Tenir une comptabilité d’engagement au quotidien fait partie des obligations dans la gestion d’une entreprise. Suivre les dépenses et les recettes, le pointage avec les relevés bancaires et toutes les autres écritures comptables ne se font cependant pas de n’importe quelle manière lorsqu’on tient sa comptabilité correctement.
Il existe deux méthodes différentes d’enregistrement des opérations dans les comptes. Il faut savoir que la majeure partie des entreprises gèrent une comptabilité d’engagement et une trésorerie.
Qu’est-ce qu’une comptabilité d’engagement par rapport à une comptabilité de trésorerie pour une entreprise ? Quelle est la différence entre comptabilité d’engagement et comptabilité de trésorerie ? On vous explique ici tout ce qu’il faut savoir pour comprendre l’organisation d’une telle organisation dans la saisie comptable et dans la vie d’une entreprise.
La comptabilité d’engagement : qu’est-ce que c’est ?
La comptabilité d’engagement est aussi appelée comptabilité « créances et dettes » ou comptabilité sur les débits. Le principe est d’enregistrer les opérations comptables avant qu’elles ne soient effectives sur le compte bancaire. Ainsi, l’enregistrement d’une dépense est effectué lorsque la dette est engagée, même si elle n’est pas encore payée.
De la même façon, une recette est enregistrée en comptabilité lorsqu’elle est acquise, et ce, avant même qu’elle soit réglée. Les flux financiers, c’est-à -dire les encaissements et les paiements, sont en quelque sorte décorrélés de la comptabilité d’engagement. Pour résumer de manière très générale, la comptabilité d’engagement enregistre les engagements effectués par où pour l’entreprise.
Dans le quotidien de l’entreprise, on enregistre les factures (d’achat et de vente), les encaissements et les paiements en comptabilité à leur date d’émission. De la même manière, on calcule les salaires des employés à la fin de chaque mois.
Toutes les entreprises ne sont pas tenues d’établir une comptabilité d’engagement. Cette obligation concerne les sociétés commerciales, les sociétés d’exercice libéral assimilées à une société commerciale, certaines sociétés civiles, les entreprises individuelles imposées aux bénéfices industriels et commerciaux (BIC), ainsi que certaines associations et certains comités d’entreprise selon des conditions particulières.
De façon générale, les entreprises concernées par les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), quel que soit leur régime fiscal, doivent mettre en place une comptabilité d’engagement, sauf exception en fonction de certaines situations.
La trésorerie : les grandes notions à comprendre
La tenue d’une comptabilité de trésorerie, uniquement, est une base obligatoire pour toute forme et toute taille d’entreprise. Les entreprises qui ne sont pas soumises à une comptabilité d’engagement doivent l’adopter. La comptabilité de trésorerie repose simplement sur l’enregistrement des flux financiers lors de l’encaissement des créances et du paiement des dettes.
Alors que la comptabilité d’engagement enregistre les mouvements avant que les flux financiers soient effectifs, la comptabilité de trésorerie nécessite les enregistrements après les flux financiers. La comptabilité de trésorerie ne tient pas compte des dettes et des créances.
La tenue d’une comptabilité de trésorerie est simple à gérer et sa mise en œuvre est rapide. Prenons l’exemple d’une clôture comptable au 31 décembre. Imaginons que le fournisseur adresse la facture à l’entreprise le 28 décembre. Au 31 décembre, l’entreprise n’a pas encore réglé la facture.
On clôture donc l’exercice sans prendre en compte cette dette de l’entreprise. Le bilan comptable de l’entreprise est donc très trompeur, car l’entreprise est en dette. Cependant, la comptabilité de trésorerie ne le mentionne pas et il n’y a, pour une personne extérieure à l’entreprise (banque, repreneur, etc.), aucun moyen de le savoir.
Comptabilité d’engagement et trésorerie : les différences
Les avantages par rapport à une comptabilité de trésorerie
Gérer une entreprise avec une comptabilité d’engagement permet de disposer d’une vue précise sur la situation financière de l’entreprise en temps réel. On enregistre les créances et les dettes de façon immédiate, ce qui permet de projeter et visualiser immédiatement les droits et les obligations de l’entreprise.
Une gestion avec une comptabilité de trésorerie ne permet pas d’avoir une image de l’activité de l’entreprise et de son patrimoine arrêtée à un moment particulier. Les flux financiers ont lieu, en effet, en décalé par rapport aux engagements et aux enregistrements des transactions.
Pour cette même raison, il devient alors possible, grâce à une gestion avec une comptabilité d’engagement et non simplement une gestion de trésorerie, de pouvoir clôturer un exercice comptable à une date spécifique. De cette manière, il est alors possible d’imputer des charges et des produits à un exercice spécifique. C’est ce qu’on appelle le « cut off ».
Un des avantages non négligeables d’une comptabilité d’engagement est qu’elle permet un meilleur suivi des créances et des dettes, notamment grâce au lettrage des comptes de tiers.
Enfin, une comptabilité de trésorerie peut être pénalisante dans le cas de calcul de cotisations sociales du chef d’entreprise. En effet, les bénéfices d’une entreprise ne sont, la plupart du temps, pas réguliers et peuvent fluctuer de manière importante d’une année à une autre. Ces sommes ne génèreront pas les mêmes montants de cotisations. Les différences seront ainsi plus difficiles à gérer sans recours à une comptabilité d’engagement, plus précise et plus juste.
Les inconvénients d’une comptabilité d’engagement
Une comptabilité de trésorerie enregistre chaque flux financier en débit et en crédit sur le compte bancaire de l’entreprise. Chaque opération correspond à une seule inscription. En revanche, une comptabilité d’engagement multiplie les enregistrements. Elle augmente ainsi le temps de travail de la personne en charge de la saisie comptable. Sa mise en place coûte ainsi plus cher à l’entreprise.
Elle est aussi plus contraignante qu’une gestion avec une simple comptabilité de trésorerie. De plus, effectuez régulièrement un rapprochement bancaire avec une comptabilité d’engagement, notamment en fin d’exercice comptable sur toute la période concernée.
Une comptabilité d’engagement enregistre les mouvements avant l’apparition des flux financiers. À l’inverse, une comptabilité de trésorerie les enregistre uniquement lorsqu’ils apparaissent en banque. Facile et rapide à mettre en œuvre, la comptabilité de trésorerie n’intègre pas les dettes et les créances. Elle offre donc une vision partielle de la situation financière et patrimoniale de l’entreprise.
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