Certaines obligations doivent être respectées par les entreprises concernant la facturation. Il est très important de suivre à la lettre les processus de facturation, puisqu’il s’agit d’une opération très encadrée par la législation commerciale et fiscale. Pour vous faciliter la tâche, on vous montre toutes les modalités et les normes à propos du paiement des factures.
La formulation des conditions de paiement de facture
Les entreprises ont le choix entre différentes options concernant la fixation des modalités de paiement des factures clients. Le but est de trouver la solution la plus adaptée pour que les clients puissent régler la facture dans les meilleurs délais.
Dans les modalités de paiement de facture, l’entreprise doit préciser de manière claire aux clients la manière dont la facture doit être réglée, tout en veillant à respecter le délai légal de conservation de la facture. Parmi ces modalités, on retrouve les suivantes :
- L’échéance ou le délai fixé pour le paiement
- Les modes de paiement possibles
- Les éventuelles pénalités en cas de retard de paiement et les indemnités forfaitaires en cas de frais de recouvrement
- Les éventuelles conditions d’escompte
Votre facture doit afficher ces mentions obligatoires ou conditions générales de vente, conformément aux obligations légales d’une facture. Seuls les modes de paiement ne sont pas obligatoires.
Par ailleurs, si vous ne validez pas les escomptes, n’oubliez pas d’afficher sur votre facture la mention suivante : « aucun escompte consenti pour règlement anticipé ». Cela est nécessaire pour bien garantir le paiement des factures pour éloigner tout risque de litiges et de réclamations.
Au cas où vous adresseriez la facture à des particuliers, il est nécessaire de rédiger des Conditions Générales de Vente. Celles-ci doivent afficher les modalités de paiement.
Par contre, si le document est adressé à des professionnels, vous n’aurez qu’à faire apparaître les modalités de paiement sur la facture sans rédiger des Conditions Générales de Vente. Par contre, si le client vous demande de communiquer vos CGV, vous serez dans l’obligation de le faire.
Pour résumer, la définition des modalités de paiement des factures est le choix sur le délai de paiement et le mode de règlement.
Les divers moyens et les modes de paiement de factures pour les fournisseurs et les clients
Le réglage des factures fournisseurs ou son paiement par les clients peut être effectué par diverses méthodes de paiement électroniques et traditionnelles qui sont toutes autorisées par la loi. Les voici :
- Paiement avec une carte de crédit ou bancaire
- Paiement via un virement bancaire
- Prélèvements automatiques
- Paiement en cash avec une limite de 1 000 euros s’il s’agit d’un résident fiscal en France
- Différents effets de commerce comme le billet à ordre et la lettre de change
- Paiement par chèque
Il existe également des solutions pratiques pour le paiement en ligne, comme Stripe, PayPal, Stripe… Certains cas vous permettent même le paiement des factures via les cryptomonnaies.
De nos jours, la solution de paiement des factures par carte bancaire ou virement bancaire est la plus populaire puisqu’elle est très prisée par la plupart des professionnels et des particuliers. Quelle en est la raison ? Eh bien, cela est tout simplement très pratique pour gérer la comptabilité, que ce soit pour le pointage comptable ou le pointage comptable.
Le choix du mode de paiement des factures clients ou des factures fournisseurs n’est soumis à aucune obligation. Optez tout simplement pour la solution qui s’adapte aux besoins de chaque partie prenante. Pour cela, choisissez le moyen de paiement le plus efficace pour éloigner tout risque de facture non payée ou de retard de paiement.
Vous n’êtes pas obligés de mentionner le moyen de paiement sur vos factures. Par contre, cela augmente toutes vos chances d’être payé dans les temps.
Le délai de paiement d’une facture
Considérez le délai de paiement comme une priorité, car il s’agit de la modalité la plus importante. Tenez également compte de vos besoins en trésorerie pour déterminer si vous avez besoin d’être payé plus ou moins rapidement. Cela va vous éviter d’avancer trop de frais.
En négligeant le suivi de l’encaissement de vos créances clientes, vous vous exposez à de graves difficultés et accentuez les risques d’impayés. Cela peut avoir de sérieux impacts sur votre trésorerie et votre capacité à régler vos propres dettes.
Dans de nombreux secteurs, il vous est possible de faire librement le choix concernant le délai pour payer une facture ou la date d’échéance de paiement. Dans ce cas, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
L’échéance de paiement par défaut
Vous pouvez choisir entre le délai de 30 jours et de fin du mois pour le délai de paiement de facture par défaut. Il s’agit de l’échéance par défaut si vous n’en souhaitez pas déterminer une période précise. Bien évidemment, le délai est fixé à 30 jours depuis la livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation.
L’échéance de paiement décidé avec le client
Vous pouvez aussi discuter avec votre client pour vous mettre d’accord sur le délai de paiement adapté. Cependant, un délai négocié doit tenir compte des délais de paiement moyens d’une facture et est soumis à quelques règles. Vous devez également respecter certaines conditions pour fixer une nouvelle date d’échéance :
- Le délai est fixé au maximum 30 jours à compter de l’émission de la facture
- Le délai est fixé à 45 jours à compter de l’envoi de la facture au client.
Un paiement comptant, réalisé soit au moment de la livraison ou de l’expédition
Vous pouvez également opter pour le paiement. Cela consiste à fixer la date de paiement de la facture au moment de la commande du produit ou de la réalisation de la prestation de service.
Le paiement lors de la réception de la facture
L’autre possibilité est de vous faire payer par le client lorsque celui-ci reçoit la facture. Dans ce cas, vous devez respecter un délai minimum d’une semaine depuis l’émission de la facture au client.
Les délais particuliers pour certains secteurs
Certains secteurs d’activité en particulier requièrent des délais de paiement différents. C’est le cas par exemple pour des secteurs comme le transport, les activités saisonnières ou encore les secteurs de l’alimentation.