Petite ou grande, chaque entreprise a sûrement déjà été confrontée à ce moment où une facture attendue n’arrive pas à temps pour boucler les comptes. Dans ce cas, on parle de « facture non parvenue ». Mais concrètement, qu’est-ce que ça veut dire ? Pourquoi est-il si important de comptabiliser ces factures et, surtout, comment s’y prendre ?
Qu’est-ce qu’une facture non parvenue ?
Une facture non parvenue (ou FNP) désigne une charge liée à un bien ou un service que vous avez déjà reçu, mais pour lequel le fournisseur n’a pas encore envoyé la facture avant la clôture de votre exercice comptable. En d’autres termes, vous savez que vous devez payer, mais le document officiel, la facture fournisseur, tarde à arriver.
Pour mieux comprendre, prenons un exemple : Imaginons que vous recevez une commande le 15 octobre 2024. Votre fournisseur, un peu en retard, ne vous envoie la facture qu’en novembre, alors que votre exercice comptable se termine le 31 octobre. Cette dépense doit apparaître dans les comptes de l’exercice en cours, même sans la facture. Dans ce cas, il s’agit d’une FNP.
Les factures non parvenues jouent un rôle crucial en comptabilité, car elles représentent des dépenses prévues et inévitables pour l’entreprise. Elles figurent dans le passif du bilan comptable, sous la rubrique « Dettes fournisseurs et comptes rattachés », pour leur montant total, toutes taxes comprises (TTC).
Pourquoi comptabilise-t-on les FNP ?
Comptabiliser les factures non parvenues est une obligation pour garantir une gestion financière juste et cohérente. À la fin de l’exercice, lorsqu’on prépare le bilan comptable, il faut enregistrer chaque charge dans la bonne période. C’est là qu’intervient le principe de séparation des exercices.
Concrètement, si vous avez reçu une prestation avant la fin de l’exercice, cette dépense appartient à l’exercice en cours, même si vous paierez la facture après. Une gestion facturation efficace est essentielle pour éviter que vos comptes soient faussés par des décalages entre les périodes d’activité et celles de facturation.
Ce travail fait partie de l’inventaire comptable, une étape clé pour préparer le bilan annuel. En identifiant et enregistrant vos factures non parvenues, vous respectez les obligations comptables et fiscales, tout en évitant de mauvaises surprises plus tard.
Comment comptabiliser une facture non parvenue ?
Comptabiliser une facture non parvenue peut sembler technique et complexe, mais en suivant les bonnes pratiques, cela devient une opération assez simple. En comptabilité, on utilise une écriture d’extourne pour traiter ce type de situation. Mais qu’est-ce que ça signifie exactement ?
L’écriture d’extourne consiste à enregistrer une écriture inverse de celle réalisée lors de la réception de la prestation ou de la marchandise. Cela permet, au début de l’exercice suivant, d’annuler la première inscription et de l’enregistrer correctement lorsque la facture d’achat arrive. Cette méthode garantit que vous comptabilisez les dépenses dans la bonne période, assurant ainsi une gestion financière précise et conforme aux règles comptables.
Étapes à suivre pour comptabiliser une FNP
- Débiter le compte de charge
Commencez par débiter le compte de charge concerné (par exemple, 601 pour les achats de marchandises) du montant hors taxe de la facture. Ce montant doit correspondre à la valeur de la prestation ou du produit que vous avez reçu.
- Débiter le compte de TVA
Une fois que vous avez fini par débiter le compte de charge, vous devez ensuite débiter le compte de TVA récupérable sur autres biens et services (compte 44586) pour récupérer la TVA sur la facture non parvenue.
- Créditer le compte fournisseur
Pour finaliser la comptabilisation d’une facture non parvenue, vous créditez le compte fournisseur (généralement le compte 4081 pour les FNP) du montant total TTC, c’est-à-dire le montant de la facture incluant la TVA.
Cette procédure garantit que la charge se comptabilise dans l’exercice auquel elle a réellement eu lieu, même si la facture n’est pas encore arrivée.
Selon les différents types de comptabilités, qu’il s’agisse de la comptabilité d’engagement ou de la comptabilité de trésorerie, le traitement des factures non parvenues peut varier. Au début de l’exercice suivant, les logiciels comptables s’occupent automatiquement de « repasser » l’écriture pour ajuster votre comptabilité en conséquence.
Cas particulier pour les immobilisations
Si la facture non parvenue concerne une immobilisation, c’est-à-dire un bien durable destiné à être utilisé sur plusieurs exercices (comme du matériel, des équipements ou des véhicules), l’écriture comptable varie légèrement.
Créditez un compte spécifique au lieu du compte classique des fournisseurs (4081). Utilisez le compte 4084. Le compte 4084 correspond à ‘Fournisseur – Factures Non Parvenues – Immobilisations’. Suivez cette méthode pour une comptabilité précise.
Cette distinction résulte d’une gestion facture fournisseur rigoureuse, car les immobilisations ne se traitent pas de la même manière que les charges courantes. Il est nécessaire de les inscrire dans les comptes d’actifs et de les amortir sur plusieurs années.
Comptabilisez la FNP de cette manière. Vous assurez ainsi que l’immobilisation est correctement prise en compte dans votre bilan. Faites-le même si vous n’avez pas encore reçu la facture. Cela garantit une comptabilité précise. À la réception de la facture, vous effectuez l’écriture d’extourne, puis vous intégrez l’immobilisation au registre des actifs de l’entreprise.
FNP : jusqu’à quand peut-on les comptabiliser ?
Les factures non parvenues (FNP) ont un délai de prescription de 5 ans. Ce délai commence à la date de livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation. Vous pouvez comptabiliser une FNP tant que ce délai n’est pas expiré. Assurez-vous de pouvoir prouver la date à laquelle la marchandise a été livrée ou le service rendu.
Fournissez la preuve de la livraison avec des documents tels qu’un bon de livraison. Fournissez la preuve de l’exécution avec un bon de réception pour les prestations de services. Utilisez ces documents pour prouver la date de livraison. Utilisez ces documents pour prouver la date de prestation. Ces documents servent à justifier que l’engagement de paiement est bien lié à une prestation ou un bien effectivement reçu.
Tant que la facture ne vous est pas parvenue, vous devez continuer à comptabiliser cette FNP dans vos dettes. C’est crucial, car même sans la facture, vous devez intégrer l’obligation de paiement dans vos comptes. Cela impacte directement les principaux états comptables, tels que le bilan et le compte de résultat, en assurant une image fidèle de la situation financière de l’entreprise.
Considérez la FNP comme prescrite si elle dépasse 5 ans et que vous n’avez toujours pas reçu la facture. Ne la comptabilisez plus. Suivez régulièrement les factures en attente. Cela évite d’oublier des écritures à passer avant que le délai de prescription ne soit atteint.
Comment annuler une facture non parvenue ?
L’annulation d’une facture non parvenue (FNP) reste une opération rare, mais elle peut devenir nécessaire dans certaines situations. Par exemple, si le fournisseur ne vous envoie finalement pas la facture ou si celui-ci l’annule.
Pour procéder à l’annulation de la facture, commencez tout d’abord par identifier la facture concernée dans le compte 4081. Une fois la facture localisée, vous devez réaliser une extourne de l’écriture initiale.
Débitez le compte 4081. Ensuite, créditez le compte de charges. Utilisez le compte de charges utilisé lors de l’enregistrement initial. Cela permettra de bien comptabiliser la FNP. Si la TVA s’applique à la facture, créditez également le compte 44586 (TVA déductible sur autres biens et services).
