La facturation entre professionnels et de professionnel à particulier doit obéir à plusieurs règles précises. Le non-respect de ces règles comptables et fiscales peut entraîner de lourdes sanctions financières pour l’auto-entrepreneur et la société engagée. Les obligations légales relatives à la facturation concernent également les factures émises par les personnes qui exercent une profession libérale. Ces professionnels qui disposent d’un numéro SIRET délivrent des factures appelées notes d’honoraires.
Des avocats aux experts-comptables en passant par les notaires, les architectes et les kinésithérapeutes, les professionnels qui réalisent des factures d’honoraires appartiennent à de nombreux secteurs d’activité.
Comme leur adhésion à une association est souvent une réponse efficace pour défendre leurs droits, l’utilisation d’un logiciel comptable constitue pour ces auto-entrepreneurs qui n’ont pas les moyens de se payer un service juridique une réponse fiable à un problème récurrent dans leur activité : la gestion des factures d’honoraires.
Que dit la loi sur la facturation ?
La législation sur la facturation entre professionnels en France a subi quelques modifications depuis septembre 2019. Une facture, qu’il s’agisse de produits ou de prestations de service, ou même des notes d’honoraires, est un document comptable qui reflète par écrit le détail de la transaction.
Quel que soit le secteur d’activité et la taille de l’entreprise, les factures émises par un professionnel doivent comporter des informations appelées mentions obligatoires. Ces informations incluent :
- le nom et les coordonnées de l’entreprise ou de l’auto-entrepreneur ;
- le détail de la transaction, avec une brève description du produit vendu ou du service fourni ;
- les montants HT et TTC ;
- Le professionnel qui émet la facture applique le taux de TVA, s’il est assujetti à cet impôt ;
- le mot « FACTURE » clairement visible pour la distinguer des autres documents comme les bons de commande, les devis et les bulletins de livraison ;
- la date d’émission ;
- un numéro unique qui suit un ordre logique, généralement chronologique.
Toutes ces mentions obligatoires doivent également figurer sur les factures électroniques. Si un micro-entrepreneur ou une grande société décide de passer à la dématérialisation de ses factures, elle doit utiliser un logiciel de facturation ou de comptabilité certifié. Un outil en ligne certifié est un logiciel qui a reçu une homologation de la part d’un organisme reconnu par l’Etat.
La certification permet de garantir aux utilisateurs que le service en ligne embarque des fonctionnalités et des mécanismes pour lutter contre la fraude (traçabilité des actions effectuées pour détecter les modifications sur les documents) et conserver tous les documents, y compris les notes d’honoraires, pendant la période légale établie par la loi. Cette période peut s’étendre à 10 ans, selon le type de facture ou de notes d’honoraires, assurant ainsi une gestion sécurisée et conforme aux obligations réglementaires.
Les honoraires, factures spécifiques des professions libérales
Les honoraires désignent les services prêtés par un professionnel libéral. Tout professionnel qui exerce une profession libérale et qui est déclaré peut émettre une facture d’honoraires. Autrement dit, qui détient un code Siret. Les professionnels libéraux constituent une grande famille avec des secteurs d’activité très divers :
- Les services juridiques dont font partie les avocats, les huissiers, les notaires et les mandataires judiciaires.
- Certains professionnels de la santé comme les médecins, les kinésithérapeutes, les pharmaciens, les dentistes, les sages-femmes, les infirmiers et les podologues ;
- Certains techniciens comme les architectes, les journalistes, les traducteurs & interprètes, les agents immobiliers, les géomètres et les consultants ;
- Les experts-comptables et les conseillers fiscaux.
Comment comptabiliser des factures ou notes d’honoraires ?
Si vous sollicitez les services d’un expert-comptable, il vous aidera à gérer votre comptabilité ou à vérifier vos comptes à la clôture de l’exercice. Il indiquera ses frais d’honoraires sur le contrat de mission. Vous signerez ce contrat avant de commencer la mission. En fin de mission, il vous enverra une facture d’honoraires, également appelée notes d’honoraires, qui détaillera les prestations réalisées.
Au crédit, toutes les factures des professionnels libéraux, y compris les notes d’honoraires, doivent être enregistrées dans le compte 401 – “Fournisseurs”. Au débit, cette transaction doit être saisie dans le compte 6226 – “Honoraires”, sans oublier le compte 44566 – “TVA déductible sur autres biens et services”.
Les auto-entrepreneurs qui sollicitent les services de plusieurs professionnels libéraux ont parfois des difficultés à s’y retrouver.
Pour une meilleure gestion des factures d’honoraires, il convient de créer des sous-comptes sous le compte « Honoraires », avec un sous-compte pour chaque professionnel. Cette structure facilite la visualisation des mouvements de caisse pour l’entrepreneur, et offre plus de transparence pour le fisc et les avocats en cas de litige ou de contrôle fiscal.
Comment rectifier ou annuler une facture d’honoraires ?
La saisie manuelle engendre un grand nombre d’erreurs dans la facturation. Les clients ou les professionnels libéraux détectent une erreur sur une facture, comme un montant incorrect. Ils peuvent alors émettre une nouvelle facture. Les notes d’honoraires sont également concernées. Elles doivent être rectifiées en respectant les obligations comptables en vigueur.
On ne peut pas éliminer purement et simplement la facture erronée, car elle est numérotée. Une facture « disparue » est un problème pour un professionnel qui a le statut d’auto-entrepreneur si le fisc examine ses comptes pour vérifier le règlement des impôts.
Cette contrainte s’applique aussi aux notes d’honoraires, dont la traçabilité est essentielle pour éviter tout litige fiscal. Même avec l’expertise d’un service juridique, il aura du mal à fournir une réponse convaincante en cas de contrôle.
La nouvelle facture doit être originale et porter un numéro unique. La facture doit mentionner la facture à annuler et être accompagnée d’une note d’avoir. Cela s’applique ainsi aux notes d’honoraires, qui doivent suivre les mêmes règles de correction en cas d’erreur.
La note d’avoir permis à l’entrepreneur de récupérer la TVA de la première facture. Elle doit comporter deux informations essentielles pour que le remboursement de la taxe soit effectif : le montant HT du rabais et celui de la TVA avec le taux applicable. Cette exigence est également valable pour les notes d’honoraires, garantissant ainsi une comptabilité conforme aux obligations fiscales.
Les logiciels comptables pour enregistrer des factures ou notes d’honoraires
Les professionnels qui pilotent leur propre entreprise externalisent souvent plusieurs tâches pour se dédier à leur activité principale. Un expert-comptable ou un outil en ligne certifié peut gérer la comptabilité.
De plus en plus de professionnels libéraux choisissent cette seconde option pour traiter leurs factures d’honoraires. Ils l’utilisent notamment pour les notes d’honoraires à émettre régulièrement. Cette solution simplifie la gestion de leurs prestations.
Les logiciels de facturation en ligne génèrent automatiquement les notes d’honoraires avec toutes les informations obligatoires. Ils centralisent les factures en un seul endroit. Ils les conservent pendant plusieurs années. Cette automatisation permet aux professionnels de réduire les erreurs et de garantir la conformité de leurs documents comptables.
Un avocat, un médecin ou un architecte peut consulter ses notes d’honoraires depuis n’importe où. Il accède à ses documents via son smartphone ou son ordinateur. L’avocat, le médecin ou l’architecte peut modifier le prix d’un honoraire en toute simplicité. Il lui suffit de quelques clics pour émettre une facture à un particulier ou un autre professionnel.
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