Dans toutes les entreprises, la gestion de la facturation est un domaine d’activité stratégique essentiel. Elle se doit en effet d’être traitée au quotidien avec rigueur et précision. Mais que signifie facturation ? Une facture est un document qui certifie l’achat ou la vente d’un bien ou d’un service. Dans certains secteurs, notamment le BTP ou les prestations de longue durée, les factures à l’avancement permettent de facturer progressivement en fonction de l’avancement des travaux.
La législation française impose l’édition d’une facture lors d’une vente de marchandises ou de prestations entre deux entreprises, ou lors d’une vente à distance à un particulier. Dans certains secteurs d’activité tels que le BTP (bâtiment et travaux publics) ou celui des prestations de services à long terme, il est d’usage de recourir à des factures spécifiques : les factures à l’avancement, aussi connues sous le nom de factures de situation. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour éditer des factures à l’avancement..
Définition d’une facture à l’avancement
Selon le Blog du Dirigeant, site web spécialisé dans l’entrepreneuriat, une facture d’avancement est un document conçu pour permettre l’échelonnement de paiements en fonction de l’état d’avancement des travaux. Également connue sous le nom de facture de situation, la facture à l’avancement est donc très couramment utilisée dans le secteur du bâtiment.
Ce type de facture est aussi particulièrement utile pour les entreprises proposant à leurs clients des prestations de service sur le long terme. Les factures à l’avancement peuvent donc être définies comme des factures intermédiaires. Elles sont éditées de manière périodique au fur et à mesure des avancées du chantier.
Les échéances de paiement sont, en règle générale, fixées dans le devis liant l’entreprise à son client. Il peut par conséquent s’agir de factures à l’avancement bimensuelles, mensuelles ou encore trimestrielles.
Vous calculez les montants des factures de situation en fonction de l’état d’avancement des travaux ou de la réalisation d’une prestation spécifique. En gestion, vous appelez ces prestations des lots ou des marchés. Sur un chantier classique dans le secteur du BTP, le gros œuvre, l’électricité et la plomberie sont par exemple des lots que l’on retrouve de manière systématique. Que vous les réalisiez vous-même ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant, vous facturez chaque marché au client individuellement.
À l’issue des travaux, le client reçoit une facture de clôture, ou facture finale, émise par l’entreprise. Cette facture de clôture doit préciser le montant restant à payer, ainsi que ceux déjà réglés dans le cadre des factures à l’avancement émises. Comme sur les factures classiques, il convient d’y faire apparaître les montants HT et TTC, ainsi que la TVA.
Quelles sont les différences entre les factures à l’avancement et les acomptes ?
Une facture de situation et un acompte sont deux concepts de gestion totalement différents. Les acomptes versés par les clients visent à réaliser un paiement partiel pour garantir la livraison d’une prestation. Vous déduisez naturellement le montant versé au titre de l’acompte du solde restant sur la facture finale. En ce sens, l’acompte intervient uniquement en amont ou au début du service vendu. Il s’agit d’ailleurs d’une pratique extrêmement courante pour de nombreuses entreprises de secteurs d’activité divers et variés.
Pour les entreprises, les factures d’acompte sont en premier lieu un moyen de garantir la vente d’un bien ou d’une prestation en engageant financièrement le client. Il s’agit aussi d’un excellent moyen d’améliorer leur trésorerie ou de réduire leur BFR (besoin en fonds de roulement). A contrario, comme évoqué précédemment, le but de la facture de situation est de permettre un échelonnement des paiements tout au long de l’avancement global du chantier ou de la prestation de service.
Comment calculer le montant des factures à l’avancement ?
Il existe deux méthodes pour calculer le montant d’une facture à l’avancement. La première possibilité pour procéder au calcul d’une facture de situation consiste à se baser sur l’avancement général des travaux. Le maître d’ouvrage chargé de suivre la progression du projet est alors responsable du calcul du montant de la facture.
La deuxième méthode se différencie dans le sens où le montant de la facture à l’avancement correspond à la réalisation d’un lot. Lorsque de nombreux prestataires interviennent en sous-traitance sur le chantier, ce système présente l’avantage de permettre à chacun d’entre eux de pouvoir facturer son marché, indépendamment de l’avancée des autres.
Quel est l’intérêt des factures d’avancement ?
Une facture de situation et un acompte sont deux concepts de gestion totalement différents. Les acomptes versés par les clients visent à réaliser un paiement partiel pour garantir la livraison d’une prestation. Déduisez naturellement le montant versé au titre de l’acompte du solde restant sur la facture finale. En ce sens, l’acompte intervient uniquement en amont ou au début du service vendu. Il s’agit d’ailleurs d’une pratique extrêmement courante pour de nombreuses entreprises de secteurs d’activité divers et variés.
Pour les entreprises, les factures d’acompte sont en premier lieu un moyen de garantir la vente d’un bien ou d’une prestation en engageant financièrement le client. Il s’agit aussi d’un excellent moyen d’améliorer leur trésorerie ou de réduire leur BFR (besoin en fonds de roulement). A contrario, comme évoqué précédemment, le but de la facture de situation est de permettre un échelonnement des paiements tout au long de l’avancement global du chantier ou de la prestation de service.
Comment établir une facture à l’avancement ?
Sur le plan légal, les factures à l’avancement doivent répondre aux mêmes obligations que les factures traditionnelles. Les factures de situation présentent toutefois quelques spécificités. Comme pour les factures classiques, mentionnez impérativement la date d’émission de la facture. Indiquez l’identité de votre société, y compris la raison sociale de l’entreprise. Ajoutez l’adresse postale, le numéro SIRET, le numéro d’identification TVA et la structure juridique de l’entreprise. Enfin, n’oubliez pas de préciser le montant du capital social.
Informations spécifiques à inclure dans vos factures à l’avancement
Précisez les coordonnées du client sur la facture. Indiquez le détail et la quantité de la prestation vendue. Mentionnez le montant total à payer ainsi que les modalités de paiement. Enfin, précisez les pénalités exigées en cas de dépassement du délai de paiement.
En ce qui concerne les informations spécifiques aux factures de situation, il est indispensable d’indiquer la mention « facture d’avancement ». De même, numérotez chaque facture à l’avancement. Vous devez aussi faire apparaître le devis auquel votre facture faire référence et désigner les lots concernés. Ajoutez enfin le pourcentage d’avancement du chantier, les sommes que vous avez déjà versées au titre des factures à l’avancement et l’éventuel montant de l’acompte.
Pour établir vos factures à l’avancement à l’attention de vos clients, optez pour un logiciel de facturation en ligne. Vous y trouverez des modèles de factures de situation adaptés à vos besoins. De plus, vous profiterez de nombreuses fonctionnalités qui vous feront gagner du temps au quotidien. Enfin, de la réalisation d’un devis à l’édition de la facture de clôture, vous bénéficierez d’une gestion de la comptabilité entièrement dématérialisée.
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