Est-ce qu’un logiciel de facturation est légalement obligatoire ?

Un micro-entrepreneur, une TPE ou une PME qui utilise exclusivement le support papier pour gérer ses documents comptables ne connaît pas forcément les atouts de la dématérialisation. Pourtant, la facture électronique et le format Factux-X offrent un grand nombre d’avantages aux entreprises. La conformité avec la loi, la conservation des données, l’archivage des documents, le contrôle des flux de trésorerie, le suivi des clients et la réalisation des états financiers en fin d’exercice comme le bilan et le compte de résultat figurent parmi les principales préoccupations des auto-entrepreneurs qui souhaitent gérer leur comptabilité eux-mêmes.

Concernant les factures, les préoccupations tournent en général autour des mentions obligatoires et de la période de conservation imposée par la loi. En tant que dirigeant d’entreprise consciencieux, vous vous demandez certainement si l’utilisation d’un logiciel de facturation est obligatoire au yeux de la loi. Une question légitime relative à des solutions en ligne performantes, qui mérite une réponse précise et nuancée.

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Qu’est-ce qu’une solution de facturation en ligne ?

Il peut s’appeler QuickBooks, Henrii, Sage ou Sellsy selon l’éditeur. Qu’il soit gratuit ou payant, qu’il se présente sous une version d’essai ou une version expert, un logiciel de facturation en ligne est un assistant comptable numérique qui aide l’entrepreneur à traiter ses factures. Chaque facture clients et fournisseurs est émise automatiquement par la machine, en conformité avec la loi. Autrement dit, en respectant l’insertion des mentions obligatoires comme :

  • le taux de TVA ;
  • l’identité de l’entreprise qui vend un produit ou fournit un service, et celle du client ;
  • le montant total de la transaction HT et le montant TTC ;
  • le nombre d’unités, le prix et une brève description de produits vendus.

De la conformité avec la loi à la centralisation des données en lieu sûr conservées sur des serveurs distants dans un data center en mode SaaS en passant par l’accès à tous les documents comptables depuis n’importe où, les atouts des outils de facturation en ligne sont indéniables. Certains logiciels de facturation disposent par ailleurs de fonctionnalités qui permettent à l’auto-entrepreneur de déléguer à son outil toutes les étapes du processus de facturation :

  • les devis personnalisés ;
  • la création et l’envoi des bons de commande et des bulletins de livraison ;
  • les relances automatiques aux clients pour réclamer le règlement d’une facture lorsque le délai de paiement est dépassé.

Les logiciels de facturation ne sont pas obligatoires légalement en comptabilité

Le support papier accepté pour les opérations comptables

Aucune disposition légale en France n’oblige les entreprises à traiter ses documents comptables avec un logiciel. Si vous êtes un micro-entrepreneur, le dirigeant d’une PME ou le directeur d’une société cotée en bourse, vous avez la possibilité de vous passer des factures électroniques et de travailler uniquement avec le support papier. En cas de contrôle fiscal, personne ne pourra vous reprocher d’émettre des factures, des devis, des bons de commande et de livraison papier ni de réaliser votre déclaration de la TVA en utilisant les canaux traditionnels. Idem pour les états financiers. Si vous réalisez vous-même votre bilan comptable et votre compte de résultat, ou si vous confiez la révision de vos comptes à un expert-comptable en fin d’exercice, vous n’êtes à aucun moment obligé d’utiliser un outil en ligne.

Respect des règles comptables, obligation légale avec ou sans logiciel

Avec ou sans logiciel de facturation, les entreprises doivent respecter à la lettre toutes les règles de comptabilité. Ces obligations concernent notamment :

  • la présence des mentions obligatoires sur les factures ;
  • l’archivage et la conservation des documents pendant la période légale déterminée par la loi, entre 1 et 10 ans selon le type de document.

Sur ce point, une solution en ligne comme Sage et QuickBooks capable d’une mise à jour rapide de la loi fiscale en vigueur constitue un allié précieux. Le logiciel automatise la création des documents en insérant toutes les mentions obligatoires, archive automatiquement les documents traités et les conserve pendant toute la période légale requise. Un contrôleur fiscal vient vérifier la conformité de votre gestion comptable ? Localisez rapidement les documents à fournir et insistez sur le fait que vous utilisez une solution de comptabilité en ligne pour remplir vos obligations.

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Une entreprise doit choisir un logiciel de facturation certifié

Qu’est-ce qu’un logiciel certifié ?

Autre cas de figure : une entreprise assujettie à la TVA ou son expert-comptable désire acquérir Sage ou un autre outil de facturation en ligne, car il souhaite alléger sa comptabilité pour se dédier pleinement à con cœur de métier. Avant de faire leur choix entre telle ou telle solution, les professionnels doivent prendre en compte un prérequis légal incontournable : le logiciel doit être certifié. Autrement dit, il doit être agréé par l’État. Cet agrément est une garantie pour les utilisateurs et l’administration fiscale que le service utilisé dispose de mécanismes anti-fraude. Cette garantie s’articule autour de quatre principes :

  • l’inaltérabilité des données ;
  • la sécurisation ;
  • l’archivage ;
  • la conservation des documents.

Seuls les outils comptables en ligne qui réunissent ces quatre conditions peuvent être agréés, et utilisés par les entreprises en conformité avec la loi, car ils intègrent des technologies qui permettent de tracer les documents et de consulter toutes les modifications effectuées par les utilisateurs.

Comment savoir si un logiciel de facturation est certifié ?

Il s’agit de la première question à poser à l’éditeur d’un logiciel de comptabilité. S’il affirme que son outil est certifié, il devra le prouver en vous montrant sa certification. En général, le site Internet de l’éditeur comporte cette information. Un micro-entrepreneur qui utilise un logiciel de facturation peut à tout moment se faire contrôler par l’administration fiscale. Le contrôle de son activité inclut les logiciels utilisés pour le traitement de ses pièces comptables et la gestion de la TVA. Les grands éditeurs comme Sage insèrent dans le menu de leur solution une option pour solliciter et obtenir rapidement une attestation de conformité. Cette attestation peut être envoyée à l’entrepreneur par email ou à travers le système, directement sur son compte client.

Sanctions financières pour les logiciels de facturation non certifiés

Une entreprise qui utilise un outil de facturation ou, plus généralement, un logiciel de caisse non certifié, écopera d’une amende de 7 500 € si elle est assujettie à la TVA. Elle sera par ailleurs sommée de se mettre aux normes en changeant de logiciel ou en apportant les modifications nécessaires pour respecter la loi, dans un délai de 30 ou 60 jours. Pour rappel, cette obligation légale ne concerne que les micro-entrepreneurs et entreprises qui doivent payer la TVA. Les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA ont la liberté d’utiliser un logiciel de facturation non certifié.

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