Sur chaque exercice fiscal, les entreprises doivent tenir et conserver des documents comptables regroupant toutes les informations financières sur la période. L’entreprise regroupe, classe et catégorise ces informations dans différents documents afin, d’une part, de fournir à ses associés une image transparente de son activité et de sa santé financière pour les aider dans leur prise de décision, et d’autre part, de permettre à l’administration fiscale de les utiliser comme source de contrôle. Retrouvez toutes les informations pour tenir sa comptabilité correctement.
Le rôle des documents comptables
Par définition
D’une part, les documents comptables permettent d’évaluer la santé financière de l’entreprise, car ils retracent l’ensemble des flux financiers et doivent refléter fidèlement la réalité. D’autre part, pour être lisibles et exploitables lors d’un contrôle fiscal, ces documents doivent impérativement respecter un format conforme à la législation en vigueur. Les entreprises doivent ainsi conserver ces documents pendant au moins dix ans, conformément aux exigences du Code de commerce (article L123-22).
L’approbation des comptes
Les documents principaux (bilan comptable, compte de résultat, annexe comptable) servent à la fin de chaque exercice comptable, à l’approbation des comptes annuels des entreprises, sous la responsabilité du chef d’entreprise.
Chaque année à la même date inscrite dans les statuts, l’entreprise doit clôturer son exercice social et a 6 mois pour faire approuver ses comptes. Un expert-comptable rédige généralement les comptes annuels, qui rassemblent l’ensemble des transactions réalisées au cours de l’exercice. Ensuite, le gérant établit un rapport de gestion afin de rendre compte de la situation de l’entreprise aux associés. Ce rapport est obligatoire, sauf lorsque l’entreprise est une EURL ou une SASU dirigée par une personne physique et ne dépasse pas deux des trois seuils suivants : 10 salariés permanents, 2 millions d’euros de chiffre d’affaires et 1 million d’euros de total de bilan.
Une assemblée générale annuelle est organisée dans les 6 mois pour approuver ou non les comptes. C’est l’occasion de mettre à disposition des associés les documents comptables, qui doivent à la majorité valider, modifier ou rejeter les comptes. La décision concernant les bénéfices est prise par les associés à cette réunion. Les décisions sont notées dans un procès-verbal d’assemblée générale qui est envoyé au greffe pour clore la procédure d’approbation des comptes.
Le classement des documents comptables
Il n’y a aucune règle concernant la façon ou le système de classement des documents comptables. Il s’agit plutôt dune bonne pratique pour retrouver facilement une donnée dans un document, pour être présentée à l’administration fiscale ou à l’Urssaf. La dématérialisation via des logiciels de comptabilité ou systèmes de gestion en ligne sont actuellement une des meilleures méthodes pour classer ses documents comptables.
Les documents comptables les plus importants
Il existe une multitude de documents comptables, voici les plus importants.
Les comptes annuels
Les comptes annuels qui permettent l’approbation des comptes annuels se composent de 3 documents :
- le bilan comptable, qui regroupe les actifs (ce que l’entreprise possède, comme les créances et les immeubles) et passifs (ce que l’entreprise doit comme ses dettes, le capital social) de l’entreprise à la fin de l’exercice, permettant de montrer la santé financière de l’entreprise;
- le compte de résultat, qui inventorie les produits (la vente de marchandises et services, etc.) et les charges (l’achat de matériel, le loyer, etc.) pour établir un résultat qui est égal à la différence entre la somme des produits et la somme des charges sur la période de l’exercice, aussi établi sur différentes périodes de l’année sous le nom de solde intermédiaire de gestion;
- l’annexe comptable, qui sert à documenter et expliquer le bilan comptable et le compte de résultat.
Les entreprises qui appartiennent au régime réel simplifié d’imposition peuvent choisir une présentation simplifiée de ces 3 documents.
Les livres comptables
Les livres comptables se composent de deux documents :
- L’entreprise enregistre chronologiquement tous les flux de son activité dans un livre journal. Elle peut les répartir par type de journal (achats, ventes, etc.) avant de les rassembler dans ce document comptable,
- le grand livre présente les mêmes informations que le livre journal, mais avec une catégorisation par compte.
Les pièces justificatives
Les entreprises doivent appuyer les informations inscrites dans leurs comptes à l’aide de pièces justificatives. Par exemple, elles doivent justifier chaque achat par une facture. Elles conservent les documents comptables pendant 10 ans. Les factures papier par contre sont à conserver 6 ans, tandis que les factures électroniques, pendant 3 ans. En cas de non-respect de la conservation, elles risquent une sanction pouvant atteindre 50 % du montant de la facture.
Le fichier des écritures comptables
Pour les entreprises qui utilisent un système de gestion comptable, l’administration fiscale demande de pouvoir présenter pour chaque exercice un fichier dématérialisé, notamment pour le contrôle fiscal. Toutes les entreprises des catégories BIC, BNC et BA sont concernées excepté les microentreprises.
Documents comptables : les obligations particulières
Suivant le chiffre d’affaires (CA) et le nombre de salariés, notamment si plus de 18 millions d’euros de CA et plus de 300 personnes, ces entreprises doivent fournir un plan de financement prévisionnel. Il permet de certifier l’équilibre financier de l’entreprise et de lister les ressources nécessaires pour y parvenir.
Le document d’inventaire
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus une obligation. Il permet de lister les éléments passifs et actifs de l’entreprise en précisant la valeur et la date de chaque élément, il doit être conservé pendant 10 ans.
Les experts-comptables vous aident
Tout d’abord, un logiciel de facturation peut générer ces documents automatiquement. Ensuite, en le couplant à un système de gestion comptable, vous simplifiez encore davantage leur création. Ainsi, vous gagnez du temps et réduisez les risques d’erreur.
En effet, tenir ces documents à jour constitue une tâche complexe, que vous pouvez alors déléguer à un expert-comptable. Pour cela, vous devrez lui fournir l’ensemble des documents relatifs aux achats et aux ventes, tels que :
- factures d’achat;
- factures de vente;
- relevés bancaires;
- talons de chèque;
- tickets de carte bleue.
L’expert-comptable ayant l’habitude de traiter avec l’administration fiscale, il connait tous les tenants et aboutissants pour préparer vos documents comptables. Tout d’abord, il saisit les écritures comptables, comme les factures, la TVA, les paies et les charges sociales.
Ensuite, il réalise la révision comptable en justifiant les comptes de bilan et de gestion tout en analysant les variations. Enfin, il établit les états financiers en rassemblant tous les documents précédemment mentionnés.
Il est finalement garant de la bonne tenue de vos comptes. De plus, vous évitez de gérer les démarches administratives, ce qui vous fait gagner du temps. Par ailleurs, vous bénéficiez de conseils pour optimiser votre entreprise sur le plan fiscal, juridique et social.
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