Dans la relation entre le fournisseur et le client, la gestion de la facture fournisseur est très importante. Le cycle fournisseur est un élément essentiel dans le développement d’une entreprise et cette dernière doit être capable d’utiliser tous les outils mis à sa disposition pour bien assurer la gestion des factures fournisseurs. Comment faire pour passer moins de temps dans le traitement des factures fournisseurs tout en garantissant leur qualité.
La solution digitale
Dans la comptabilité, il y a ce qu’on appelle le cycle fournisseur ou cycle achat fournisseur. Celui-ci représente les diverses étapes nécessaires allant de l’approvisionnement au paiement. Les autres termes qui désignent ce processus sont le Purchase-to-Pay ou P2P, ainsi que le Procure-to-Pay.
Lors d’un cycle fournisseur, on passe par plusieurs étapes clés :
- Définir le besoin
- Trouver les fournisseurs
- Lancer un appel d’offres
- Analyser l’offre
- Passer à la négociation
- Établir un contrat
- Créer une version digitale du cycle fournisseur
La gestion des factures fournisseurs sont les éléments les plus importants d’un cycle fournisseur. En effet, les factures permettent de matérialiser les opérations comme les demandes d’achats tout en servant de justificatif pour les opérations commerciales et juridiques. En outre, les factures fournisseurs témoignent aussi de la relation entre l’entreprise ou les clients avec les fournisseurs tout en étant une pièce comptable importante.
Dans la gestion des factures fournisseurs et des outils, plusieurs parties prenantes entrent en jeu. Il s’agit d’un processus assez complexe qui nécessite l’intervention de différents acteurs.
La meilleure manière de gérer la relation fournisseur est de rendre automatique le système de traitement des factures. En effet, il s’agit sans aucun doute de l’un des facteurs les plus importants pour l’optimisation du poste fournisseur.
D’abord, l’automatisation dans la gestion de la facture fournisseur permet de rendre plus rationnel la communication entre les différentes parties concernées dans le processus de facturation. Ensuite, elle évite les goulots d’étranglement et enfin, elle rend les opérations plus précises pour les prévisions et le suivi budgétaire.
En ligne, vous pouvez trouver des logiciels de facturation et comptabilité qui vous permettent d’automatiser la gestion des factures fournisseurs. Parmi les fonctionnalités présentes dans ces outils, on peut trouver par exemple les suivantes :
- Récupérer les factures et centraliser au même endroit.
- Saisir les données et les contrôler.
- Effectuer le rapprochement bancaire.
- Rapprocher les factures avec les bons de commande et de livraison.
- Réaliser l’imputation comptable.
- Ventiler les taux de TVA.
- Déclencher les paiements et les planifier.
- Exporter vers la production comptable grâce à l’intégration avec les éditeurs comptables du marché.
Grâce à l’automatisation de votre flux de travail dans le système comptable de votre entreprise, vous allez garantir l’efficacité et la précision de chaque étape de la gestion des factures.
La gestion fluide des commandes
Pour optimiser le poste fournisseur, il faut améliorer le contrôle des livraisons et améliorer le suivi des flux de trésoreries. Si l’activité de votre entreprise est dans le domaine de restauration, du BTP ou de l’hôtellerie, vous devez gérer de nombreux fournisseurs au quotidien. Pour bien gérer les factures, vous devez être capable de réaliser régulièrement les tâches suivantes :
- Rapprocher les virements clients reçus et les factures clients
- Rapprocher les paiements fournisseurs et les factures fournisseurs
Certains logiciels conçus pour automatiser la gestion des factures fournisseurs proposent des fonctionnalités qui permettent de correspondre les factures avec les commandes. À partir de la plateforme, ces fonctionnalités pratiques associent les factures à leurs bons de commandes ou de livraison.
En outre, cette fonctionnalité est aussi très utile dans la mesure où elle retrouve facilement tous les documents associés à une commande fournisseur. L’outil reconnaît automatiquement les documents par leur numéro de commande.
Le traitement de plusieurs factures en même temps
Plus votre entreprise évolue et plus le volume de factures va augmenter. Si vous avez l’habitude d’utiliser un système pour moins de 10 employés, cela pourrait devenir insuffisant si le nombre de factures à traiter peut aller à des centaines par mois.
La gestion de facture fournisseur a donc besoin d’une solution beaucoup plus puissante. Pour la création rapide et facile des factures et leur stockage, vous devez vous servir d’un outil de qualité.
Les petites structures avec un minimum d’opérations comptables et financières peuvent se contenter de simples outils comme Excel pour la gestion de facture fournisseur. Dans ce cas, les tableaux, les formules et les filtres sont suffisants pour gérer les factures.
Par contre, dans les moyennes et grandes entreprises, le traitement des factures fournisseur est plus complexe, puisqu’il fait gérer des dizaines ou plus d’une centaine de documents à la fois. Dans ce cas, Excel ne suffira plus pour traiter toutes les opérations de gestion des factures fournisseurs. Il est nécessaire d’utiliser un système qui peut s’occuper d’un gros volume de factures.
L’automatisation est le meilleur allié des équipes comptables et financières dans cette situation. En effet, grâce aux solutions automatisées, le traitement des factures fournisseurs est beaucoup plus simple. Voici quelques-unes des opérations accessibles avec l’automatisation :
- Centraliser les factures
- Effectuer un seul paiement pour plusieurs factures
- Établir des règles d’automatisation pour le réglage des paiements récurrents
- Établir des circuits d’approbation pour les factures et les paiements
L’implication des parties prenantes dans le processus
Chaque département dispose d’un système propre à lui pour la gestion des flux de travail comme celle des factures, des achats, des commandes, ventes… Parfois, le désavantage avec ces systèmes est leur déconnexion, ce qui ne simplifie pas le partage d’informations.
Cela peut compliquer la coordination des tâches entre divers départements. Et puisque chaque département effectue séparément la mise à jour de ses dossiers, les délais de paiement de factures vont augmenter.
Pour garantir la qualité du système de gestion des factures, il faut que les données soient facilement transférées d’un système à un autre, que ce soit les systèmes ERP des fournisseurs ou les systèmes comptables.
Votre entreprise doit être capable de créer une solution connectée pour la gestion de facture fournisseur afin que chaque service puisse accéder aux informations au même endroit.