On appelle facture impayée une facture délivrée par une entreprise et qui a atteint son échéance. En d’autres termes, le délai de paiement de cette facture a été dépassé. Si vous souhaitez relancer une facture impayée ou non réglée, vous devez d’abord vous assurer que la créance soit bien exigible et certaine.
Pourquoi est-il important de procéder à la relance d’une facture impayée ?
Lorsque vous effectuez la relance d’une facture impayée, vous avez recours à ce qu’on considère comme une méthode de recouvrement de créances à l’amiable. Ceci est incontournable avant une action judiciaire ou même une éventuelle annulation de facture en cas de contestation justifiée.
Il est important d’utiliser d’abord la voie à l’amiable lors du règlement des factures pour garantir une bonne relation entre l’entreprise et ses clients. Il est primordial de mettre en place des relances pour les factures impayées pour les raisons suivantes :
Éviter les risques de procès
La procédure judiciaire comporte de multiples inconvénients pour le règlement d’une facture non payée. Il est tout à fait possible de recouvrir les créances en demandant l’intervention de la justice et cela est même nécessaire dans certains cas. Cependant, la voie amiable est la plus recommandée, car le procédé judiciaire est beaucoup plus long et coûteux.
Empêcher la condamnation
La voie à l’amiable est aussi recommandée pour éviter une condamnation. En effet, il est possible que votre demande soit rejetée par le tribunal et dans le pire des cas, cela peut même amener à la condamnation.
Ne pas perdre un client
Il est évident que la procédure judiciaire risque de faire perdre un client et beaucoup d’entreprises n’en mesurent pas les conséquences.
Lorsque vous choisissez d’avoir recours à la justice pour inciter votre client à régler une facture impayée, vous rompez automatiquement le lien de confiance que vous avez tissé avec ce dernier alors que celui-ci est très important pour toutes les relations d’affaires. En d’autres termes, le client va finir par préférer la concurrence.
Ne pas ternir la réputation de l’entreprise
Si vous souhaitez soigner la réputation de votre entreprise, vous devez choisir une méthode plus douce, mais efficace pour régler les factures non payées. Dans certains cas, l’émission d’une facture provisoire peut aussi faciliter le suivi et permettre aux clients de prévoir leurs paiements sans surprise.
De nos jours, Internet et les réseaux sociaux peuvent donner facilement une image négative ou positive à votre entreprise.
Malgré tout, vous n’avez pas à vous inquiéter, car l’objectif d’éviter au maximum la procédure judiciaire n’est surtout pas de vous encourager à ne pas réagir face aux factures impayées.
Il existe une autre méthode possible si vous ne souhaitez pas avoir recours ni à laisser-aller, ni à l’assignation, et cette voie est la mise en place d’un système efficace pour la relance des factures impayées.
Cette pratique est la meilleure solution à adopter si vous souhaitez assurer la pérennité de votre entreprise. Elle permet également de donner une meilleure image de votre établissement auprès des clients et de les rassurer.
Quels sont les moyens utilisés pour relancer une facture impayée ?
Il existe deux moyens de procéder à la relance d’une facture impayée : la lettre et le courriel.
D’abord, en ce qui concerne la lettre, si vous avez l’habitude d’utiliser ce moyen pour communiquer avec vos clients, il est possible que la lettre de relance pour le non-paiement de la facture puisse être considérée comme une démarche solennelle par les clients.
Cela pourrait être dommage si ces derniers avaient simplement oublié de payer la facture en temps voulu, sans se rendre compte des pénalités de retard sur une facture impayée qui pourraient s’appliquer.
Dans ce cas, vous ne pouvez avoir recours à la lettre que si une autre relance de retard de paiement a déjà été envoyée au préalable au client. Elle peut également être utilisée si vous avez déjà prévenu le client par téléphone
Ensuite, si vous décidez d’opter pour le courriel, il est possible que le client ne puisse pas se rendre compte de la gravité de ce retard de paiement. Pour éviter cela, vous devez adopter la bonne formulation. Dans le mail, vous devez faire refléter votre mécontentement tout en faisant preuve de courtoisie. En outre, il vous est également possible de transmettre l’état de compte à votre client.
Quelles sont les informations essentielles d’un message de relance ?
Vous pouvez choisir la forme de message qui vous plaît, mais les éléments suivants doivent impérativement y figurer :
- Le numéro de la facture
- Le montant à payer
- La date à laquelle la facture aurait dû être réglée
- Les coordonnées de votre entreprise ou les vôtres
Comment bien rédiger la relance de la facture non réglée ?
Ici, vous avez droit à quelques conseils de rédaction si vous projetez de rédiger une lettre de relance pour facture impayée.
- Premier conseil : vous devez toujours garder votre sang-froid et ne pas laisser transparaître votre agacement par le retard de paiement.
- Deuxième conseil : soyez cordial, mais ferme en affirmant ce que vous avez à dire dans la lettre afin de garder une bonne relation commerciale avec votre client.
- Troisième conseil : utilisez aussi des formules de politesse.
- Quatrième conseil : ne parlez surtout pas de poursuite judiciaire puisqu’il ne s’agit que d’un premier message de relance
- Cinquième conseil : mettez la facture non payée en pièce jointe
- Sixième conseil : ne rédigez pas un message trop long. Allez tout de suite droit au but dans votre lettre en rédigeant un court message.
- Septième conseil : faites bien attention à la rédaction de l’objet et veillez à ce qu’il soit court et précis. Pour que le client sache exactement le sujet de la lettre, n’oubliez pas de mentionner des mots comme « relance » et « retard » sans oublier le numéro de la facture concernée. Si vous parlez d’autres sujets importants dans la lettre, à part la relance, vous pouvez aussi l’inclure dans l’objet.
En ce qui concerne le moment pour planifier la relance des factures impayées, c’est à vous de décider. Vous pouvez adapter ce timing selon vos besoins et ceux de vos clients. La fréquence la plus courante est de deux à trois fois par semaine. Vous pouvez aussi choisir de le faire deux fois par mois ou chaque mois. Si vous le souhaitez, il est également possible de relancer chaque semaine, selon vos préférences.
