Les factures non payées par les clients ont de sérieux impacts sur la trésorerie d’une entreprise. Dans le but de minimiser au maximum les retards de paiement, un entrepreneur doit faire preuve d’organisation, mais a aussi parfois recours à une mise en demeure. Cependant, la relance d’une facture impayée n’est pas aussi simple qu’on ne le pense et demande du tact. Pour cela, une méthodologie précisée doit être respectée. On vous dévoile ici les meilleurs conseils pour la formule de politesse de règlement facture.
Formule de politesse à adopter pour le règlement de facture
L’envoi des factures par mail est très pratique et beaucoup d’entreprises préfèrent cette méthode puisqu’elle fait économiser du temps et de l’énergie. Si vous aussi, vous souhaitez envoyer vos factures par mail, mais que vous ne savez pas comment vous y prendre, sachez qu’il existe des techniques simples.
La première chose que vous devez garder en tête est la courtoisie afin de garder une bonne relation commerciale avec vos clients, d’où le bon choix de la formule de politesse pour le règlement facture.
Selon l’étiquette commerciale, il faut rédiger une lettre de présentation lors de l’envoi de documents à des partenaires. Ainsi, quand vous envoyez une facture par courrier électronique, il est conseillé d’inclure dans le corps de l’e-mail un texte court qui parle du service fourni et demande le paiement.
Dans la ligne d’objet, vous devez bien indiquer le contenu du mail en plus de certains détails importants comme le numéro de la facture, le nom de votre entreprise et la date d’émission du courrier. N’oubliez pas également de mentionner le délai de prescription de la facture impayée, afin de rappeler les obligations légales liées au paiement.
Faites en sorte que le texte soit le plus simple et le plus concis possible tout en restant poli et amical. Dans le corps du mail, n’oubliez pas d’inclure ainsi vos coordonnés, le nom de votre entreprise et le logo de ce dernier.
Un exemple pour servir de guide
Découvrez ici un exemple de courrier avec la formule de politesse pour règlement facture afin de vous inspirer.
Madame/Monsieur,
Trouverez dans le fichier ci-joint la facture (numéro de la facture) du (inclure la date de la facture) avec le montant de (évoquer le montant) pour (évoquer l’objet de la facture).
Vous pouvez régler le paiement par chèque, en espèces ou par virement bancaire. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes à votre disposition pour livrer toutes les informations dont vous avez besoin.
Cordialement
Vous pouvez vous servir de cet exemple comme référence pour rédiger la bonne formule de politesse de règlement de facture. Cependant, pour créer un sentiment d’intimité et de confiance avec le client, vous pouvez aussi ajouter un message personnalisé. De nos jours, il existe différents programmes qui donnent le choix sur plusieurs formules de politesse automatiques pour le règlement d’une facture.
Vu qu’il n’est pas possible de modifier la facture elle-même, il vaut mieux choisir le format PDF pour l’envoyer. Vous pouvez vous servir d’outils comme Excel ou Word pour créer la facture électronique, mais pour un envoi en toute sécurité, il vaut mieux le convertir en fichier PDF.
Il n’y a rien à craindre en ce qui concerne la valeur juridique des factures envoyées par mail. En effet, tant que les conditions sont respectées, une facture électronique est tout à fait légale, même s’il ne dispose pas d’une signature électronique.
Le plus important pour garantir la sécurité de l’envoi d’une facture est le respect des obligations légales des factures, notamment en ce qui concerne les informations obligatoires et les conditions d’archivage.
Comment bien rédiger un courrier de facturation ?
Lorsque vous envoyez une facture par courrier électronique, vous devez suivre quelques étapes pour vous assurer que votre client sait exactement ce qu’il paie et comment vous payer.
La personnalisation
Le courriel de facturation devrait être adressé au nom du client. Cela évite la confusion du courriel avec d’autres messages automatisés que le client pourrait ne pas prendre le temps de lire. Il existe certains moyens de personnaliser un mail de facturation :
- Donner le nom et une description du projet
- Proposer un lien menant vers un dossier qui donnent des détails précis sur l’historique des paiements ou les factures déjà payées auparavant
- Inclure une note personnelle pour remercier le client de sa fidélité et sa confiance
Une ligne d’objet clair
Veillez à ce que l’objet soit le plus clair et le plus concis possible. Dans l’objet de votre courrier, vous devez informer le client de la facture qu’il doit payer. Quelques exemples d’objets pour vous servir de référence :
- Exemple : Facture (Numéro de la facture) : (Le nom de l’envoyeur) – (Le nom du projet)
- Exemple 2 : (Le nom de l’envoyeur) : Facture pour le (date)
- Exemple 3 : Le montant demandé pour le paiement : (Le nom de l’envoyeur) – (Le nom du projet)
- Exemple 4 : Facture : (Le nom de l’envoyeur) – (Date)
Indiquer la date limite pour le paiement et le montant dû
Dans le courriel, indiquez le montant que le client doit vous payer, la date limite pour le paiement, ainsi que les délais de paiement moyens de la facture. De cette façon, il n’y aura aucune confusion, et le règlement de la facture sera effectué en temps voulu. Ces informations peuvent être indiquées en pièce jointe ou dans le corps du texte du courrier.
Adopter un langage clair et simple
Pour que le courriel soit facile à comprendre, employez un langage simple. N’utilisez surtout pas de jargons du secteur et si vous devez mettre des abréviations, n’oubliez pas de mettre entre parenthèses la signification.
Lisez bien le mail avant de l’envoyer à votre client pour éviter les fautes de grammaire ou d’orthographe qui donnent une image non professionnelle.
Proposer plusieurs moyens d’accès
Mettez la facture en pièce jointe pour que le client puisse la télécharger et la conserver. Vous pouvez aussi inclure un lien qui mène vers la facture en ligne au cas où le client souhaite y accéder ultérieurement. La pièce jointe et le lien permettent au destinataire de visualiser la facture et l’enregistrer.
Simplifier le paiement
En envoyant le courriel, votre but ultime est d’obtenir le paiement. Pour cela, facilitez la tâche à votre client en n’oubliant pas d’indiquer toutes les informations concernant le paiement, comme les modalités d’acceptation, l’échéance et les pénalités de retard sur la facture. Ces pénalités rappellent au client l’importance de respecter les délais convenus. Beaucoup d’entreprises ajoutent aussi des liens qui mènent directement le client vers un site de paiement en ligne.
