On considère à la fois une même facture en tant que facture fournisseur et facture client. En fait, son appellation dépend simplement de la perspective ou du point de vue. La facture fournisseur a la même signification que la facture d’achat. Ainsi, si on parle de ce modèle de facture avec la désignation « fournisseur », on se met à la place du client, c’est-à-dire à qui le document est destiné.
Par définition simple, la facture d’achat est un document qui matérialise la dette du client envers une entreprise à qui il a acheté des produits ou services. En recevant la facture d’achat, l’entreprise à qui le document est destiné va devoir la traiter grâce à un processus qu’on va vous expliquer un peu plus loin dans cet article.
Le traitement de la facture fournisseur
Pour gérer des factures d’achat, une entreprise doit suivre un processus qui comporte différentes étapes :
Étape 1 : Recevoir la facture
La toute première étape est la réception de la facture fournisseur ou facture d’achat. À première vue, cela peut paraître très simple. Cependant, pour que cela se déroule sans encombre, l’entreprise doit organiser de manière précise tous les points d’entrée possibles. Le but de cette bonne organisation est de veiller à ce que la facture fournisseur ne s’égare pas et qu’il n’y ait pas de retard dans son traitement.
Il existe différents types de modes de facturation et il est important de les considérer vu que chaque fournisseur a son propre fonctionnement. Par exemple, il faut prévoir la réception de facture en papier, par courrier postal ou sous forme numérique. Pour ce dernier format, la facture sera scannée en courrier électronique, en données informatisées…
Étape 2 : Enregistrer la facture en comptabilité
Dès que l’entreprise cliente reçoit la facture fournisseur, il doit procéder à sa comptabilisation avant de passer à la vérification. Plus la comptabilisation se fait tôt et plus l’enregistrement de la facture sera plus simple tout en traçant le flux comptable et financier. En cas de perte ou de mauvaise réception du document, il peut être nécessaire de demander un duplicata de facture pour éviter tout retard.
Dans le cas d’éventuels refus ou de désaccord, le document sera déjà enregistré et il faut demander au fournisseur une facture d’avoir.
Souvent, dans la comptabilité générale, il faut effectuer l’enregistrement de trois écritures pour chaque facture fournisseur :
- Le débit du montant HT du compte de charge qui est destiné au type de produits ou au service acheté
- Le débit du montant de TVA du compte correspondant au TVA déductible
- Le crédit du montant TTC au compte fournisseur
L’autre opération à ne pas oublier est l’enregistrement en comptabilité analytique.
Étape 3 : Procéder au contrôle de la facture
La réalisation de plusieurs vérifications est la troisième étape de la gestion d’une facture fournisseur. Cela nécessite également le suivi de diverses étapes dont, en premier lieu, le contrôle de la conformité du document. En second lieu, il faut se procurer des informations suivantes :
- La date d’émission de la facture et son numéro
- Les informations essentielles et les coordonnées du fournisseur, comme son adresse, sa dénomination sociale, son numéro SIREN, numéro RCS, la fonction de son statut, sa forme juridique, etc.
- Les coordonnés de l’acheteur, incluant son adresse officielle, sa dénomination sociale
- Les numéros d’identification à la TVA de l’acheteur et du fournisseur
- Le numéro du bon de commande, s’il y en a
- La date de livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation
- La dénomination des biens et de services livrés de manière précise, en considérant les quantités, les prix unitaires, les remises, les taux de TVA, les prix unitaires HT…
- Les remises, les ristournes et les éventuels rabais
- L’échéance de paiement et les pénalités en cas de retard
Au cas où il manque une ou plusieurs informations importantes, la facture fournisseur ne sera pas conforme. Dans ce cas, le fournisseur sera obligé de créer une autre facture valide. Avant la validation définitive d’une facture d’achat, il est recommandé de vérifier les facteurs suivants :
Avant de valider définitivement la facture d’achat, il convient encore de vérifier :
- La correspondance de la facture avec les produits et les services commandés
- La confirmation de la réception de la livraison
Après les contrôles, si vous constatez que la facture fournisseur est 100 % valide, le paiement peut se faire sans la moindre hésitation. Dans le cas contraire, il faut mettre la facture en attente d’un avoir partiel ou total de la part du fournisseur.
Étape 4 : Payer la facture
Après l’étape de la validation de la facture d’achat, il y a la chaîne des paiements. Dans cette étape, il est essentiel de régler la facture en respectant le délai convenu. En effet, dans le cas contraire, le client risque de s’exposer à des pénalités de retard, d’autres frais ou même une amende administrative. Si des pénalités de retard facture sont appliquées, elles devront également être comptabilisées.
Le règlement de la facture d’achat est aussi enregistré en comptabilité. Vient alors la crépitation du compte banque et le débit du compte fournisseur avec le montant TTC de la facture.
Étape 5 : Archiver la facture
L’étape finale est le classement et l’archivage de la facture d’achat. Il faut tout de même faire attention lors de cette étape, car elle comporte ainsi des enjeux. Il est important de bien ranger la facture pour le retrouver facilement en cas de problème ultérieur avec le fournisseur. Cela ne suffit pas puisqu’il faut aussi bien respecter les obligations légales applicables aux documents comptables.
Quelles sont les obligations légales des factures fournisseurs ?
Les factures comportent des obligations sur la forme et le contenu. Il en est de même pour les factures fournisseurs et ces derniers sont aussi soumis à d’autres aspects légaux.
Les factures fournisseurs peuvent être classifiées selon plusieurs méthodes et la loi laisse le choix aux entreprises. Toutefois, le mode d’archivage de ce document doit être efficace pour son stockage sur le long terme et sa récupération en cas de besoin. Par exemple, on peut en avoir recours en cas de contrôles par l’administration fiscale. Mais jusqu’à combien de temps peut-on garder ce document ?
Selon l’article L123-22 du Code de Commerce, « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans ».
