La facture d’achat est la facture que le fournisseur produit au moment de la vente de marchandise ou la prestation de service auprès d’un particulier ou une entreprise. Il s’agit d’un document très important puisqu’il a non seulement une valeur juridique, mais aussi commerciale, fiscale et comptable. Il est incontournable pour la réalisation de n’importe quelle transaction B2B ou d’entreprise à entreprise.
La facture d’achat est à ne pas confondre avec la facture de vente qui est transmise à l’entreprise débitrice par le fournisseur ou le prestataire de service.
Qui peut réaliser une facture d’achat ?
Toute personne disposant de l’autorité pour tamponner ou faire la signature d’une facture de l’entreprise prestataire ou fournisseur peut réaliser une facture d’achat. Cette personne peut varier en fonction du type et de la taille de la société. Elle peut être le dirigeant de l’entreprise, le gérant du service comptable et même un commercial.
Du côté du fournisseur, il s’agit de la facture de vente et pour l’entreprise cliente, on parle de facture d’achat. En fait, la différence entre la facture d’achat et la facture de vente n’est qu’une question de perspective.
Cependant, une question fréquente se pose : est-ce qu’un particulier peut faire une facture ? Il faut préciser que la facturation peut être seulement réalisée par les professionnels et les particuliers ne sont pas en mesure de délivrer un tel document, mais plutôt une attestation de vente. Seule l’entreprise ou la société peut émettre une facture.
Quelle est l’importance de la facture d’achat dans la comptabilité ?
Pour une entreprise, la facture d’achat compte parmi les documents les plus importants, car elle constitue une preuve légale d’achat pour le client et de vente pour l’entreprise. Il s’agit en effet d’une condition de forme qui permet d’assurer la déductibilité sur le plan fiscal.
Dans la comptabilité, la facture d’achat est un moyen de catégoriser les flux et de prendre en compte les dépenses d’investissements ou à caractère de charge. Par exemple, il est essentiel de savoir comptabiliser une facture de frais, car cela permet de bien identifier les dépenses spécifiques liées à l’activité de l’entreprise.
Pour que la compatibilité de l’entreprise soit conforme à la norme en vigueur, il faut l’établissement d’une bonne facture d’achat.
Il faut à tout prix éviter les erreurs de facturation, parce qu’elles peuvent avoir de sérieux impacts sur la comptabilité et la production des comptes de l’entreprise. Dans la facture d’achat, il devrait y avoir le chiffre d’affaires réel de l’entreprise émettrice et traduire les coûts engagés par l’entreprise cliente.
En cas d’erreur de facturation, il peut y avoir la minoration ou la majoration de l’entreprise qui émet la facture d’achat. Du côté de l’entreprise cliente, il y a un impact sur la traduction de son coût de fonctionnement.
Comment comptabiliser une facture d’achat ?
Il existe plusieurs éléments à prendre en compte quand on parle de la comptabilité de la facture d’achat.
La réalisation d’écritures comptables
Lorsqu’un client achète quelque chose au sein de votre entreprise, cela nécessite automatiquement une comptabilisation de factures d’achat.
L’ensemble des achats effectués par tous les clients représentent les dépenses et les charges de votre entreprise et ces dernières doivent être enregistrées dans le compte 607 réservé aux achats de marchandises. En cas de perte ou de demande particulière, il peut être nécessaire d’émettre un duplicata de facture afin de garantir une traçabilité comptable.
Si le client effectue l’achat dans le but d’une revente, l’écriture comptable s’effectue de la manière suivante :
- Le débit du compte 607 réservé aux achats de marchandises (hors taxe)
- Le débit du compte 44566 concernant le TVA déductible (TVA)
- Le montant de crédit dans le compte fournisseur ou bien du compte client 401 (toutes taxes comprises)
Toujours dans le domaine de la comptabilité, si l’achat n’est pas destiné à la vente, mais plutôt à une conservation de manière durable, il sera question d’immobilisation. Dans ce cas, l’écriture comptable sera réalisée de cette façon :
- Le débit du compte sur les immobilisations en HT
- Le débit du compte sur la TVA déductible
- Le montant du crédit disponible dans le compte fournisseur en TTC
Les frais de livraison ou ceux du passage des marchandises à la douane sont appelés frais d’accessoires. Ils sont ajoutés au montant des achats de marchandises et inclus dans le compte 607. Cependant, si l’entreprise le souhaite, il peut aussi créer un compte dédié spécialement aux accessoires.
Les éléments essentiels pour l’enregistrement de la facture d’achat
Les écritures comptables sont très importantes pour l’enregistrement des flux qui affectent le patrimoine d’une entreprise. Pour garantir la clarification des comptes, il est essentiel d’effectuer une bonne comptabilisation des factures d’achats.
Il ne faut surtout pas oublier d’inclure les éléments suivants lors de l’enregistrement d’une facture d’achat :
- La numérotation de la facture d’achat
- La date de sa création
- Le numéro du compte pour lequel le débit est effectué
- La nature du flux
- Une distinction claire de la colonne débit par rapport à celle du crédit
Comment bien saisir une facture d’achat sans faire d’erreur ?
La comptabilisation d’une facture de vente ou facture d’achat ne doit pas être faite n’importe comment. Il faut tenir compte de certains détails pour bien la réaliser :
Connaître les comptes concernés
La première chose que vous devez savoir pour bien effectuer les écritures comptables de votre entreprise est l’identification de chacun des comptes importants. En effet, lorsque vous effectuez une opération en comptabilité, vous devez savoir quels comptes utiliser.
Par ailleurs, il est essentiel de prendre en compte les délais de paiement moyens d’une facture, car ils influencent directement la gestion de trésorerie de votre entreprise. Dans ce cas, vous devez avoir une connaissance minimale dans ce domaine. Dans le cas contraire, il vous est toujours possible de confier la tâche à un expert ou de suivre une formation.
Procéder souvent à l’enregistrement des factures d’achats
Si vous enregistrez régulièrement vos factures d’achat, votre logiciel ne risque pas de passer à côté d’éventuels oublis de la part de votre fournisseur. En effet, il arrive souvent que vous receviez un bon de commande et non la facture. L’enregistrement régulier de la facture est aussi un excellent moyen de bien prendre en compte la TVA.
Élaborer des guides pour la saisie comptable
Créez des guides à propos de la saisie comptable pour gagner du temps lorsque vous comptabilisez une facture d’achat. Plus exactement, on parle ici de trames qui permettent d’inclure automatiquement les comptes dans la saisie comptable.
Réaliser l’encodage d’une facture d’achat
L’encodage est une excellente façon de bien organiser la comptabilité et de retrouver facilement les pièces comptables. Les conseils suivants vous aident à encoder une facture d’achat :
- Donner à la facture une numérotation avec code et chronologie.
- Créer un classeur spécial numéroté pour le rangement et le classement des factures d’achat pour les trouver plus facilement.
