Si vous êtes le propriétaire d’une entreprise commerciale, vous aurez besoin à un moment ou un autre d’une facture provisoire. Même si ce document n’entre pas dans la comptabilité de l’entreprise, il est important pour le fournisseur et le client.
Qu’est-ce qu’une facture provisoire ?
La facture provisoire est aussi connue sous le nom de facture proforma qui signifie en latin « pour la forme ».
Ce document est essentiel aux fournisseurs de biens et de services, car il leur permet de dresser les termes de l’accord en détail et d’informer leurs clients à propos des informations commerciales et légales, tout en respectant l’obligation légale des factures. Servant de facture provisoire, la facture proforma est la base de la facturation finale.
Son utilisation présente divers avantages comme :
- Rendre plus simple la négociation de la transaction
- Rendre plus facile les formalités douanières dans le cadre des transactions internationales
Toutefois, étant donné sa définition, la facture provisoire ne dispose d’aucune valeur juridique en ce qui concerne la vente en cours. De même, elle ne peut pas être considérée comme un document payable.
La facture provisoire est simplement utilisée comme un brouillon et vous pouvez y apporter toutes les modifications nécessaires avant de finaliser l’accord. Ainsi, ce document ne devrait en aucun cas apparaître dans la comptabilité de votre entreprise.
Quelle est l’utilité d’une facture provisoire ?
Vous souhaitez valider une transaction et projetez d’émettre une facture proforma ? L’envoi de ce document doit être généralement effectué avant l’envoi de la facture définitive. Son utilisation procure divers avantages pour l’acheteur et le vendeur :
D’abord, elle vous permet de voir en détail toutes les informations à propos de la future transaction. On y trouve également une estimation pour les biens et services.
Ensuite, on se sert aussi de la facture proforma pour l’anticipation des frais de douane. On emploie souvent ce document lors des transactions internationales. En effet, elle permet aux autorités douanières d’obtenir une estimation de la valeur de biens importés ou exportés.
Puis, la facture provisoire facilite les négociations en donnant la possibilité aux deux parties d’obtenir une vision claire à propos des termes de l’accord. Ce type de facture permet d’effectuer des ajustements et de fixer les conditions de transaction avant de finaliser la signature de l’accord.
Enfin, le dernier avantage que procure la facture proforma au client est le soutien des demandes de financement. En fait, elle peut être utilisée pour l’obtention des crédits bancaires, des subventions et des financements.
Quelles données doivent figurer sur une facture provisoire ?
Comme on vient de le souligner dans les lignes précédentes, la facture provisoire ne dispose pas d’une valeur légale. Cependant, il faut y inclure certaines mentions obligatoires sur la facture selon le Code de commerce.
Voici les détails qui devraient s’afficher sur une facture provisoire :
- La mention de facture proforma pour ne pas la confondre avec la facture classique.
- Les noms et les adresses du vendeur et de l’acheteur.
- La date à laquelle le document est émis.
- Les informations à propos de l’entreprise comme le numéro SIREN/ SIRET, la raison sociale, la forme juridique et le numéro de TVA intracommunautaire.
- La quantité de produits ou services fournis, leurs dénominations sociales, leurs CVG ou conditions générales de vente, ainsi que leurs modes de livraison.
- Les différents coûts, comme le HT ou prix unitaire hors taxes, le montant total TTC, le taux de TVA appliqué et les réductions éventuelles.
- Le numéro du bon de commande.
- Les diverses conditions de règlement comme le délai de paiement et les pénalités qui seront appliqués en cas de retard.
Comment créer une facture provisoire ?
La création de ce document n’est pas difficile. Il suffit de suivre quelques étapes essentielles. Vous pouvez vous référer à une facture provisoire vierge en optant pour un document qui reflète votre entreprise, mais dont la rédaction respecte la réglementation en vigueur.
Première étape : une indication claire de la nature de la facture
La première chose que vous devez considérer en créant le document est la mention qu’il s’agit d’une facture proforma. Cette mention doit figurer sur le document de manière lisible et explicite.
Vous ne pourrez demander un règlement avec la facture définitive qui est délivrée après la finalisation de l’accord entre les deux parties. Dans ce cas, la différenciation entre les deux types de document est essentielle.
Deuxième étape : Indication de la date de l’émission de la facture proforma
Il faut aussi indiquer la date à laquelle la facture proforma a été émise. Cette étape est indispensable et permet aussi de vous faire gagner du temps. La conversion d’une facture provisoire en facture proforma est très simple, puisqu’il suffit de remplacer la mention facture proforma avec facture, puis mettre à jour la date d’émission.
Il n’est pas obligatoire de donner une numérotation à la facture proforma, mais il est préférable de l’inclure. En effet, cela va rendre vos échanges avec votre client beaucoup plus facile.
Troisième étape : Mention de l’identité des parties concernées
On parle ici des deux parties concernées par la facture. En d’autres termes, il s’agit de l’expéditeur et du destinataire. Dans la facture proforma, vous devez indiquer les coordonnées complètes des deux. Les voici :
- Le nom et l’entreprise du fournisseur, l’adresse de celui-ci, son numéro de téléphone, son numéro SIREN/SIRET, son numéro de TVA intracommunautaire et sa forme juridique.
- Le nom et l’adresse du client et toutes les informations essentielles à son identification.
Quatrième étape : la description précise des biens ou des services
Il est important que le contenu de la facture soit le plus clair possible. Pour cela, vous devez décrire de manière détaillée le service ou le produit. Cela inclut des détails comme la quantité, le code, la description complète ou encore le mode de livraison. N’oubliez pas également d’indiquer le prix unitaire de chaque élément.
Cinquième étape : L’indication des taxes et des prix
Dans la facture proforma, vous devez mentionner les montants qui concernent les transactions. Il s’agit entre autres de la somme que le client va devoir payer lorsque la facture définitive sera émise. Pour ces montants, vous devez inclure des détails comme la base d’imposition, le taux de TVA, le prix unitaire hors TVA, les éventuels rabais, ristournes et remises, toutes taxes comprises (TTC), le montant total à payer ou HT.