Pour garantir une bonne gestion financière de votre entreprise, vous avez besoin de deux documents importants dont le reçu et facture. On considère parfois les deux comme interchangeables, mais ils présentent des différences et ont leurs propres significations.
Ici, on va voir les différents aspects qui différencient les deux documents afin de mieux comprendre leur utilisation et leur fonctionnement. Pour les TPE et les PME.
La définition de la facture : tout savoir sur le reçu et facture
Dans le but de mieux vous aider à voir la différence entre reçu et facture, on va définir chacun de ces documents. En premier lieu, on va se concentrer sur la facture. Par définition simple, il s’agit d’un document formel envoyé par un vendeur ou un prestataire de service à un client ou un acheteur.
Dans ce document, vous verrez en détail s’afficher les biens ou services fournis, les conditions pour le paiement, le prix et bien d’autres informations importantes. Le vendeur réalise et émet la facture au client pour servir de preuve légale de paiement. Non seulement il dispose d’une valeur commerciale, mais aussi fiscale et juridique.
Les informations dans une facture
L’élaboration de la facture doit respecter certaines règles afin qu’elle soit une preuve conforme de paiement. Par exemple, un particulier peut-il faire une facture ? Oui, nous rédigeons en langue française et en deux exemplaires, avec l’original destiné au client, sous certaines conditions précises.
Dans ce document, vous devez trouver quelques mentions obligatoires comme :
- La date à laquelle il a été émis ou envoyé au client
- Un numéro unique et chronologique.
- Un numéro de bon de commande en cas de besoin
- La date à laquelle le produit a été livré ou la prestation a été réalisée
- L’identité et les coordonnées du client
- L’identité et les coordonnées du vendeur, comme l’adresse du siège, le numéro de SIREN ou SIRET, la dénomination sociale…
- La définition du produit ou du service (quantité, référence, prix unitaire, etc.)
- Les frais d’emballage ou de transport, s’il y en a.
- Le numéro d’identification à la TVA du vendeur si le montant total hors taxe est supérieur à 150 €.
- Le taux de TVA
- Le total à payer hors-taxes et les autres taxes comprises
- Les remises et les réductions de prix, s’il y en a
- Les informations à propos du paiement, comme la date, le taux de pénalité appliqué en cas de retard, les diverses conditions d’escompte…
L’émission d’une facture
L’émission d’une facture est nécessaire lors d’une transaction entre professionnels, mais aussi dans le cadre d’une vente en ligne ou d’une vente à distance.
S’il s’agit d’une vente à un particulier, le vendeur est dans l’obligation de fournir la facture si l’acheteur le demande. L’émission d’une facture est aussi nécessaire lorsque le montant TTC va au-delà de 25 €.
Selon les situations, il existe différents types de factures :
D’abord, il y a le modèle proforma. Ce type de facture permet au client d’être informé sur le budget nécessaire à son achat. Il peut donc demander ce document en cas de besoin. La facture proforma ne dispose pas d’une valeur juridique et comptable. Cependant, il donne à l’acheteur la possibilité de demander un crédit. Comparée au devis signé, la facture proforma n’est pas un contrat.
Ensuite, il y a ce qu’on appelle la facture d’acompte. L’émission de celle-ci est nécessaire quand le client a déjà payé une partie de la somme demandée avant le démarrage du contrat.
Puis, l’entreprise envoie la facture de clôture, également appelée facture définitive, au client à la fin de la prestation. Elle confirme l’achat du produit ou la réalisation de la prestation.
Il ne faut pas oublier la facture d’avoir qui sert à annuler ou rectifier la facture dans le cas d’une erreur. Ce type de facture permet d’annuler la vente ou de la rembourser.
Enfin, l’entreprise envoie la facture mensuelle lorsque la transaction de vente est récurrente.
La définition du reçu
Pour comprendre la différence entre reçu et facture, vous devez aussi connaître la définition du reçu et son fonctionnement. On appelle aussi le reçu « reçu de paiement », et il désigne une preuve de paiement ou un ticket de caisse.
Le reçu est un document qui atteste la réception d’un montant lors d’une transaction commerciale. Il est émis au client après le paiement et sert de preuve d’achat.
N’importe quelle structure juridique peut émettre un reçu, que ce soit une association, une société ou une micro-entreprise.
Les informations dans un reçu
En général, nous ne réglementons pas le reçu, mais nous y incluons quand même quelques mentions obligatoires :
- Les informations à propos du vendeur, de son client.
- Un numéro unique du reçu.
- Une description sur le bien ou le service.
- La date à laquelle le paiement a été effectué.
- La méthode de paiement, par carte, par chèque, par espèces, etc.
- Le montant est payé par l’acheteur.
- Le montant restant, s’il y en a.
Les cas d’utilisation d’un reçu et facture : différences et bonnes pratiques
C’est là qu’on voit une nette différence entre reçu et facture. Nous délivrons le reçu dans le cadre de différentes situations commerciales. Ce document donne une preuve de paiement pour l’acheteur et le vendeur. Parmi les circonstances typiques qui demandent l’émission d’un reçu, on retrouve les suivantes :
D’abord, le vendeur délivre le reçu en cas d’achat avec garantie. Cette pièce sert à réclamer la garantie ou l’activer. Il permet à l’acheteur de bénéficier d’une certaine sécurité et donne au vendeur la possibilité de bien gérer les éventuelles réclamations et les retours.
Ensuite, on l’utilise dans le cadre des paiements en espèces pour confirmer le paiement durant une transaction en liquide.
Puis, on s’en sert pour les arts ou les acomptes. Il est nécessaire lors d’un versement d’acompte et pour la sécurisation d’une commande.
Les professionnels délivrent aussi le reçu lors de leurs services. Ils utilisent ce document après avoir réalisé une prestation ou reçu le paiement d’un service. Grâce à lui, le client et le prestataire ont droit à une traçabilité.
Enfin, on a besoin d’un reçu lors de paiement de montants importants. Cela représente les transactions avec des montants significatifs. Le document offre dans ce cas une meilleure transparence financière et permet de mieux tenir les registres comptables.
