La copie d’une facture originale est appelée duplicata de facture. L’établissement de ce document nécessite aussi le respect de certaines règles de conformité afin qu’il puisse avoir les mêmes valeurs juridiques au sein de la comptabilité de celui qui effectue la demande.
Qu’est-ce qu’un duplicata de facture ?
La copie d’une facture originale est appelée duplicata de facture. L’établissement de ce document nécessite aussi le respect de certaines règles de conformité, notamment les mentions obligatoires sur une facture, afin qu’il puisse avoir les mêmes valeurs juridiques au sein de la comptabilité de celui qui effectue la demande.
Afin qu’il puisse porter le nom de duplicata de facture et avoir la mention « conforme à l’original », le duplicata de facture doit avoir quelques mentions supplémentaires par rapport à l’original. Il est important de souligner qu’il est strictement interdit de rééditer la facture originale au lieu de faire un duplicata. En effet, la facture originale est unique et doit rester comme telle.
Il arrive qu’un client particulier fasse une demande de duplicata de facture en cas de sinistre. Cela peut être un incendie ou un dégât des eaux. En effet, il est possible que la facture puisse faire partie de ses biens brûlés par le feu ou abîmés par l’eau.
Grâce à un duplicata de facture, le client particulier aura une preuve de la propriété de ses biens et obtiendra une indemnisation de la part son assurance. Il est également possible pour un professionnel de faire une demande de duplicata d’une facture simplement après avoir perdu l’original. Il est essentiel pour une entreprise d’être complète et d’être transparente à 100 % en cas de contrôle fiscal.
Quels sont les différents types de factures ?
Pour mieux comprendre l’établissement d’un duplicata de facture, il est important de connaître les différents types de factures qui peuvent être utilisés dans divers contextes. Cette liste n’est pas exhaustive et dévoile uniquement les principaux types :
Le modèle d’ordinaire
C’est la facture délivrée après la réalisation de la vente. Avec ce modèle, on peut renseigner diverses informations essentielles comme la quantité de produit vendue ou de prestation offerte, le tarif, le taux de la TVA, les conditions de vente, etc.
Ce type de facture est considéré comme un classique et se révèle être le modèle le plus répandu. Pour le respect de la réglementation en vigueur, il est essentiel d’y inclure certaines mentions obligatoires.
Le modèle d’acompte
Ce modèle est aussi connu sous le nom de facture de solde. Contrairement au modèle ordinaire, celui-ci facture une partie du montant que le client doit payer avant la livraison du produit ou avant la fin de la prestation.
On utilise surtout la facture d’acompte dans certains cas particuliers, par exemple, dans le domaine du bâtiment, lorsqu’un entrepreneur doit se procurer les matières premières avant la fin des travaux. Dans le document, il faut faire apparaître certaines informations telles que le délai de paiement.
Le modèle d’intermédiaire
Celle-ci prend aussi le nom de « facture d’avancement » ou « facture de situation ». En une année, ce type de facture est délivré plusieurs fois au client pour compléter le paiement d’un grand montant. En d’autres termes, on se sert de cette facture pour le paiement d’une somme élevée et on la délivre au fur et à mesure que la prestation progresse.
Le modèle rectificatif
Il s’agit d’une version annulée ou corrigée de la facture originale après la constatation d’une erreur. On peut aussi utiliser cette facture en cas de retard de paiement, d’impayé ou pour une demande de remboursement.
La modification ou la suppression des éléments sur une facture n’est pas possible. Ainsi, l’entreprise doit délivrer une facture rectificative et inclure les références de la facture originale annulée.
Le modèle de régularisation
Pour les fournisseurs énergétiques, ce modèle de facture sert à régulariser une situation. Il effectue une comparaison entre le montant payé par le consommateur et celui du service réellement fourni.
Le modèle de clôture
Comme son nom l’indique, cette facture clôture le contrat entre un fournisseur et un client.
Le modèle proforma
Le modèle de facture proforma s’agit d’une facture provisoire que l’entreprise ou le fournisseur envoie au client pour l’informer de la tarification et des conditions générales de vente.
Quelles sont les différences entre un duplicata de facture et une facture d’origine ?
Le duplicata de facture inclut tous les éléments essentiels qui concernent la vente ou le service que l’on trouve sur la facture originale. Pour ne pas perturber la chronologie comptable du client, il est également important d’y intégrer la numérotation.
Certains détails distinguent la facture originale du duplicata de facture. D’abord, dans le duplicata, il faut mentionner « copie délivrée à la demande de l’acheteur ». Ensuite, il faut aussi l’identifier comme un duplicata de facture. Il est crucial de respecter le délai légal de conservation des factures, qui impose des obligations sur la durée de conservation de ces documents.
S’il s’agit d’une facture avec une créance déjà réglée, il faut le mentionner sur le document et mettre des précisions comme la date de la quittance, les données de l’opération et le moyen de paiement. Si une administration ou une collectivité effectue la demande de duplicata, elle doit aussi ajouter une autre mention. Celle-ci devrait être manuscrite ou effectuée par un logiciel professionnel de comptabilité.
Les mentions comme « facture réglée », « facture acquittée » ou « duplicata conforme à l’original » devrait s’y afficher.
Comment éviter les pertes de factures ?
Il est très courant de perdre une facture. C’est le genre de paperasse que beaucoup de personnes égarent la plupart du temps. En cas de perte de ce document, il peut y avoir une déduction du résultat fiscal, des charges réalisées et de la TVA payée.
Cependant, l’entreprise doit justifier les sommes engagées, ce qui soumet l’opération à de fortes obligations. Ainsi, si l’administration procédait à un contrôle de l’entreprise, cette dernière risque de subir plusieurs pénalités.
En plus de cela, l’administration fiscale ajoutera toutes les sommes non justifiées de l’entreprise dans l’assiette des impôts. De plus, elle considérera le manque de certaines factures comme une tentative possible de fraude.
Ainsi, pour minimiser les risques de perte de tels documents, il est important pour une entreprise de s’équiper de l’outil adéquat. L’utilisation des papiers ou encore les multiples tableaux Excel sont loin d’être des solutions efficaces sur le long terme.
La méthode la plus efficace consiste à utiliser un logiciel bien étudié, conçu pour gérer les justificatifs de façon dématérialisée. Il y a par exemple le scan automatique des justificatifs et des données essentielles du document afin de ne plus égarer les factures et faciliter l’export en comptabilité.
