilan doit passer entre les mains d’un expert-comptable créant ainsi un monopole en France. L’Union européenne a quant à elle un autre avis, en 2017 elle demande à la France de clarifier sa position sur le sujet afin de renforcer la concurrence sur cette activité.

Le débat actuel porte sur la saisie comptable, tandis que l’Ordre des Experts-Comptables souhaite monopoliser l’écriture des flux comptables (car c’est aux experts-comptables de valider les comptes), la poussée de la dématérialisation et l’utilisation des logiciels de facturation remplissent déjà cette tâche.

Qui peut faire votre comptabilité ?-2

L’exercice illégal

L’exercice illégal est le fait de faire tenir sa comptabilité et valider ses comptes par une personne qui n’est pas compétente et reconnue par la profession. Elle se distingue par : 

  • une absence de diplôme d’expertise-comptable (DEC);
  • le non-enregistrement au Tableau de l’Ordre des experts-comptables;
  • la réalisation d’une pratique comptable relevant de la compétence d’un expert-comptable;
  • l’entreprise en son nom propre et sous sa responsabilité;
  • au minimum 2 clients ou actions comptables pour établir le délit.

L’exercice illégal est puni d’une amende de 15000 euros et d’une peine d’un an de prison, à cela peut s’ajouter des sanctions émises par la juridiction de l’ordre des Experts-Comptables.

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