Il existe diverses raisons qui peuvent vous amener à modifier déjà envoyée au client ou à annuler une facture non payée. En voici quelques-unes :
- Une erreur sur le montant affiché
- La non-conformité du document, par exemple l’oubli d’une ou plusieurs mentions obligatoires
- Une comptabilisation du document en double
- Une envie d’offrir une remise au client après avoir déjà transmis le document
Par contre, vous ne pouvez annuler la facture non payée que dans le cas où l’erreur de facturation a provoqué une ambiguïté ou un impact important sur le document. Vous n’êtes pas obligé de faire de modifications en cas de simples fautes d’orthographe.
Qui peut modifier ou annuler une facture non payée ?
Seule l’entreprise qui a commis l’erreur peut modifier ou annuler la facture non payée et le client ne peut pas le faire. À noter que le document modifié ou annulé n’aura aucun impact sur l’administration fiscale.
Par contre, si le client détecte une anomalie, il peut le signaler à son fournisseur en envoyant à ce dernier une lettre d’annulation de facture afin qu’il puisse régler le problème.
Comment faire pour annuler une facture non payée ou procéder à sa modification ?
D’un point de vue général, il n’est pas possible de supprimer ou d’annuler une facture non payée, puisque le client a déjà intégré le document original dans sa comptabilité.
Par ailleurs, la loi anti-fraude à la TVA de 2018 stipule que les concepteurs de logiciels de facturation et de caisse doivent assurer l’impeccabilité des opérations enregistrées. Cela signifie que vous n’avez pas la possibilité d’effectuer des modifications ou de procéder à la suppression d’une facture non acquittée en vous servant de ces logiciels.
Dans certains cas, l’émission d’une facture provisoire peut s’avérer utile, notamment lorsqu’un service est en cours de réalisation ou que le montant final n’est pas encore déterminé. Cependant, il est important de noter que, même pour une facture provisoire, les règles de traçabilité s’appliquent.
Enfin, si votre entreprise est sujette à un contrôle de l’administration fiscale, le processus va devoir tracer toutes vos opérations. Il ne devrait donc y avoir aucun manque dans la numérotation des factures. En effet, tout manque détecté à ce niveau est considéré comme une infraction.
Il est recommandé de conserver toutes les factures au minimum 10 ans. Gardez même celles qui comportent des erreurs.
La facture rectificative : une solution pratique
Dans cette circonstance, vous avez droit à diverses solutions pour annuler une facture non payée. Parmi elles, il y a la facture rectificative. En effet, si vous souhaitez annuler une facture non payée ou faire des modifications sur le document, vous devez établir une facture rectificative. Il s’agit d’une copie de l’originale, sauf qu’elle comporte des rectifications sur les manques d’information et les erreurs.
Pour une gestion de facturation efficace, faites attention en élaborant ce document, car il faut respecter un certain formalisme, comme : une propre numérotation pour chaque facture rectificative.
Il ne faut surtout pas reprendre la numérotation du document d’origine que vous souhaitez annuler. La loi interdit de créer deux factures en utilisant le même numéro. Ensuite, il faut respecter des règles de numérotation bien précise lors de l’établissement de la facture rectificative. Le document devrait être continu et chronologique.
Communication avec le client
Puis, si vous souhaitez annuler une facture non payée, la version rectifiée doit à tout prix avoir une référence avec celle qui est à annuler. C’est la raison pour laquelle vous devez faire mention du numéro et de la date d’émission de l’originale dans la facture rectifiée.
Ainsi, dans le corps du document, vous devez afficher : : « Annule et remplace la facture n°… On parle ici bien évidemment du numéro de la facture que vous souhaitez remplacer.
Dans la facture rectificative, vous devez inclure toutes les mentions obligatoires qui figurent dans la facture traditionnelle. Cela représente toutes les informations concernant l’identité de votre entreprise et votre client.
Il est important que vous contactiez votre client le plus rapidement possible si vous souhaitez annuler une facture non payée. En effet, cela va vous épargner les situations suivantes :
- Que le client règle la facture entre-temps et vous oblige par la suite de créer une facture d’avoir
- Que le client ne sache pas rapidement que la première facture a été annulée
Comment éviter d’avoir recours à l’annulation ou la modification d’une facture déjà éditée ?
Il existe un moyen sûr pour ne pas avoir à modifier ou annuler une facture non payée. Vous n’aurez pas à créer une facture rectificative et pourrez limiter les risques d’erreurs en utilisant des outils efficaces comme le logiciel de facturation.
En effet, ces outils procurent différents avantages, dont les suivants :
D’abord, ils peuvent émettre les factures de manière automatique, ce qui vous fait économiser du temps et de l’énergie. Ce genre d’outil comporte diverses fonctionnalités pratiques comme le calcul automatique du montant hors taxe, la conversion des devis en factures, le calcul du montant TTC, le calcul de la TVA… Grâce au logiciel de facturation, vous n’aurez plus à traiter et à créer manuellement la facture, ce qui réduit les risques d’erreurs.
Ensuite, le logiciel de facturation vous donne le choix sur différents modèles et types de factures. De cette façon, vous n’avez plus à chercher les informations légales à afficher dans le document. Tout ce que vous avez à faire est de compléter le document en fonction des données relatives au client.
Puis, les concepteurs de ces outils les ont également créés pour garantir leur conformité à la loi et à la législation en vigueur. Grâce à cette particularité, ils permettent de créer des factures qui respectent automatiquement les principes de numérotation.
Que risquez-vous en ne corrigeant pas une facture erronée ?
Comme on vient de vous l’expliquer, vous pouvez parfaitement annuler une facture non payée et corriger les erreurs en créant une version rectificative ou un avoir. Par contre, si vous décidez d’ignorer le problème et ne pas corriger la version qui comporte des erreurs, vous serez passible d’une sanction fiscale.
D’abord, selon la loi, pour chaque mention manquante ou erronée, vous devez payer une amende de 15 €. Ensuite, en cas de défaut de facturation, vous devez payer une amende représentant 50 % des sommes non facturées.
De plus, si le client ne règle pas la facture dans les délais impartis, des pénalités de retard sur une facture peuvent également s’appliquer, ce qui alourdit la situation financière. Vous pouvez toutefois réduire l’amende à 5 % si vous effectuez la comptabilisation du défaut de facturation dans les 30 jours suivant la notification de l’administration fiscale.