La pré-facturation, ou autrement dit la facture proforma, est un type de facture spécifique comparable à un devis. Elle est utilisée dans ces situations spécifiques énoncées dans cet article, sans pour autant avoir aucune signification en facturation ni de valeur juridique ou légale. Ainsi, elle permet de mettre en forme et présenter concrètement une offre commerciale, reprenant les champs et informations d’une facture classique dans le but de clore l’acte commercial et d’être transformée en facture.
La pré-facturation et la facture proforma
Définition
Par définition, la pré-facturation détermine l’action de facturer un bien ou un service avant que ce dernier soit payé ou effectué. En d’autres termes, il s’agit de la facture proforma, qui est un document commercial avec une valeur plus officielle qu’un devis, mais sans aucune valeur légale. Le terme pro forma signifie « pour la forme », pour mettre en forme la proposition commerciale en précisant les termes, elle vise à être discutée, modifiée pour être convertie en facture commerciale.
La pré-facturation et la facture classique
La facture classique est émise lors de l’achat d’un bien ou service et a une valeur légale et comptable. En effet, la pré-facturation n’a aucune valeur comptable. C’est aussi la raison pour laquelle elle ne doit pas respecter les normes légales de facturation, comme la numérotation chronologique et les mêmes mentions obligatoires telles que les conditions générales de vente (malgré qu’elles soient souvent présentes à titre informatif).
La pré-facturation et le devis
En somme, la pré-facturation a un rôle proche de celui du devis, qui a pour but de présenter les prix et conditions d’une offre commerciale. Cependant, si le devis a une valeur légale, la pré-facturation n’en a aucune. Ainsi, la pré-facturation est un « devis provisoire » sous forme de facture. En effet, les deux ont un rôle précontractuel et informationnel, établis pour base de négociation et pourront être ajustés pour la facture finale.
Le rôle de la pré-facturation
Tout d’abord, le rôle de la pré-facturation est purement informationnel, mais permet de poser la base de la relation client. En suite, le document permet aussi de pouvoir présenter les coûts d’un projet à une banque dans le but de voir s’accorder un crédit, ou bien au management de l’entreprise pour la planification financière du projet ou son approbation. En fin, elle est très utilisée pour le commerce international, car commode pour sa flexibilité où les conditions sont plus complexes qu’au sein du même pays.
Les informations sur la pré-facturation
Toutefois, bien que la pré-facturation n’ait pas de valeur légale, elle doit cependant mentionner certaines informations :
- la mention « proforma » pour la distinguer d’une facture classique;
- une numérotation;
- la date d’émission;
- le nom et l’adresse de l’entreprise émettrice;
- le nom et l’adresse de l’entreprise du bénéficiaire;
- une description du service ou produit, le prix unitaire, les quantités, le prix total par service ou produit;
- le montant et le taux de TVA si applicable;
- le total TTC (toutes charges comprises);
- la devise;
- les modalités de paiement et livraison;
- la durée de validité de l’offre;
- les conditions générales de vente ne sont pas obligatoires, mais conseillées;
- la signature de l’entreprise émettrice.
En revanche, la pré-facturation n’étant pas une facture classique, il n’est pas nécessaire d’indiquer le fiscal ou le numéro de TVA de l’acheteur ou vendeur, ainsi que les conditions générales de vente.
Les cas d’utilisation de la pré-facturation
La pré-facturation peut servir dans différentes situations. Retenez que l’entreprise transforme la pré-facture en facture classique une fois la vente conclue.
Les marchandises non destinées à la vente
Les entreprises utilisent la pré-facturation pour les marchandises non destinées à la vente, comme les cadeaux ou les échantillons. Elle permet de déclarer la valeur et la nature de la marchandise sans pour autant avoir de valeur comptable. D’autre part, les entreprises demandent une facture classique pour les marchandises destinées à la vente. Lors des expéditions hors UE, elles doivent attacher une pré-facture à la marchandise pour en déclarer la valeur marchande et obtenir les autorisations des douanes. Pour les activités d’import-export, des mentions supplémentaires sont à rajouter :
- l’incoterm choisi;
- l’adresse de livraison;
- l’assurance choisie;
- les modalités de transport;
- les frais de douane;
- la date d’expédition.
La négociation commerciale
En effet, comme dans une négociation commerciale, l’offre est la base du contrat entre les deux parties. Ainsi, l’entreprise doit formaliser l’offre par un document écrit incluant les conditions et tarifs fermes de l’offre commerciale. De plus, la pré-facturation établit les lignes de la vente en reprenant toutes les composantes de la facture commerciale et fait prendre connaissance au bénéficiaire des spécificités. Enfin, la pré-facturation engage la responsabilité et pose les obligations du vendeur.
Le prêt bancaire
Lors d’une demande de financement, la banque a besoin de documents qui justifient le prêt. La pré-facturation est le document idéalement utilisé pour apporter du poids au dossier, pour comprendre le projet et évaluer le risque de la situation.
Les paiements en avance
Tout d’abord, lors d’un achat, le client paie généralement son fournisseur à la livraison ou même plus tard. Puis, ce mode de paiement peut devenir difficile pour les fournisseurs ayant une trésorerie fragile. Ensuite, le client doit justifier comptablement tout paiement effectué. Après, le client doit disposer d’un document pour justifier la sortie d’argent, tandis que le paiement par avance permet au fournisseur de recevoir son paiement avant de livrer la marchandise. Avant, la pré-facture joue un rôle justificatif en permettant au fournisseur de recevoir un paiement anticipé, puis d’éditer une facture classique après la livraison de la marchandise. Enfin, les entreprises réservent généralement cette option aux relations fournisseur-client de confiance, car un client hésite souvent à payer en avance pour des raisons de trésorerie et de sécurité.
La pré-facturation avec un logiciel de facturation
De manière générale, les logiciels de facturation apportent un avantage certain sur la gestion comptable d’une entreprise. Un logiciel de facturation peut créer une pré-facture et la transformer en facture classique une fois la vente conclue. Il enregistre votre fichier client et prospect, ce qui permet de préremplir toutes les informations lors de la création de la pré-facturation. De nombreux logiciels, gratuits ou payants, offrent des fonctionnalités plus ou moins avancées. Par ailleurs, nous vous conseillons d’en choisir un pour gagner du temps et respecter la loi, qui impose dès 2023 aux entreprises (sauf les autoentrepreneurs) d’utiliser le nouveau format de facture électronique.
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