Quel que soit le type d’entreprise que vous gérez, vous devez être capable d’établir une facture client. Il s’agit d’un document comptable indispensable pour la demande de paiement auprès de votre client pour la prestation de service que vous avez réalisée.
Mais une facture client ne se fait pas n’importe comment et vous devez respecter certaines conditions lors de son élaboration. C’est en respectant ces conditions que vous pouvez garantir la conformité du document. Avant d’entrer dans les détails sur la manière d’établir une facture client, nous allons d’abord voir sa définition.
Définition de la facture client
Par simple définition, la facture client est un document ou pièce comptable à envoyer au client après la livraison d’un produit ou la réalisation d’une prestation de service. Il doit généralement être envoyé avant le paiement.
Dans cette facture, vous informez votre client du montant à payer ainsi que des conditions à respecter pour le paiement. Si vous entendez le terme « facture de vente » ou facture d’achat, sachez qu’on parle du même document.
Si c’est vous qui vendez un produit ou un service à une entreprise, cette dernière va enregistrer le montant facturé dans ses comptes créditeurs. De votre côté, vous allez intégrer la facture de vente dans vos comptes débiteurs.
On dit que les paroles s’envolent et que les écrits restent. La facture client est un document important qui laisse une trace écrite. Elle est nécessaire lorsqu’une entreprise est auditée ou sujette à un contrôle fiscal, puisque cette dernière doit disposer de factures organisées et numérotées pour expliquer la source de l’argent.
Les éléments obligatoires pour établir une facture client
Pour que le document soit précis et que le paiement s’effectue très rapidement, établir une facture client nécessite divers éléments essentiels comme la date de son envoi et de l’échéance de paiement, le nom et l’adresse de votre entreprise, la liste de produits et de services facturés, le numéro de la facture et les conditions de paiement. Voyons chacun de ces éléments en détail :
La date d’émission du document et du délai de paiement
Quand vous comptez établir votre facture client, vous devez mentionner la date à laquelle le document est envoyé au client, mais aussi la date d’échéance pour le paiement. Votre client doit savoir exactement le délai qui lui est alloué pour réaliser le paiement pour éviter les retards. C’est en fonction de cette échéance que vous pourrez envoyer un rappel lorsque le délai n’est pas respecté.
Les coordonnées de votre entreprise et de votre client
Il s’agit des noms et des adresses de votre entreprise et ceux de votre client. Les adresses postales doivent toujours figurer sur la facture, même si l’envoi s’effectue par mail. Avant d’émettre une facture, assurez-vous d’y inclure toutes les informations nécessaires.
Établir une facture client demande aussi la mention d’autres informations de contact importantes comme votre numéro de téléphone et votre e-mail, car votre client en aura besoin s’il a des questions à poser ou souhaite effectuer une réclamation sur certains éléments figurant sur la facture.
La liste des produits ou des services facturés
On parle ici d’une liste détaillée des produits ou des factures que vous facturez. Ces éléments doivent être les plus clairs possibles lorsque vous comptez établir une facture client. Pour cela, vous devez saisir de manière distincte chaque produit et service, leurs prix et leurs quantités.
L’addition de tous les produits et les services donne ce qu’on appelle le HT ou montant hors taxes. Dans le cas où votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez également l’ajouter. C’est de cette manière que vous obtenez le TTC ou montant avec toutes les taxes comprises.
Par contre, si votre entreprise n’est pas soumise à la TVA, vous n’avez pas besoin de mentionner le montant TTC ou la TVA à 0 % dans votre facture client. Tout ce que vous avez à faire est d’indiquer clairement que votre entreprise ou service n’est pas soumis à la TVA et la facture se concentre uniquement sur le HT ou le montant total.
Les conditions de paiement
Ce sont les modalités de paiement que le client doit à tout prix connaître. Par exemple, pour le délai de paiement, vous allez bien indiquer entre une période de 15 et 30 jours. Vous devez ainsi préciser clairement le délai pour payer la facture, afin d’éviter tout malentendu. Il est ainsi possible de vous servir d’un plan de paiement dans certains cas en proposant par exemple des paiements partiels.
Vous pouvez prendre cette mesure pour les clients qui ont du mal à effectuer le paiement en une seule tranche. Il est évident qu’un délai de paiement plus court est avantageux pour votre entreprise ou service, puisque vous obtenez votre argent plus rapidement.
Le numéro de facture
Dans la facture que vous envoyez, vous devez bien indiquer son numéro unique qui peut être une combinaison de lettres et de chiffres. Ces numéros sont importants et vous permettent d’avoir un suivi du travail ou du service effectué auprès de votre client.
En résumé, vu que la facture est un élément de preuve important lors d’une transaction commerciale, vous devez à tout prix y mentionner quelques éléments obligatoires. En détail, les éléments suivants sont à considérer pour bien établir une facture client :
- La mention qu’il s’agit d’une facture
- Le numéro du document et sa date d’émission
- La raison sociale de votre société, son nom et son adresse
- Le numéro de la TVA et celui du SIREN et sa forme juridique
- L’adresse de votre entreprise et son adresse de facturation
- Le nom de votre client et ses coordonnées
- Le prix de la main d’œuvre s’il s’agit d’une prestation de service
- Le montant HT, le taux de la TVA et le TTC
- Les pénalités au cas où il y a un retard de paiement
- Les diverses conditions de paiement
- Le délai d’un éventuel acompte
- Les différents détails sur les produits et la prestation ainsi que le prix unitaire
Selon les cas, vous pouvez aussi avoir besoin de figurer d’autres mentions obligatoires comme les suivantes :
- Le capital social de votre entreprise
- Le nom de la ville avec laquelle est localisé la greffe d’immatriculation ou le numéro RCS s’il s’agit d’un commerce
- Si vous êtes artisan, votre numéro sur le répertoire des métiers
- Votre assurance décennale ou de responsabilité civile si vous en possédez
L’établissement d’une facture client
Vous avez le choix entre trois grandes méthodes pour établir une facture :
L’utilisation d’un modèle
Vous avez l’embarras du choix entre différents modèles pour créer une facture client, mais optez pour celui qui respecte bien les règles en vigueur. Les meilleurs modèles sont faciles à utiliser et ils ont l’apparence de vraies factures professionnelles. À vous de voir si vous préférez joindre la facture par mail, imprimer le document ou envoyer une copie physique.
Un logiciel de comptabilité
Certains logiciels pour faire une facture vous donnent la possibilité d’élaborer des factures sur-mesure. Certains outils sont si pratiques qu’ils vous permettent d’envoyer la facture par mail via une application.
Le choix des factures en papier
Si vous n’aimez pas les solutions digitales, les factures physiques sont également des options à considérer. Certains blocs de factures sont aussi disponibles dans les grands magasins de fournitures de bureau.
