La facture simple ou classique est à la fois considérée comme une pièce comptable et un document commercial. En France, il doit être en français et créé en deux exemplaires, dont l’un pour l’entreprise et l’autre pour le client.
Dans la facture classique, il y a un numéro unique qui doit se référer à une séquence chronologique. Cette séquence est continue et ne doit surtout pas avoir de rupture.
Il est possible d’opter, soit pour une facture simple en papier, soit pour un modèle dématérialisé. La facture dématérialisée est générée par un outil en ligne, mais parfois aussi par un logiciel de facturation ou un logiciel de comptabilité.
Ici, on va vous expliquer comment créer une facture simple et classique, que vous soyez auto-entrepreneur, propriétaire d’une micro-entreprise ou autre. La facture est un document important pour les freelances, les entreprises indépendantes ou encore les artisans. Grâce à nos conseils, sa création ne devrait plus soulever de nombreuses questions.
Qui doit créer une facture ?
Pour un client professionnel, la création d’une facture simple est obligatoire à toute entreprise. Peu importe votre statut, que vous soyez propriétaire d’une société ou d’une micro-entreprise, que vous ayez un chiffre d’affaires réalisé ou bien en comptabilité, vous devez établir une facture en bonne et due forme.
D’abord, en ce qui concerne les clients particuliers, il faut leur remettre la facture simple ou la note s’ils en font la demande. C’est également le cas lorsque la vente est réalisée à distance, se caractérise par une livraison intracommunautaire ou si elle est au-dessus de 25 € TTC. Par ailleurs, il est essentiel de connaître quel délai légal de conservation des factures s’applique, aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers, afin de respecter les obligations fiscales et comptables en vigueur.
Du côté des professions libérales, les notes d’honoraire sont émises au lieu des factures, mais les mêmes principes sont suivis.
Pour être plus clair dans notre explication, on va prendre le cas d’un micro-entrepreneur consultant qui travaille avec des entreprises. À chaque prestation réalisée, il est obligatoire d’établir une facture freelance.
Selon le montant de chiffres d’affaires réalisé, il peut être ou non soumis à la TVA. Pour gagner du temps et assurer la conformité des documents, il est possible de faire une facture en ligne via un logiciel de facturation adapté aux besoins des indépendants et des entreprises.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture simple ?
Certaines mentions obligatoires doivent figurer dans une facture simple. Ces mentions sont conçues pour garantir la conformité légale, la transparence de la transaction, mais elles permettent surtout de protéger les droits de chaque partie prenante.
Celles-ci sont en ligne avec les obligations légales des factures, qui veillent à ce que chaque document respecte les normes en vigueur. Il existe également des mentions facultatives. Elles fournissent des renseignements supplémentaires. Ces mentions simplifient la personnalisation de la facture et la gestion de la relation client. Elles clarifient ainsi certains aspects de la transaction.
Pourquoi les mentions obligatoires sont essentielles sur une facture ?
Pour qu’une facture simple puisse être valide et parfaitement conforme selon la législation française, elle doit comporter quelques mentions obligatoires. Ces mentions permettent d’éviter les litiges en cas de contrôle. Elles assurent aussi que le document respecte toutes les règles en vigueur.
Voici les principales mentions obligatoires à inclure dans votre facture :
- Les informations sur l’entreprise ou le professionnel émetteur doivent être incluses. Cela comprend des renseignements importants tels que le nom ou la raison sociale de votre entreprise. Vous devez aussi mentionner l’adresse, le numéro de TVA intracommunautaire et le numéro SIREN/SIRET.
- Les informations à propos du client doivent être indiquées. Cela inclut le nom et la raison sociale de votre client. Vous devez aussi mentionner son adresse de facturation et, si elle est différente, son adresse de livraison.
- Le numéro du document : un numéro de facture unique doit s’y afficher. Ce numéro doit être chronologique et sans interruption, comme on l’a dit plus haut dans cet article.
- La date à laquelle la facture a été créée : c’est la date de la création de la facture. D’autres dates sont ainsi importantes à mentionner. Cela inclut la date de réalisation de la prestation ou de la livraison de la marchandise.
- Les informations à propos du paiement : il s’agit des renseignements importants, tels que le délai de paiement et les conditions d’escompte. Vous devez également indiquer les taux de pénalités de retard en cas de retard de paiement.
En complément, il est également crucial de bien comprendre quels principes liés aux factures d’avoirs doivent être respectés. Une facture d’avoir est un document émis en cas d’erreur sur une facture initiale, d’un remboursement ou d’une réduction accordée après facturation. Elle doit comporter les mêmes mentions qu’une facture classique, tout en précisant clairement qu’il s’agit d’un avoir, ainsi que la référence à la facture concernée.
Savoir rédiger une facture en respectant ces mentions est essentiel pour assurer sa validité et éviter toute complication légale.
Détails supplémentaires à ne pas oublier sur votre facture
- L’indemnité forfaitaire : un retard de paiement est parfois inévitable. Il est donc important de mentionner dans la facture le montant forfaitaire pour frais de recouvrement.
- Une description claire concernant les biens ou services fournis : dans la facture, il faut indiquer si elle concerne une transaction mixte, une prestation de service ou une livraison de biens. Des détails comme les marques, les quantités et la nature des produits doivent aussi y figurer.
- Les différents montants : cela inclut les taux horaires HT, le montant total TTC et les prix unitaires HT. S’il y en a, n’oubliez pas d’y indiquer les réductions appliquées comme les rabais ou les remises.
- Le taux de TVA : il faut des informations précises sur les taux de TVA, mais aussi la TVA sur les débits.
- La garantie légale de conformité : il est aussi important de mentionner l’existence de la garantie légale de conformité avec une durée minimale de deux ans. Cela doit être conforme au décret n° 2021-609 délivré le 18 mai 2021.
En respectant scrupuleusement ces deux ensembles de mentions obligatoires, votre facture sera complète, conforme et en adéquation avec la législation française en vigueur.
Les mentions facultatives à ajouter
L’ajout de mentions facultatives n’a pas d’impact sur la validité de la facture simple. Cependant, elle apporte certaines informations supplémentaires comme :
- Le mode de paiement utilisé : vous pouvez donner des détails sur les méthodes de paiement utilisés pour la transaction.
- Le numéro de bon de commande : vous pouvez l’indiquer, ou mentionner la référence de devis au cas où votre entreprise en a émis avant la facture.
- Les acomptes versés : cette information peut être indiquée dans la facture si le client a envoyé des acomptes à votre entreprise. Vous pouvez le mentionner pour clarifier le solde restant dû.
- Le logo de votre entreprise : cela est juste facultatif, mais il renforce l’image de marque de votre entreprise.
- Les conditions générales de vente : la mention des CGV permet de clarifier toutes les modalités d’exécution de la transaction.
En résumé, pour l’établissement d’une facture simple, il est essentiel de suivre les différentes étapes suivantes :
- Renseigner les informations sur l’entreprise
- Donner les coordonnées du client dans le document
- Indiquer la nature de la prestation
- Envoyer la facture au client
