Les entreprises sont sans cesse confrontées à de nouveaux enjeux en matière de dématérialisation des procédures. Les démarches sont régies par de nouvelles obligations et des outils numériques apparaissent pour répondre à ces besoins. L’ensemble de la comptabilité des entreprises est concerné. Le processus de facturation est, bien sûr, également sujet à des discussions, des règles légales, voire des obligations. Savez-vous, par exemple, ce qu’est une facture électronique et le format Factur-X ? Des obligations légales les régissent pourtant. On sait que si une entreprise veut produire une facture, elle doit respecter un formalisme. Parmi les outils à utiliser, est-ce qu’un logiciel de facturation est obligatoire ? Découvrez la réponse dans cet article !
Utiliser un logiciel de facturation est obligatoire ?
La réponse à la question « est-ce qu’un logiciel de facturation est obligatoire ? » est claire : non. La loi n’impose aucunement l’émission de factures par un logiciel, et encore moins un type de logiciel spécifique.
Malgré tout, le doute s’est installé pour beaucoup de chefs d’entreprise, notamment les TPE et PME, après l’instauration de l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié pour gérer les paiements en espèces.
Lorsqu’une entreprise encaisse des paiements dans un système extra-comptable, elle a l’obligation d’utiliser un logiciel ou système certifié. Le fournisseur du système de gestion de caisse doit fournir une attestation fiscale de conformité.
Ce que la loi impose concernant la facturation électronique
Depuis le 26 juin 2014, l’utilisation de la facture électronique est obligatoire pour les entreprises travaillant avec le secteur public. Les autorités (ou l’organisme concerné) ont mis en ligne une plateforme pour faciliter les démarches (envoi, réception, suivi, etc.) entre les acteurs. Au départ, cette loi ne concernait que les grandes entreprises, mais elle s’est progressivement imposée auprès de toutes entreprises. Depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique est devenue obligatoire, même pour les micro-entreprises.
La loi Macron du 6 août 2015 impose par ailleurs aux entreprises d’accepter de recevoir des factures électroniques. Cette obligation s’est étendue progressivement en fonction de la taille des entreprises. Au 1er janvier 2020, toutes les entreprises doivent être en mesure d’accepter des factures sous format électronique.
Selon la loi de Finances 2020 et son article I53, les entreprises assujetties à la TVA doivent produire des factures au format électronique entre professionnels. Cette loi entre en vigueur en 2023. Le format qui sera imposé à terme comme une norme à respecter est encore en discussion. Le format factur-X a été imaginé et conçu pour répondre à ces besoins de standardisation de la facture électronique entre pays européens. La Norme sémantique européenne EN 16931, publiée le 16 octobre 2017 par la Commission européenne, stipule les contours de cette démarche.
La loi de Finance 2020 impose donc la facturation électronique à toutes les entreprises assujetties à la TVA dans les échanges entre professionnels. La moitié des TPE et PME (53 % exactement) ne connaît pas cette nouvelle mesure, pourtant contraignante. C’est le résultat d’un sondage dirigé par OpinionWay® auprès d’entreprises de moins de 250 salariés. Cette enquête a également montré que 4 entreprises sur 10, en France, pensent ne pas être prêtes face à ces changements qui s’annoncent.
Logiciel de facturation et facture électronique
Tout d’abord, il est important de préciser les différences entre devoir utiliser un logiciel de facturation et devoir émettre et recevoir une facture électronique. Il s’agit de dématérialisation dans les deux cas, mais les contraintes ne sont pas les mêmes.
On appelle une facture ‘facture électronique’ à partir du moment où l’on l’émet et la reçoit sous un format électronique. Le système utilisé pour la gestion de la facture électronique doit en garantir l’authenticité. L’intégrité de son contenu doit être totale et la facture doit être parfaitement lisible. Pour cela, il existe différentes solutions pour l’entreprise souhaitant produire des factures sous format électronique : utiliser la signature électronique, la télétransmission avec EDI (échange de données informatisées) ou toute autre piste permettant de procéder à un audit fiable.
Si l’utilisation de la facture électronique est une obligation pour certains acteurs selon les situations, la loi n’impose pas les outils permettant de produire cette facture au format numérique. La facture électronique doit être conçue en respectant les obligations légales en vigueur. Aucune contrainte légale ou règlementaire ne s’impose aux entreprises et elles ne sont en aucun cas dans l’obligation de s’équiper d’un logiciel de facturation.
Par contre, si une entreprise utilise un logiciel de facturation, il doit être en conformité. La loi impose une obligation de conformité aux logiciels et systèmes de caisse. Les systèmes de facturation échappent à cette obligation.
Les bénéfices d’un logiciel de facturation
L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas une obligation. Néanmoins, en utiliser un facilite grandement les tâches quotidiennes de gestion pour les entreprises ! Un logiciel de gestion commerciale ou de gestion comptable associe généralement les tâches gérées par un logiciel de facturation.
Un logiciel permet de gérer l’ensemble des processus de gestion. Il est conçu avec de larges fonctionnalités qui permettent de suivre une relation commerciale : devis, facturation, recouvrement, relances, gestion des impayés, suivi du chiffre d’affaires, etc. Il permet également de centraliser toutes les informations utiles par rapport aux clients, ce qui facilite la gestion de l’entreprise dans son ensemble. Enfin, et surtout, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié permettre d’être sûr de respecter toutes les obligations légales qui régissent l’émission de factures.
L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas une obligation pour les entreprises. Néanmoins, la production et la réception de factures sont des processus parfois imposés par la loi comme devant être au format électronique selon les conditions, le type d’échanges et la taille des entreprises. Les lois évoluent dans le sens de toujours davantage de dématérialisation. Cela permet de faciliter la gestion de l’entreprise, de plus en plus contrainte à la dématérialisation des documents et l’automatisation des procédures.
Vous devriez apprécier ces autres pages :
- Quelles sont les fonctions d’un logiciel de facturation en ligne ?
- Faut-il utiliser un logiciel de facturation gratuit ?
- Quels sont les avantages d’un logiciel pour facturer en ligne ?
- Choisir un logiciel de facturation homologué
- Choisir un logiciel de facturation agréé
- Choisir un logiciel de facturation pour une PME
- Quelle est la législation relative aux logiciels de facturation ?
- Que peut apporter un OCR pour accélérer la saisie des factures ?
- Petit comparatif des principaux logiciels de facturation
