La facturation des pénalités de retard est non seulement essentielle pour la ponctualité des paiements, mais aussi pour la gestion des flux de trésorerie des entreprises puisqu’elle minimise le retard de paiement. La pénalité de retard sur une facture est définie comme une mesure dissuasive visant à faire respecter les délais de paiement fixés par la loi ou le contrat en vigueur. Les entreprises en ont recours lors d’un retard de règlement de factures ou des obligations fiscales.
L’application des pénalités de retard sur une facture ne se fait pas n’importe comment. En effet, il est important de prendre certaines précautions pour la réaliser de manière éthique et légale.
Dans quelles situations appliquer la pénalité de retard sur une facture ?
Généralement, on applique les pénalités de retard d’une facture dans le règlement d’une facture, l’acquittement d’un impôt ou encore l’acquittement du paiement des fournisseurs. Ces pénalités peuvent être appliquées dès le premier jour de retard à partir de la date d’échéance du règlement.
L’article L441-10 I du Code de commerce définit les délais de paiement entre les entreprises. Selon les dispositions de cette loi, les délais de paiement moyens d’une facture sont limités à 60 jours à partir de la date de l’émission de la facture ou à 45 jours fin de mois. Toujours selon le Code de commerce, il y a une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 € qui s’ajoute aux pénalités de retard.
À noter que le montant de cette indemnité forfaitaire doit s’afficher sur la facture, mais aussi dans le CGV ou les conditions générales de ventes. L’absence de mention de cette indemnité est passible d’une amende de 15 000 €. Le client, que ce soit un particulier ou un professionnel, doit être pleinement conscient des dispositions concernant les conditions générales de vente dans le contrat en vigueur.
Le 04 mai 2023, la Cour de justice de l’Union européenne a donné plus de précisions à propos de l’indemnité forfaitaire :
- L’indemnité de 40€ s’applique à tout retard de paiement, même dans le cas d’un seul contrat qui prévoit des paiements périodiques.
- Un État membre n’est pas en mesure de supprimer cette indemnité même si le retard de paiement n’implique qu’un faible montant.
Faut-il créer une facture spécialement pour les pénalités de retard ?
La réponse est oui. Il est préférable de créer une facture qui concerne spécialement les pénalités de retard. De cette façon, le destinataire ne va pas le confondre avec la facture classique. Dans la facture qui évoque les pénalités de retard, il faut livrer certains détails essentiels comme :
- Le calcul des frais
- La période d’accumulation des intérêts
- Le taux d’intérêt appliqué
Grâce à cette documentation claire, le client va pouvoir faire la différence entre le montant original dû et les pénalités de retard sur la facture. C’est la meilleure manière de procéder pour les entreprises ou les fournisseurs qui doivent mener une action en justice ou passer par une agence de recouvrement pour récupérer ces frais.
Avant de penser à appliquer des pénalités de retard sur une facture, vous devez d’abord demander l’avis d’un professionnel, vérifier les lois de votre pays et les réglementations en vigueur, mais surtout analyser profondément les conditions générales de vente et les conditions de votre contrat. En étudiant tous ces éléments, vous saurez si vous serez en mesure, ou non, de facturer des frais de retard.
Comment faire le calcul des pénalités de retard sur une facture ?
Pour faire le calcul du retard de paiement sur une facture, il faut adopter la bonne méthode de calcul et déterminer les taux d’intérêt de retard qui sont soumis à la législation française. Cette dernière, en accord avec la législation de la facturation en France, a donné un calcul simple des taux d’intérêt de retard pour tout type d’entreprise.
Chaque entreprise est libre de fixer son propre taux d’intérêt, à condition qu’il ne soit pas inférieur au taux minimum de pénalité de retard qui est de 6,18 %, représentant le triple du taux d’intérêt légal qui est de 2,06 %. Le taux d’intérêt s’affiche obligatoirement dans les conditions générales de vente (CGV) et tous les documents commerciaux échangés.
Voici la formule qui permet de l’intérêt de retard sur une facture :
[Taux de pénalité de retard x Montant TTC] multiplié par [nombre de jours de retard /365]
Comme on l’a dit précédemment, à cela peut s’ajouter une indemnité forfaitaire de 40 €.
Quelle est la bonne démarche pour faire un rappel de paiement ?
Pour inciter votre client à régler le paiement dans les délais impartis, vous pouvez suivre les démarches suivantes :
L’envoi d’un mail courtois
Il arrive à tout le monde d’oublier et cela peut être le cas de votre client. Même si le retard de paiement vous agace, envoyez-lui d’abord un mail cordial pour lui rappeler l’échéance du paiement afin de ne pas nuire à la relation commerciale.
En quelques lignes, vous pouvez énumérer des détails comme le numéro de la facture, le montant à payer, la date prévue pour le paiement et vos coordonnées. Certains professionnels envoient directement un lien vers un paiement en ligne à leurs clients pour leur faciliter la tâche. Le processus va ainsi pouvoir se faire en quelques clics sans faire perdre beaucoup de temps.
L’utilisation du courrier pour relancer les impayés
Si l’envoi d’un mail courtois ne fonctionne pas, vous n’avez pas d’autre choix que de faire des relances par courrier. Envoyez deux relances par mail, puis un courrier recommandé avec accusé de réception. Cette fois, vous devez faire preuve de fermeté et prévenir votre client que vous aurez recours à la voie judiciaire s’il continue d’ignorer vos avertissements.
En cas d’échec
Malgré l’envoi des mails et des courriers, votre client est bien décidé à ne pas régler le paiement ? Dans ce cas, vous avez le choix entre trois options. Dans un premier temps, vous pouvez demander à une société de recouvrement de s’occuper des relances de vos factures. Dans un second temps, vous pouvez avoir recours à une procédure d’injonction de payer en demandant à un juge de demander à vos clients de régler ses impayés. Dans un troisième temps, vous pouvez demander à un commissaire de justice d’envoyer à votre client un courrier recommandé accompagné d’un avis de réception.
