Si, depuis 2020, la facturation électronique était déjà obligatoire pour les marchés publics, elle deviendrait la norme pour toutes les entreprises d’ici à 2026. Mais concrètement, comment émettre une facture électronique légale en France ? On vous explique tout dans la suite de cet article.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est bien plus qu’une simple facture envoyée par email. Contrairement à une facture papier ou un PDF classique, elle doit être créée, envoyée et conservée dans un format structuré (comme Factur-X, UBL ou CII), ce qui permet d’intégrer ses données directement dans des systèmes informatiques.
La facturation électronique, qu’on appelle aussi e-invoicing, touche tout ce qui concerne les transactions commerciales (ventes ou achats) entre des entreprises basées en France et soumises à la TVA. On parle ici d’opérations dites « domestiques », autrement dit, celles qui se déroulent exclusivement sur le territoire français.
Cela implique qu’il est nécessaire de bien comprendre ce que signifie le terme de facturation, notamment dans le cadre des réglementations fiscales et des obligations comptables. En effet, la mise en place d’une facturation électronique permet de garantir la conformité des échanges tout en optimisant la gestion des documents administratifs. Elle assure également une meilleure traçabilité des transactions, facilitant ainsi les contrôles fiscaux.
Pour émettre une facture électronique valide, celle-ci doit répondre à trois critères clés :
- Authenticité : le destinataire doit pouvoir identifier clairement son émetteur.
- Intégrité : son contenu ne doit pas pouvoir être modifié une fois émis.
- Lisibilité : elle doit être compréhensible par tous, à tout moment.
Pour toute entreprise, adopter et émettre une facture électronique à ses clients n’est pas seulement de répondre à une obligation légale, c’est aussi une véritable opportunité :
- Gain de temps et d’efficacité : fini les erreurs de saisie ou les piles de papier à gérer. Tout se fait rapidement grâce à l’automatisation.
- Réduction des coûts : moins de papier, moins d’envois postaux, et surtout moins de charges administratives.
- Sécurisation des échanges : vos données sont mieux protégées et chaque facture est traçable.
- Conformité garantie : en respectant les normes, vous êtes sûr d’émettre une facture sans stress sur la légalité.
Que dit la loi sur l’obligation d’émettre une facture électronique ?
Désormais, la facture électronique n’est plus une simple option, mais une obligation. La loi encadre strictement son usage, et les entreprises doivent se préparer à cette transition. Voyons de près ce que dit la législation sur cette obligation et ce que cela implique pour votre activité.
Cadre légal concernant l’e-invoicing
L’obligation d’émettre une facture électronique a d’abord concerné les entreprises traitant avec les services publics. Mais à partir de 2026, cette obligation va se généraliser. La loi de finance 2024 impose un calendrier progressif pour les entreprises assujetties à la TVA.
- Dès septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.
- En janvier 2027, cette obligation s’étendra aux TPE et PME, qui devront également s’adapter à cette nouvelle norme.
Au-delà de la facturation, la loi prévoit aussi l’e-reporting. Cela signifie que, même pour les petites entreprises, les informations sur les transactions B2C et les opérations réalisées avec des clients étrangers devront être transmises à l’administration fiscale.
Dans ce cadre, les obligations légales des factures s’élargissent pour inclure non seulement l’obligation de format électronique, mais aussi la transmission de certaines données directement à l’administration. Cette évolution vise à simplifier les contrôles fiscaux et à garantir une meilleure transparence dans les échanges commerciaux.
Les entreprises devront donc se conformer à ces nouvelles exigences pour éviter d’éventuelles sanctions et optimiser leur gestion administrative.
Des sanctions en cas de non-respect de ses obligations
Le non-respect des règles sur la facturation électronique et l’e-reporting peut entraîner des sanctions financières :
- Si vous omettez d’émettre une facture sous format électronique, l’amende s’élève à 15 € par facture, avec un plafond de 15 000 € par an.
- Si vous ne respectez pas l’obligation de transmettre les données de vos transactions à l’administration fiscale, vous risquez une amende de 250 € par transmission, ainsi limitée à 15 000 € par an.
La bonne nouvelle est que la première infraction ne sera pas sanctionnée, ce qui permet une phase de transition sans risques immédiats. Mais attention, les infractions répétées peuvent sérieusement grever vos finances.
Quant aux plateformes de dématérialisation, les responsables de la transmission des factures électroniques, elles ne sont pas exemptées. Si toutefois elles échouent à transmettre les informations à l’administration fiscale, elles encourent des amendes de 15 € par facture et 750 € par transmission, avec un plafond de 45 000 € par an.
Il est donc essentiel de bien comprendre et respecter la législation de la facturation en France, qui vise à garantir la conformité des transactions commerciales et à faciliter les contrôles fiscaux. Se conformer à ces règles permet d’éviter des sanctions et d’assurer la transparence des échanges.
Entreprises concernées par cette loi d’émettre une facture électronique
L’obligation touche toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cela inclut les grandes entreprises, les TPE, les PME, les ETI et aussi les micro-entreprises. En effet, même si un auto-entrepreneur ne facture pas de TVA, il reste assujetti à cette obligation. Ainsi, ses factures continueront d’afficher la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Cette règle d’émettre une facture électronique s’applique uniquement aux transactions entre professionnels (B2B). Autrement dit, pour les échanges commerciaux entre entreprises, toutes les factures devront être émises sous format électronique.
En revanche, pour les ventes B2C (Business to Consumer), l’obligation s’applique principalement à la réception des factures électroniques. Par exemple, si vous êtes un particulier et achetez des services auprès de fournisseurs comme des opérateurs télécoms ou des éditeurs de logiciels, vous recevrez automatiquement une facture électronique.
Quelles sont les obligations à respecter pour émettre une facture électronique ?
Émettre une facture électronique ne se fait pas à la légère. Il existe des règles précises et des informations incontournables à respecter pour s’assurer que votre facture soit valide et conforme aux exigences légales.
Les éléments obligatoires sur une facture électronique
Une facture électronique doit comporter toutes les mentions classiques d’une facture : les coordonnées de l’émetteur et du destinataire, la date de la facture, ainsi que les détails sur les produits ou services fournis, les montants, et les taux de TVA appliqués.
Cependant, pour être en règle, elle doit également mentionner des informations spécifiques, conformément aux exigences légales. Parmi les mentions obligatoires sur une facture, on trouve :
- Le numéro SIREN de l’entreprise émettrice.
- L’adresse de livraison des biens.
- La nature de la transaction (livraison de biens, une prestation de services, ou les deux).
- Le paiement de la TVA selon les débits.
Le bon format d’une facture électronique
Le choix du format de votre facture électronique est également primordial. Il est fortement recommandé d’utiliser un format structuré, comme le XML ou l’EDI (Échange de Données Informatisé). Ces formats permettent d’échanger facilement les données et assurent leur conformité aux exigences légales.
Le format Factur-X est particulièrement très répandu en France. Il combine un fichier XML, qui permet aux systèmes informatiques de lire et d’analyser les données automatiquement, avec un fichier PDF, qui reste lisible par un humain. Cela garantit à la fois l’automatisation du traitement des factures et leur accessibilité.
Comment émettre et recevoir des factures électroniques ?
L’émission et la réception des factures électroniques se feront principalement via des plates-formes de dématérialisation partenaires (PDP). Ces plateformes jouent un rôle clé dans l’envoi et la réception des factures, en garantissant leur conformité avec les normes légales.
Autrement dit, pour être valide, une facture électronique ne pourra plus être envoyée directement par email, comme c’est souvent le cas avec les factures papier ou PDF. Elle devra obligatoirement passer par une PDP, qui la transmettra ensuite à la plateforme de dématérialisation du destinataire.
Le processus se veut sécurisé et automatisé. Une fois qu’une facture est émise via une PDP, celle-ci est automatiquement envoyée à la plateforme du client pour un traitement rapide et conforme. Cela facilite non seulement la gestion des factures, mais aussi leur intégration dans les systèmes comptables des entreprises.
En cas de problème, comme une erreur de facturation ou un litige, il sera toujours possible de refuser la réception d’une facture via la plateforme pour permettre aux entreprises de garder le contrôle sur leurs échanges tout en assurant une traçabilité complète des transactions.
