Toutes les entreprises ont besoin de facturation. Toutefois, les méthodes de facturation traditionnelles qui s’effectuent sur papier sont parfois sujettes à des erreurs. Heureusement, grâce au développement de la technologie numérique et l’évolution des réglementations gouvernementales, la facture électronique gagne du terrain. Mais de quoi s’agit-il donc et quels sont ses tenants et aboutissants ?
Qu’est-ce que la facture électronique ?
Appelée aussi e-facture, la facture électronique est tout simplement le processus de création de facture avec la technologie numérique. Ainsi, établir une facture devient un processus optimisé grâce à l’utilisation de logiciels ou services spécialisés. Cela part de la création des factures, en passant par sa distribution et sa réception jusqu’à son archivage.
Grâce à cette méthode, la facturation devient beaucoup plus rapide et plus précise pour les entreprises. De même, la facture électronique peut s’adapter aux règles de facturation et de paiement de chaque pays.
L’e-facture rend l’échange d’informations de facturation beaucoup plus fluide et plus facile entre l’acheteur et le fournisseur. L’émission, la transmission, la réception et le stockage du document sont réalisées avec des formats de données spécifiques comme le XML ou d’autres qui peuvent être pris en charge par les systèmes ERP.
À la différence des autres types de factures, le modèle électronique garde toujours un format numérique, que ce soit depuis son émission jusqu’à son archivage.
Parmi les différents avantages de la facturation électronique, on peut citer les suivants :
- Le gain de temps grâce à l’automatisation du processus
- L’efficacité de la méthode et la garantie de la précision, puisqu’il minimise les risques d’erreurs
- Une meilleure gestion des flux de trésorerie de l’entreprise
- Plus de sécurité dans l’échange des données et des documents
- Le respect de l’environnement grâce à la réduction de l’utilisation du papier
- Un traitement plus rapide des documents et leur livraison en temps réel
Avec quoi ne pas confondre la facture électronique ?
Certains types de factures peuvent être confondus avec la facture électronique. Pour éviter cette erreur, il est important que vous connaissiez les différents types de factures les plus courants et ce qui les distingue les unes des autres.
Le modèle papier ou imprimé
La création des factures en papier s’effectue souvent avec la technologie numérique. Elles sont ensuite imprimées et leur envoi se fait par courrier. Le désavantage de la facture en papier est le long délai d’envoi ainsi que le manque de traçabilité pour la livraison.
Le modèle PDF ou sous d’autres fichiers images
On parle ici des factures échangées avec les clients par mail. Le document peut être sous forme PDF, en fichier Word ou un autre format image de votre choix. Ce type de facture est efficace pour éviter l’encombrement de paperasse.
Pour optimiser ce processus et limiter les tâches manuelles, l’utilisation d’un logiciel de facturation et devis peut s’avérer très avantageuse. Ce type d’outil permet de générer facilement des factures au format numérique, d’automatiser leur envoi par mail et de faciliter leur gestion.
Ce type de facture est quelque peu similaire au modèle électronique, ce qui prête souvent à confusion. Toutefois, il n’est pas considéré comme un véritable e-facture parce que le destinataire doit effectuer la saisie des données et leur capture manuellement via la technologie OCR. En plus de cela, il est nécessaire d’imprimer sur papier les factures envoyées par mail pour la correspondance et l’archivage.
Les autres modèles
On utilise aussi d’autres appellations pour évoquer la facture électronique. Elle peut aussi porter le nom de facture numérique, de facture en ligne ou d’e-bill. Toutefois, il est nécessaire de préciser que ces termes ont leurs différences et n’ont pas toujours la même définition.
Il est également important de faire attention aux risques liés à la manipulation de documents numériques, notamment l’émission ou la réception d’une fausse facture, qui pourrait entraîner des erreurs comptables ou des fraudes.
Ainsi, ce ne sont donc pas toutes les factures numériques qui sont des factures électroniques. Il est préférable de toujours se référer à la précédente définition citée plus haut dans cet article.
La facturation électronique est-elle obligatoire aux petites entreprises ?
Tous les types d’entreprises peuvent tirer profit de l’utilisation de la facture électronique. Pour les grandes organisations, l’avantage le plus flagrant est le gain rapide d’efficacité et d’économie de coûts. Du côté des petites entreprises, il y a la réduction de l’encombrement en paperasse, la garantie de la précision du document et un traitement plus rapide des paiements.
De nos jours, il devient de plus en plus important de comprendre la définition et le fonctionnement de la facturation électronique, car il s’agit d’une solution efficace qui remplit souvent les exigences des clients.
Quels sont les différents formats et les normes applicables des factures électroniques ?
Il est important de préciser que les formats sont nombreux et on ne va prendre ici que les modèles les plus courants. L’utilisation d’un outil de facturation permet de gérer ces différents formats de manière efficace et conforme aux standards. Des formats standardisés sont mis en place pour garantir la cohérence de la structure de l’e-facture et son contenu.
Cela est nécessaire pour garantir la transparence de l’échange de données entre différents systèmes. Voici quelques-unes des normes de facturation électronique le plus connues :
Le format JSON
Le JSON ou JavaScript Object Notation est un format léger utilisé pour échanger des données faciles à lire. Il permet aussi aux machines et aux humains de lire ces données. JSON est souvent associé aux applications Web, mais il devient de plus en plus utilisé pour réaliser l’e-facture grâce à sa simplicité, mais surtout par le fait qu’il soit compatible avec les langages de programmation modernes.
Le format XML
XML ou Extensible Markup Language est un langage polyvalent de balisage qui permet de définir la structure des données et leur contenu pour qu’elles soient dans un format lisible par l’homme. Les caractères flexibles et extensibles du format XML le rendent idéal pour la facturation électronique.
L’utilisation d’une application devis et facture permet de tirer pleinement parti du format XML en automatisant la création, l’envoi et le traitement des factures. Cela garantit une meilleure précision et une gestion simplifiée des données.
La facture électronique basée sur XML comporte des données dont les éléments sont étiquetés avec des libellés descriptifs. Grâce à cela, les informations sont facilement traitées et interprétées.
Le format Peppol BIS
Le Peppol BIS regroupe des formats standardisés utilisés pour les documents électroniques concernant les processus d’approvisionnement dans le réseau Peppol. Grâce à ce format, l’échange des documents relatifs à l’approvisionnement est beaucoup plus simple, y compris les factures.
Le processus moderne de l’élaboration de l’e-facture requiert cette norme, ce qui optimise la communication et l’interopérabilité de différents systèmes commerciaux.
Le format EDIFACT
EDIFACT ou Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport est considéré comme une norme mondiale appliquée pour l’EDI ou échange électronique de données au sein de différentes industries.
Traditionnellement, cette norme est utilisée pour échanger des documents commerciaux sans utiliser des papiers. Aujourd’hui, elle s’adapte parfaitement à la création et au traitement des factures électroniques.