Petite ou grande, chaque entreprise a sûrement déjà été confrontée à ce moment où une facture attendue n’arrive pas à temps pour boucler les comptes. Dans ce cas, on parle de « facture non parvenue ». Mais concrètement, qu’est-ce que ça veut dire ? Pourquoi est-il si important de comptabiliser ces factures et, surtout, comment s’y prendre ?
Qu’est-ce qu’une facture non parvenue ?
Une facture non parvenue (ou FNP) désigne une charge liée à un bien ou un service que vous avez déjà reçu, mais pour lequel le fournisseur n’a pas encore envoyé la facture avant la clôture de votre exercice comptable. En d’autres termes, vous savez que vous devez payer, mais le document officiel, la facture fournisseur, tarde à arriver.
Pour mieux comprendre, prenons un exemple : Imaginons que vous recevez une commande le 15 octobre 2024. Votre fournisseur, un peu en retard, ne vous envoie la facture qu’en novembre, alors que votre exercice comptable se termine le 31 octobre. Cette dépense doit apparaître dans les comptes de l’exercice en cours, même sans la facture. Dans ce cas, il s’agit d’une FNP.
Les factures non parvenues jouent un rôle crucial en comptabilité, car elles représentent des dépenses prévues et inévitables pour l’entreprise. Elles figurent dans le passif du bilan comptable, sous la rubrique « Dettes fournisseurs et comptes rattachés », pour leur montant total, toutes taxes comprises (TTC).
Pourquoi comptabilise-t-on les FNP ?
Comptabiliser les factures non parvenues est une obligation pour garantir une gestion financière juste et cohérente. En fin d’exercice, lorsqu’on prépare le bilan comptable, chaque charge doit être enregistrée dans la bonne période. C’est là qu’intervient le principe de séparation des exercices.
Concrètement, si vous avez reçu une prestation avant la fin de l’exercice, cette dépense appartient à l’exercice en cours, même si vous paierez la facture après. Une gestion facturation efficace est essentielle pour éviter que vos comptes soient faussés par des décalages entre les périodes d’activité et celles de facturation.
Ce travail fait partie de l’inventaire comptable, une étape clé pour préparer le bilan annuel. En identifiant et enregistrant vos factures non parvenues, vous respectez les obligations comptables et fiscales, tout en évitant de mauvaises surprises plus tard.
Comment comptabiliser une facture non parvenue ?
Comptabiliser une facture non parvenue peut sembler technique et complexe, mais en suivant les bonnes pratiques, cela devient une opération assez simple. En comptabilité, on utilise une écriture d’extourne pour traiter ce type de situation. Mais qu’est-ce que ça signifie exactement ?
L’écriture d’extourne consiste à passer une écriture inverse de celle qui avait été réalisée au moment de la réception de la prestation ou de la marchandise. Cela permet, au début de l’exercice suivant, d’annuler la première inscription et de l’enregistrer correctement lorsque la facture d’achat arrive. Cette méthode garantit que les dépenses sont comptabilisées dans la bonne période, assurant ainsi une gestion financière précise et conforme aux règles comptables.
Étapes à suivre pour comptabiliser une FNP
- Débiter le compte de charge
Commencez par débiter le compte de charge concerné (par exemple, 601 pour les achats de marchandises) du montant hors taxe de la facture. Ce montant doit correspondre à la valeur de la prestation ou du produit que vous avez reçu.
- Débiter le compte de TVA
Une fois que vous avez fini par débiter le compte de charge, vous devez ensuite débiter le compte de TVA récupérable sur autres biens et services (compte 44586) pour récupérer la TVA sur la facture non parvenue.
- Créditer le compte fournisseur
Pour finaliser la comptabilisation d’une facture non parvenue, vous créditez le compte fournisseur (généralement le compte 4081 pour les FNP) du montant total TTC, c’est-à-dire le montant de la facture incluant la TVA.
Cette procédure permet de garantir que la charge soit comptabilisée dans l’exercice auquel elle a réellement eu lieu, même si la facture n’est pas encore arrivée. Et au début de l’exercice suivant, les logiciels comptables s’occupent automatiquement de « repasser » l’écriture pour ajuster votre comptabilité.
Cas particulier pour les immobilisations
Si la facture non parvenue concerne une immobilisation, c’est-à-dire un bien durable destiné à être utilisé sur plusieurs exercices (comme du matériel, des équipements ou des véhicules), l’écriture comptable varie légèrement.
Dans ce cas, au lieu de créditer le compte classique des fournisseurs (4081), vous devrez créditer un compte spécifique : le compte 4084 (Fournisseur – Factures Non Parvenues – Immobilisations).
Cette distinction s’inscrit dans une gestion facture fournisseur rigoureuse, car les immobilisations ne sont pas traitées de la même manière que les charges courantes. Elles doivent être inscrites dans les comptes d’actifs et amorties sur plusieurs années.
En comptabilisant la FNP ainsi, vous vous assurez que l’immobilisation est correctement prise en compte dans votre bilan, même si la facture n’est pas encore reçue. À la réception de celle-ci, l’écriture d’extourne est réalisée, et l’immobilisation est ensuite intégrée au registre des actifs de l’entreprise.
FNP : jusqu’à quand peut-on les comptabiliser ?
Les factures non parvenues (FNP) ont un délai de prescription de 5 ans à compter de la date de livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation. Cela signifie que vous pouvez comptabiliser une FNP tant que ce délai n’est pas expiré, à condition de pouvoir prouver la date à laquelle la marchandise a été livrée ou le service rendu.
La preuve de la livraison ou de l’exécution peut être fournie par des documents tels qu’un bon de livraison ou un bon de réception pour les prestations de services. Ces documents servent à justifier que l’engagement de paiement est bien lié à une prestation ou un bien effectivement reçu.
Tant que la facture ne vous est pas parvenue, vous devez continuer à comptabiliser cette FNP dans vos dettes. C’est crucial, car même sans la facture, l’obligation de paiement existe et doit être intégrée dans vos comptes.
Si la FNP dépasse les 5 ans et que la facture n’a toujours pas été reçue, elle sera alors considérée comme prescrite et ne devra plus être comptabilisée. Néanmoins, il est essentiel de suivre régulièrement les factures en attente pour éviter d’oublier des écritures à passer avant que le délai de prescription ne soit atteint.
Comment annuler une facture non parvenue ?
L’annulation d’une facture non parvenue (FNP) est une opération assez rare, mais elle peut s’avérer nécessaire dans certaines situations, par exemple si la facture ne vous est finalement pas envoyée ou si elle est annulée par le fournisseur.
Pour procéder à l’annulation de la facture, commencez tout d’abord par identifier la facture concernée dans le compte 4081. Une fois la facture localisée, vous devez réaliser une extourne de l’écriture initiale.
Pour ce faire, débiter le compte 4081 et créditez le compte de charges qui avait été utilisé lors de l’enregistrement initial de la FNP. Si la facture était soumise à la TVA, n’oubliez pas de créditer également le compte 44586 (TVA déductible sur autres biens et services).
